Другое · 11 мин
Трудовая функция в 1С ЗУП: как заполнить правильно
Как заполнить трудовую функцию в 1С ЗУП: справочник должностей, штатное расписание, связь с профстандартами и ОКЗ, типичные ошибки и проверка данных.
Трудовая функция в 1С:ЗУП — это реквизит, который описывает, какую работу выполняет сотрудник по занимаемой должности. Она используется при формировании штатного расписания, кадровых приказов, отчётов по профстандартам и статистической отчётности. От корректности заполнения зависит, насколько достоверными будут сведения о персонале и насколько легко пройдёт проверка трудовой инспекции.
Трудовая функция не равна названию должности. Должность — это «инженер», а трудовая функция — «проектирование и сопровождение инженерных систем зданий». В программе хранятся и краткое наименование, и полное описание с перечнем трудовых действий, необходимых знаний и умений.
Ниже разобрано, где в 1С ЗУП хранится трудовая функция, как её завести в справочниках, связать со штатным расписанием и профессиональными стандартами, а также какие ошибки чаще всего встречаются на практике.
Что такое трудовая функция и где она хранится в 1С ЗУП
Под трудовой функцией понимается работа по должности в соответствии со штатным расписанием, определённая трудовым договором. Это формулировка из статьи 57 ТК РФ, и именно её программа предлагает фиксировать в карточках справочников.
В 1С ЗУП трудовая функция встречается в нескольких местах:
- в справочнике «Должности» — поле для описания функции по должности;
- в позициях штатного расписания — если ведётся штатное расписание с указанием трудовой функции;
- в справочнике профессиональных стандартов — при подборе функций из профстандарта;
- в кадровых документах (приём, перевод) — как наследуемое значение из позиции.
Важно понимать иерархию: сначала описание заводится в справочнике должностей или в штатной позиции, а уже из них оно подтягивается в документы приёма и перевода. Если заполнить функцию только в документе, при следующем кадровом событии она не наследуется автоматически.
Как заполнить трудовую функцию в справочнике должностей
Основная точка входа — справочник должностей. Откройте раздел «Настройка» или «Кадры» (в зависимости от версии и настроек интерфейса) и найдите пункт «Должности». В типовой конфигурации путь обычно выглядит так: «Настройка» → «Реквизиты и справочники» → «Должности».
В карточке должности помимо наименования есть поля, связанные с трудовой функцией:
- краткое наименование трудовой функции — короткая формулировка для документов;
- полное описание — развёрнутый текст с трудовыми действиями, знаниями и умениями;
- ОКЗ — код по Общероссийскому классификатору занятий, если он ведётся в организации;
- категория персонала — для статистической отчётности;
- условия труда и класс условий — если должность связана с результатами спецоценки.
- 1Откройте «Настройка» → «Реквизиты и справочники» → «Должности»
- 2Создайте новую должность или откройте существующую
- 3Заполните наименование должности точно как в штатном расписании
- 4В поле трудовой функции введите краткую формулировку, а в описание — полный перечень действий
- 5Укажите код ОКЗ и категорию персонала при необходимости
- 6Запишите карточку и проверьте, что она доступна в кадровых документах
Формулировки берите из профессиональных стандартов, ЕТКС или должностных инструкций организации. Если профстандарт по должности обязателен, наименование должности и функция должны соответствовать его формулировкам — это требование статьи 57 ТК РФ.
Как указать трудовую функцию в штатном расписании
Если в программе ведётся штатное расписание, трудовую функцию логично заполнять на уровне позиции, а не только должности. Позиция — это сочетание должности и подразделения, и функция у одной должности в разных подразделениях может отличаться.
Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание», выберите позицию и перейдите к её редактированию. В карточке позиции доступны поля описания трудовой функции. Если описание уже заполнено в справочнике должностей, оно может подтянуться автоматически — проверьте и при необходимости уточните под конкретную позицию.
Изменения в штатном расписании оформляются документом «Изменение штатного расписания» (или «Утверждение штатного расписания» для новой редакции). Не редактируйте позиции напрямую в обход документов, если в настройках включён исторический учёт изменений — иначе нарушится история и отчёты за прошлые периоды станут недостоверными.
Связь с профессиональными стандартами и ОКЗ
В 1С ЗУП есть справочник профессиональных стандартов, который можно загрузить из поставки конфигурации или специального сервиса обновлений. Профстандарт содержит обобщённые трудовые функции, трудовые действия, необходимые знания и умения — это готовая основа для заполнения.
Чтобы связать должность с профстандартом, откройте карточку должности и найдите поле выбора профессионального стандарта (в некоторых версиях — на закладке «Образование, профстандарты» или аналогичной). После выбора стандарта можно подобрать из него конкретную трудовую функцию — программа подставит её наименование и описание.
