Трудовая деятельность в 1С:ЗУП 8.3: как заполнить

Трудовая деятельность сотрудников в 1С:ЗУП 8.3 отражается через механизм электронных трудовых книжек (ЭТК). Программа автоматически фиксирует кадровые события — прием, перевод, увольнение, переименование должности — и формирует на их основе отчетность в Социальный фонд России. Ваша задача как пользователя — правильно включить учет, контролировать регистрацию мероприятий и своевременно отправлять отчеты.

Основная сложность состоит в том, что данные ЭТК формируются из кадровых документов, а любая ошибка в дате, формулировке или статусе сотрудника приводит к отказу в приеме отчетности или к расхождениям с данными фонда. Ниже разобран полный цикл работы: от начальной настройки до исправления ошибок и подачи сведений.

Как включить и настроить учет электронных трудовых книжек

Перед началом работы убедитесь, что в программе включен учет трудовой деятельности. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Электронные трудовые книжки» (в некоторых релизах путь: «Настройка» → «Организации» → закладка «ЭТК»). Здесь устанавливается дата начала ведения учета ЭТК по организации и признак того, что организация подает сведения в электронном виде.

Если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку, отметьте это в его карточке: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → документ «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности». В нем указывается выбор работника — продолжить ведение бумажной книжки или перейти на электронную. От этого выбора зависит, включается ли сотрудник в отчетность по ЭТК и продолжаете ли вы заполнять бумажный документ.

Какие документы формируют сведения о трудовой деятельности

Сведения о трудовой деятельности в ЗУП 8.3 не вводятся вручную как отдельный журнал — они накапливаются из кадровых документов. Каждое кадровое событие порождает мероприятие ЭТК:

• «Прием на работу» — мероприятие «Прием»;
• «Кадровый перевод» (при изменении должности, подразделения) — мероприятие «Перевод»;
• «Увольнение» — мероприятие «Увольнение» с указанием статьи ТК;
• «Переименование должности» или «Изменение наименования» — соответствующее мероприятие;
• «Запрет на совмещение» и другие специальные события — при необходимости.

Проверить, какие мероприятия зарегистрированы, можно в документе «Сведения о трудовой деятельности работников» (раздел «Отчетность, справки» → «СЗВ-ТД» или «ЕФС-1» в актуальных релизах). Документ заполняется автоматически кнопкой «Заполнить» — программа подбирает неотправленные мероприятия за выбранный период.

Как сформировать и отправить отчет по трудовой деятельности

Отчетность по трудовой деятельности подается формой ЕФС-1 (раздел 1.1, бывший СЗВ-ТД). Сроки: при приеме и увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, при остальных мероприятиях — до 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Порядок формирования отчета:

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» и создайте отчет ЕФС-1 (раздел 1.1) за нужный период.
2. 2
   Нажмите «Заполнить» — программа подтянет неотправленные мероприятия из кадровых документов.
3. 3
   Проверьте список сотрудников: даты, виды мероприятий, СНИЛС, формулировки должностей и основания увольнений.
4. 4
   Выполните проверку отчета кнопкой «Проверить» — исправьте найденные ошибки до отправки.
5. 5
   Отправьте отчет через 1С-Отчетность и дождитесь положительного протокола от СФР.

Если отправка через 1С-Отчетность не настроена, отчет можно выгрузить в файл XML и загрузить через личный кабинет страхователя на портале СФР или через оператора ЭДО. Однако отправка напрямую из программы снижает риск ошибок при переносе файла и позволяет отслеживать статусы в одном окне.

Как заполнить первоначальные сведения при переходе на ЭТК

При первом переходе на электронный учет требовалось передать сведения о трудовой деятельности по состоянию на дату перехода — формой СЗВ-ТД с признаком «первоначальные сведения». Сейчас эта обязанность в основном закрыта, но ситуация актуальна для вновь созданных организаций и при приеме сотрудника, у которого предыдущий работодатель не подал сведения.

В ЗУП 8.3 для этого создается документ «Сведения о трудовой деятельности работника» с видом «Первоначальные сведения». В него вносятся последняя запись из бумажной трудовой книжки: дата, мероприятие, должность, реквизиты приказа. Данные вводятся вручную, поэтому сверяйте их с бумажным оригиналом посимвольно — ошибка в номере приказа или формулировке приведет к расхождению с уже имеющимися в фонде данными.

Как исправить ошибку в уже отправленном мероприятии

Ошибки в сведениях о трудовой деятельности исправляются не редактированием исходной записи, а подачей отменяющего мероприятия и, при необходимости, нового корректного. В ЗУП 8.3 для этого служит документ «Отмена мероприятия трудовой деятельности» (или регистрация отмены внутри документа сведений, в зависимости от релиза).

