Среднесписочная численность работников в 1С:ЗУП: где посмотреть и как проверить

Среднесписочная численность (ССЧ) — один из базовых показателей кадрового учёта: его требуют налоговая, статистика, банки при проверке критериев малого предприятия и страховые фонды. В 1С:Зарплата и управление персоналом этот показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых документов, но найти нужный отчёт с первого раза удаётся не всем — названия и расположение отчётов отличаются между редакциями 2.5 и 3.1.

Программа считает ССЧ по правилам статистики: учитываются сотрудники, принятые по трудовым договорам, включая временных и сезонных, с разбивкой по дням периода. Не входят в расчёт внешние совместители, работники по договорам ГПХ и некоторые другие категории. Поэтому прежде чем сдавать цифру в отчётность, важно понимать, какой именно отчёт в ЗУП формирует нужный показатель и как проверить его корректность.

Где находится отчёт по среднесписочной численности в ЗУП 3.1

Основной путь в актуальной редакции: откройте раздел «Кадры» в верхней панели, затем пункт «Кадровые отчёты». В списке отчётов найдите «Численность и текучесть кадров». После открытия отчёта выберите вариант настройки — обычно доступны «Численность работников», «Среднесписочная численность» и «Текучесть кадров». Нужен вариант со среднесписочной численностью.

Если список отчётов не раскрыт, нажмите ссылку «Настроить список отчётов» или воспользуйтесь поиском по меню: в строке поиска (значок лупы или Alt+F) наберите «численность» — программа покажет все отчёты, где встречается этот показатель. Это самый быстрый способ, когда интерфейс настроен нестандартно.

Второй вариант — отчёт «Списочный состав» в том же разделе «Кадровые отчёты». Он показывает списочную численность на конкретную дату с расшифровкой по сотрудникам. Списочная и среднесписочная численность — разные показатели: списочная фиксирует состав на дату, среднесписочная усредняет его по дням периода. Для проверки расчёта ССЧ полезны оба.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
2. 2
   Найдите отчёт «Численность и текучесть кадров» и откройте его
3. 3
   Выберите вариант «Среднесписочная численность»
4. 4
   Установите период и организацию, нажмите «Сформировать»
5. 5
   Сверьте итог с расшифровкой по сотрудникам или со списочным составом

Как настроить период и отборы

После открытия отчёта задайте период расчёта. Для сведений в налоговую это календарный год, для статистических форм — обычно месяц, квартал или нарастающий итог. Если организация работала неполный год, программа корректно посчитает среднее только за фактические месяцы работы — проверьте, что дата начала периода совпадает с датой регистрации.

В настройках отчёта (кнопка «Настройки» или «Ещё» → «Изменить вариант») доступны отборы по организации, подразделению, должности. Если у вас обособленные подразделения, убедитесь, что в отборе указана головная организация и при необходимости включены подразделения — иначе цифра будет занижена.

Обратите внимание на группировку строк: по умолчанию отчёт может строиться по месяцам с итогом за период. Итоговое значение за весь период — не сумма месячных значений, а среднее по дням всего периода, поэтому простое сложение строк даст неверный результат.

Отчёт для сдачи сведений в ФНС

Для представления сведений о среднесписочной численности в налоговую инспекцию используйте готовую регламентированную форму. Откройте раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или «Свидетельства, справки, расчёты». Создайте новый отчёт и выберите форму «Сведения о среднесписочной численности работников». Программа заполнит показатель автоматически по данным кадрового учёта.

Перед отправкой сверьте значение в форме с отчётом «Численность и текучесть кадров» за тот же период. Если цифры расходятся, чаще всего причина в том, что в регламентированной форме учитываются особенности методики расчёта для ФНС, а кадровый отчёт настроен иначе — проверьте отборы по организации и период в обоих местах.

Как проверить правильность расчёта

Главный источник ошибок в ССЧ — не сам отчёт, а кадровые данные. Проверьте, что все приёмы, переводы и увольнения проведены в программе, нет «висящих» сотрудников без даты увольнения и дублирующихся карточек физических лиц. Дубли физлиц — частая причина завышения численности: один человек числится как два сотрудника.

Для ручной сверки сформируйте «Списочный состав» на первое и последнее число месяца и сравните с расшифровкой среднесписочной. В отчёте «Численность и текучесть кадров» можно включить детализацию по сотрудникам — тогда видно, кто и за какие дни вошёл в расчёт. Сотрудники в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком по правилам статистики исключаются из ССЧ — проверьте, что программа их корректно исключила.

Контрольные точки

Как проверить результат

Совпадение ССЧ в отчёте и в форме для ФНС

Норма

Значения совпадают при одинаковом периоде и организации

Тревожный признак

Расхождение — проверьте отборы и настройки варианта отчёта

Дубли физических лиц

Норма

Один человек — одна карточка физлица

Тревожный признак

Один сотрудник числится дважды, численность завышена

Сотрудники в декретных отпусках

Норма

Исключены из среднесписочной

Тревожный признак

Включены в расчёт — показатель завышен

Отличия в редакции 2.5 и типовых доработках

В ЗУП 2.5 кадровые отчёты собраны в разделе «Отчёты» рабочего стола или через меню «Кадровый учёт» → «Отчёты». Ищите «Численность работников организаций» и «Среднесписочная численность» — в 2.5 это могут быть отдельные отчёты, а не варианты одного. Логика расчёта та же, отличается только расположение.

Если в вашей базе отчёт не находится ни поиском, ни в разделе «Кадры», возможно, интерфейс изменён настройками прав или функциональности. Проверьте, что у пользователя есть права на кадровые отчёты, а в настройках функциональности (Администрирование → Настройка функциональности) включён кадровый учёт. В сильно доработанных конфигурациях путь к отчёту может отличаться — тогда ориентируйтесь на поиск по меню.

Частые вопросы

Почему в отчёте дробное число сотрудников?

Это нормально: среднесписочная — среднее арифметическое по дням, поэтому результат почти всегда дробный. В сведениях для ФНС показатель округляется до целых по правилам арифметического округления, регламентированная форма делает это автоматически.

Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?

Нет, внешние совместители в ССЧ не включаются — они учитываются по основному месту работы. Внутренние совместители считаются как один человек по основной должности. Проверить это можно через расшифровку отчёта по сотрудникам.

Отчёт показывает ноль, хотя сотрудники есть. Что проверить?

Сначала убедитесь, что выбран правильный период и организация. Затем проверьте, что кадровые документы (приёмы на работу) проведены, а не сохранены в черновике. Также проверьте настройки варианта отчёта — возможно, установлен лишний отбор по подразделению.

Где посмотреть ССЧ, если нужно обосновать право на УСН или льготы?

Используйте тот же отчёт «Численность и текучесть кадров» за нужный период с отбором по организации. Для предоставления в банк или инспекцию сформируйте расшифровку по сотрудникам и сохраните отчёт в PDF или Excel через кнопку «Ещё» → «Сохранить».

Можно ли выгрузить среднесписочную в Excel?

Да, любой табличный отчёт в ЗУП сохраняется через «Ещё» → «Сохранить» или «Файл» → «Сохранить копию» в форматах MXL, Excel, PDF. Расшифровка по сотрудникам выгружается вместе с итогами, если включена в вариант отчёта.