Код ОКЗ нужен прежде всего для статистической отчётности и отдельных форм. Заполняйте его по актуальной версии классификатора ОК 010-2014. Если классификатор в программе устарел, обновите конфигурацию или загрузите классификатор вручную.
Сравнение вариантов
Подходит, если функция одинакова для всех позиций с этой должностью. Ограничение: не учитывает особенности подразделений.
Подходит, когда одна должность в разных подразделениях предполагает разную работу. Требует ведения штатного расписания.
Подходит для должностей с обязательными профстандартами. Ограничение: требует загруженного актуального справочника стандартов.
Проверка: где трудовая функция должна отразиться
После заполнения проверьте, что данные корректно используются. Откройте документ «Приём на работу» по сотруднику на эту позицию: трудовая функция должна подтянуться из позиции или должности. Если поле пустое — вернитесь к карточке позиции и проверьте заполнение.
Проверьте также печатные формы: трудовой договор, приказ о приёме, штатное расписание с расшифровкой. Если в печатной форме функция не выводится, возможно, макет формы не включает это поле — тогда потребуется доработка макета или использование дополнительного описания.
Как проверить результат
Поле заполнено автоматически из позиции или должности
Поле пустое или содержит устаревшую формулировку
Совпадает со штатным расписанием и профстандартом, если он обязателен
Произвольная формулировка, расходящаяся с документами
Позиции содержат описания функций, история изменений сохранена
Расхождения между текущей позицией и документами изменений
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — заполнение функции только в кадровом документе, а не в справочнике или позиции. При следующем приёме или переводе текст придётся вводить заново, и формулировки начнут расходиться между сотрудниками на одинаковых должностях.
Вторая ошибка — расхождение наименования должности с профстандартом там, где он обязателен. Это риск при проверке трудовой инспекции: за несоответствие наименования предусмотрена административная ответственность.
Учтите ограничение: типовая конфигурация не заменяет должностные инструкции как локальный нормативный акт. Полное описание в программе — это справочная информация; юридически значимый документ хранится отдельно.
Массовое заполнение и обновление данных
Когда трудовые функции нужно завести для большого числа должностей, ручной ввод нерационален. Используйте обработки группового изменения реквизитов (раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Групповое изменение реквизитов»), если она доступна в вашей версии. С её помощью можно заполнить одинаковые поля — например, категорию персонала или код ОКЗ — сразу у выбранного списка должностей.
Для загрузки описаний из внешних источников (например, таблицы Excel с функциями по должностям) применяется типовая обработка загрузки данных из табличного документа. Перед загрузкой проверьте соответствие колонок файла реквизитам справочника и выполните пробную загрузку на копии базы.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Трудовую функцию заполняйте в карточке должности или позиции штатного расписания, а не только в кадровом документе. Изменения штатного расписания проводите документами, наименования сверяйте с обязательными профстандартами, а результат проверяйте в кадровых приказах и печатных формах.
Ответы на частые вопросы
Обязательно ли заполнять трудовую функцию в 1С ЗУП?
Программа не блокирует работу без этого поля, но трудовая функция — обязательное условие трудового договора по ТК РФ. Если печатные формы договоров формируются из 1С, поле стоит заполнить, чтобы формулировки попадали в документы автоматически.
Чем трудовая функция отличается от должностной инструкции?
Трудовая функция — краткая формулировка вида работы, указываемая в трудовом договоре. Должностная инструкция — отдельный локальный документ с полным перечнем обязанностей, прав и ответственности. В программе хранится описание функции, а сама инструкция ведётся вне 1С или прикрепляется как файл.
Почему трудовая функция не подтягивается в приказ о приёме?
Чаще всего функция не заполнена в позиции штатного расписания или в карточке должности, либо документ создан до заполнения справочника. Откройте позицию, проверьте поле, затем перезаполните документ или выберите позицию заново.
Можно ли изменить трудовую функцию действующему сотруднику?
Да, но это изменение условий трудового договора. В программе оформляется кадровый перевод или изменение условий оплаты/кадровых данных, а вне программы — дополнительное соглашение к договору или уведомление по статье 74 ТК РФ, если изменение одностороннее.
Где взять формулировки трудовых функций?
Источники — профессиональные стандарты (справочник можно загрузить в 1С), квалификационные справочники ЕТКС и ЕКС, а также действующие должностные инструкции организации. Для должностей с обязательными профстандартами приоритет у формулировок стандарта.
Нужно ли заполнять код ОКЗ для каждой должности?
Обязательного требования вести ОКЗ в программе нет, но код используется в статистической отчётности и ряде форм. Если организация сдаёт отчёты с разбивкой по занятиям, заполнение кода избавит от ручной корректировки при выгрузке.