Типовая последовательность: найдите ошибочное мероприятие в списке сведений, создайте отмену с указанием идентификатора отменяемого мероприятия, отправьте отмену отчетом ЕФС-1, дождитесь приема, затем при необходимости отправьте корректное мероприятие. Если ошибка обнаружена в кадровом документе (например, неверная дата приема), сначала исправьте сам кадровый документ — иначе программа при следующем заполнении снова предложит неверные данные.

Как проверить корректность данных перед отправкой

Перед отправкой отчета выполните контроль тремя способами. Во-первых, встроенная проверка отчета (кнопка «Проверка» в форме ЕФС-1) выявит форматные ошибки: пустой СНИЛС, отсутствие основания увольнения, неверный период. Во-вторых, сверьте список мероприятий с журналом кадровых приказов за период — каждое кадровое событие должно иметь соответствующее мероприятие, и наоборот.

В-третьих, используйте отчет «Сведения о трудовой деятельности сотрудников» (раздел «Кадры» → «Отчеты»), который показывает зарегистрированные в программе мероприятия и их статусы отправки. Расхождение между этим отчетом и тем, что реально принято фондом, — сигнал о неотправленных или отклоненных сведениях.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус отчета в 1С-Отчетности

Норма

Получен положительный протокол: «Принят»

Тревожный признак

Статус «Отказ» или отчет долго в статусе «Отправлен» без протокола

Список мероприятий за период

Норма

Каждый кадровый приказ имеет мероприятие, даты совпадают

Тревожный признак

Есть приказы без мероприятий или мероприятия без приказов

Данные сотрудника

Норма

СНИЛС, ФИО, дата рождения совпадают с паспортом и данными СФР

Тревожный признак

Предупреждения о несоответствии персональных данных при проверке

Особые ситуации и ограничения

Несколько сценариев требуют отдельного внимания. При переименовании организации подается мероприятие «Переименование организации» — в ЗУП оно регистрируется через изменение сведений об организации с указанием даты и основания. При переводе сотрудника между обособленными подразделениями одной организации мероприятие «Перевод» формируется только если меняется структурное подразделение, отражаемое в ЭТК.

По сотрудникам, работающим по ГПХ-договорам, сведения о трудовой деятельности не подаются — для них отчитываются другими формами (сведения о страховом стаже, персонифицированные сведения). Также не формируются мероприятия по отпускам, больничным, премиям — ЭТК фиксирует только кадровые события, меняющие трудовую функцию или статус работника.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно отчитаться о приеме или увольненииСформируйте ЕФС-1 (раздел 1.1) и отправьте не позднее следующего рабочего дня после приказа

Обнаружена ошибка в уже принятом мероприятииСоздайте отменяющее мероприятие, отправьте его, затем подайте корректное

Сотрудник выбрал бумажную трудовую книжкуЗафиксируйте заявление в карточке сотрудника и продолжайте вести бумажную книжку, но отчетность подавайте в любом случае

В отчете пусто после заполненияПроверьте, проведены ли кадровые документы и не были ли мероприятия отправлены ранее другим отчетом

Частые вопросы

Почему отчет ЕФС-1 заполняется пустым, хотя были приемы и увольнения?

Наиболее частые причины: кадровые документы не проведены, мероприятия уже были отправлены предыдущим отчетом, в настройках организации не включен учет ЭТК или неверно указан отчетный период. Проверьте документ «Сведения о трудовой деятельности работников» — там видно статус каждого мероприятия.

Нужно ли подавать сведения по внутренним совместителям?

Да, если по договору совместительства происходят кадровые события (прием, перевод, увольнение), по ним формируются отдельные мероприятия ЭТК. В ЗУП совместитель оформляется отдельным сотрудником, и программа учитывает его события при заполнении отчета.

Что делать, если СФР отклонил отчет с ошибкой в СНИЛС?

Сверьте СНИЛС в карточке физического лица с документом сотрудника. Если номер неверен — исправьте его в карточке физлица (не только сотрудника), затем перезаполните и отправьте отчет повторно. Если СНИЛС верен, но фонд его не находит, сотруднику следует обратиться в СФР для актуализации данных.

Можно ли ввести мероприятие вручную, без кадрового документа?

Да, через документ «Сведения о трудовой деятельности работника» можно зарегистрировать мероприятие вручную — это нужно для первоначальных сведений или событий, не оформленных кадровым приказом. Но штатные приемы, переводы и увольнения лучше оформлять документами, иначе учет разойдется.

Как узнать, какие сведения уже есть у фонда по сотруднику?

Попросите сотрудника предоставить выписку СТД-Р из личного кабинета на Госуслугах или в СФР. Сам работодатель может получить сведения только по мероприятиям, которые подавал он сам, — через запрос в фонд или статусы отправленных отчетов.

Чем ЕФС-1 отличается от СЗВ-ТД?

ЕФС-1 — единая форма, заменившая несколько отчетов, включая СЗВ-ТД. Сведения о трудовой деятельности теперь подаются в разделе 1.1 формы ЕФС-1. Сроки и состав мероприятий сохранились, изменилось оформление отчета в программе.