Как занести штатное расписание в 1С

Штатное расписание в 1С — это не просто печатная форма Т-3, а полноценный регистр позиций, от которого зависят приёмы на работу, переводы, увольнения и расчёт зарплаты. Если позиции внесены неправильно, ошибки потянутся дальше: в приказы о приёме, в отчётность и в расчёт окладов. Поэтому вести штатку нужно с первого дня работы в программе и с пониманием, как она устроена.

В основном материал ориентирован на 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — именно там штатное расписание реализовано наиболее полно. Принципы схожи и в других решениях (1С:КАМИН, 1С:Комплексная автоматизация), но названия разделов и документов могут отличаться. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть полные права или права кадровика-расчётчика, а база обновлена до актуального релиза.

Проверяем, включено ли ведение штатного расписания

По умолчанию в новой базе ЗУП ведение штатного расписания может быть отключено — тогда справочника позиций и документов утверждения вы просто не найдёте. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Кадровый учёт» (в некоторых версиях путь: «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки») и установите флажок «Ведется штатное расписание».

Рядом находятся важные дополнительные опции: ведение истории изменений штатного расписания, контроль соответствия кадровых документов штатке и запрет превышения штатной расстановки. Историю рекомендуется включать сразу — без неё вы не сможете отследить, когда и как менялась позиция, а изменения будут вноситься «в лоб» без даты.

Создаём позиции штатного расписания

После включения опции откройте «Главное» → «Штатное расписание» или «Кадры» → «Штатное расписание». Позиция создаётся кнопкой «Создать». В карточке укажите подразделение, должность (из справочника «Должности»), количество ставок, график работы и условия оплаты: оклад или тарифную ставку, надбавки, районные коэффициенты.

Поле «Количество ставок» принимает дробные значения — для полставки введите 0,5. Если позиция временно не нужна, но удалять её нельзя (на ней есть сотрудники в истории), используйте документ закрытия позиции, а не ручное удаление. Удаление позиции, на которую оформлялись приёмы, нарушит целостность данных.

Утверждаем штатное расписание документом

Когда история изменений включена, позиции вступают в силу через документ «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → ссылка на документы утверждения). В документе укажите дату утверждения и подберите или создайте нужные позиции. Именно с этой даты программа будет считать позиции действующими.

После проведения документа проверьте отчёт «Штатное расписание» (Т-3): он должен показать все утверждённые позиции с окладами и фондом оплаты труда. Если печатная форма пуста — чаще всего документ утверждения проведён будущей датой или позиции созданы, но не включены в документ.

1. 1
   Включите ведение штатного расписания и историю изменений в настройках кадрового учёта
2. 2
   Заполните справочники подразделений и должностей
3. 3
   Создайте позиции штатного расписания с окладами и количеством ставок
4. 4
   Проведите документ «Утверждение штатного расписания» с нужной датой
5. 5
   Сформируйте отчёт Т-3 и сверьте с бумажным штатным расписанием

Вносим изменения: оклады, новые и закрываемые позиции

Любые изменения после утверждения оформляются документом «Изменение штатного расписания». В нём можно изменить оклад по позиции, добавить новую позицию или закрыть ненужную с указанием даты. Изменять карточку позиции вручную при включённой истории не нужно — документ сам запишет новые значения в регистр.

Если меняется оклад у действующих сотрудников, программа предложит автоматически создать документ «Изменение плановых начислений» для приведения начислений персонала в соответствие с новой штаткой. Не пропускайте этот шаг: иначе в штатке будет один оклад, а в расчёте сотрудника — старый.

Проверяем результат и сверяем с кадровыми данными

Контроль ведётся через отчёты раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты»: «Штатное расписание (Т-3)», «Штатная расстановка», «Остатки штатных единиц». Последний показывает вакантные ставки — разницу между количеством ставок в штатке и фактически занятыми. Это главный инструмент проверки корректности ввода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт Т-3 за текущий месяц

Норма

Все позиции с окладами, итоговый ФОТ сходится с бумажным документом

Тревожный признак

Пустые строки, нулевые оклады, отсутствуют новые позиции

Отчёт «Остатки штатных единиц»

Норма

Занятые ставки равны числу реально оформленных сотрудников

Тревожный признак

Отрицательные остатки или «лишние» сотрудники без позиции

Проведение приёма на работу

Норма

Документ проводится, позиция подбирается из штатки

Тревожный признак

Ошибка «позиция не найдена» или превышение числа ставок

Типичные ошибки и ограничения

Отдельное ограничение: штатное расписание в ЗУП ведётся в разрезе организаций, но не в разрезе обособленных подразделений с точностью до территории — для этого используются подразделения и территории как аналитика. Если у вас сложная структура холдинга, планируйте дерево подразделений до заведения позиций.

Перед массовым заведением штатки удобно выгрузить бумажное расписание в таблицу и сверить итоговый ФОТ. Если в базе уже есть сотрудники, используйте обработку первоначального заполнения или вводите штатку той же датой, что и самые ранние приёмы — иначе отчёты за прошлые периоды будут пустыми.

Частые вопросы

Можно ли вести кадровый учёт в ЗУП без штатного расписания?

Да, опция отключается в настройках кадрового учёта. Тогда приёмы и переводы оформляются без привязки к позициям, но вы потеряете контроль вакансий, отчёт Т-3 и автоматическое сравнение с штатной расстановкой. Для организаций с утверждённой штаткой вести её в программе рекомендуется.

Как изменить оклад по позиции задним числом?

Создайте документ «Изменение штатного расписания» нужной датой. Учтите: если за этот период уже рассчитана зарплата, потребуется пересчитать начисления сотрудников, а проведение документа задним числом в закрытом периоде может быть заблокировано датой запрета изменения данных.

Почему при приёме на работу не выбирается позиция?

Чаще всего позиция создана, но не утверждена документом на дату приёма, либо дата приёма раньше даты утверждения. Проверьте документ «Утверждение штатного расписания» и дату начала действия позиции в её карточке.

Как оформить совместительство по штатному расписанию?

Отдельная позиция для совместительства не обязательна: сотрудник принимается на ту же позицию с видом занятости «совместительство» и долей ставки. Программа учтёт занятость в отчёте «Остатки штатных единиц» корректно.

Чем штатное расписание в 1С:КАМИН отличается от ЗУП?

Принцип тот же: справочник позиций плюс приказы об утверждении и изменении. Отличаются названия документов и состав аналитики. Если переходите с КАМИН на ЗУП, позиции переносятся штатными средствами переноса данных, но историю изменений обычно приходится доводить вручную.