Другое · 8 мин
СЗВ-М в 1С: как сформировать и сдать отчет
Как сформировать и сдать СЗВ-М в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, где найти отчет, как проверить данные, выгрузить файл и отправить в СФР без ошибок.
СЗВ-М — ежемесячный отчет о застрахованных лицах, который работодатели сдавали в ПФР до 2023 года. С 2023 года его заменил раздел «Сведения о трудовой деятельности» формы ЕФС-1 в Социальный фонд России, однако в программах 1С и в речи бухгалтеров название «СЗВ-М» по-прежнему используется, а сама механика формирования отчета изменилась незначительно. Поэтому ниже разобраны оба сценария: работа с актуальной формой ЕФС-1 и особенности старого СЗВ-М для архивных периодов.
Отчет сдают все организации и ИП, у которых есть сотрудники по трудовым или гражданско-правовым договорам. Срок сдачи сведений о застрахованных лицах — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным. За несвоевременную сдачу или ошибки в персональных данных предусмотрены штрафы, поэтому важно не только сформировать отчет, но и проверить его перед отправкой.
Инструкция ориентирована на 1С:Зарплату и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерию 8 (ред. 3.0) с актуальными обновлениями. В типовых конфигурациях вся отчетность в фонды собирается автоматически на основании кадровых документов — задача пользователя сводится к контролю данных и отправке.
Что изменилось: СЗВ-М и форма ЕФС-1
С объединением ПФР и ФСС в Социальный фонд России ежемесячная отчетность о застрахованных лицах вошла в состав единой формы ЕФС-1. Сведения, которые раньше передавались в СЗВ-М (ФИО, СНИЛС, ИНН сотрудников), теперь подаются в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 с той же периодичностью — ежемесячно до 25-го числа.
Если вам нужно сдать или скорректировать отчет за периоды до 2023 года, используется старая форма СЗВ-М с действующими на тот момент правилами. В 1С такие отчеты создаются отдельно, и фонд принимает их по прежним форматам. Не пытайтесь сдать старый период новой формой — СФР отклонит такой файл.
Подготовка: что проверить до формирования отчета
Качество отчета полностью зависит от кадровых данных в базе. Перед формированием убедитесь, что в программу внесены все приемы на работу, увольнения и договоры ГПХ за отчетный месяц. Сотрудники, оформленные «задним числом» после отправки отчета, — самая частая причина уточненных сведений.
Проверьте персональные данные физических лиц: СНИЛС, ИНН, ФИО. СНИЛС должен быть указан у каждого сотрудника — без него запись не пройдет форматный контроль. В 1С:ЗУП удобно использовать обработку поиска сотрудников без СНИЛС или отбор в справочнике физических лиц.
Также убедитесь, что в настройках организации заполнены регистрационные данные: регистрационный номер в СФР, ИНН, КПП. Эти сведения попадают в заголовок файла, и ошибка в них приведет к отказу в приеме всего пакета.
Что проверить перед формированием
Все приемы, увольнения и договоры ГПХ проведены
Есть неоформленные сотрудники — отчет будет неполным
Заполнен у каждого застрахованного лица
Пустые или некорректные СНИЛС — ошибки форматного контроля
Регистрационный номер СФР и ИНН/КПП актуальны
Устаревший регномер — файл не примут
Формирование сведений в 1С:ЗУП 3.1
В 1С:Зарплате и управлении персоналом откройте раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность». Нажмите «Создать» и в списке форм выберите «ЕФС-1». Укажите организацию и отчетный период — программа автоматически заполнит титульный лист и разделы.
Для ежемесячной сдачи нужен подраздел 1.1 «Сведения о застрахованных лицах». Нажмите «Заполнить» — программа подтянет всех сотрудников, состоявших в трудовых или гражданско-правовых отношениях в отчетном месяце. Список формируется на основании кадровых приказов и договоров, вручную править его обычно не требуется.
Если отчетность ведется без подключенной 1С-Отчетности, альтернативный путь — раздел «Отчетность, справки» → «Отчеты по сотрудникам» (в некоторых релизах — «Персонифицированная отчетность»), где форма создается как отдельный документ с возможностью выгрузки в XML-файл.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» и нажмите «Создать»
- 2Выберите форму ЕФС-1, укажите организацию и отчетный месяц
- 3Заполните подраздел 1.1 командой «Заполнить»
- 4Проверьте список сотрудников и их СНИЛС
- 5Нажмите «Проверить» → «Проверить в интернете» или встроенный контроль
- 6Отправьте отчет в СФР или выгрузите XML-файл
Формирование в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 3.0 механизм аналогичен. Перейдите в раздел «Отчеты» → «Регламентированные отчеты», нажмите «Создать» и найдите форму ЕФС-1. После выбора периода заполните нужный раздел автоматически.
Для старых периодов в списке форм доступен и отдельный отчет СЗВ-М — он находится там же, в списке регламентированных отчетов, либо в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчеты по сотрудникам». Форма заполняется по данным справочника сотрудников и кадровых документов.
Обратите внимание: если в бухгалтерии зарплата и кадры ведутся в упрощенном режиме, часть данных может не заполниться автоматически. В этом случае проверьте, ведется ли учет договоров ГПХ — именно по ним чаще всего «теряются» застрахованные лица.
Проверка и отправка отчета
Перед отправкой обязательно запустите встроенную проверку: кнопка «Проверка» в форме отчета. Программа выполнит форматно-логический контроль и покажет ошибки: пустые СНИЛС, некорректные ИНН, нарушения структуры файла. Все критические ошибки нужно исправить до отправки — предупреждения желательно тоже разобрать.
При подключенном сервисе 1С-Отчетность отправка выполняется кнопкой «Отправить» прямо из формы. Статус сдачи отслеживайте в журнале: отчет считается сданным только после получения положительного протокола контроля от СФР. Получение квитанции о доставке — еще не подтверждение приема.
Если электронный обмен не подключен, выгрузите XML-файл кнопкой «Выгрузить» и сдайте его через личный кабинет страхователя на портале СФР или на флеш-носителе в отделении фонда. Перед сдачей файла полезно прогнать его через проверочную программу CheckXML или аналогичный сервис СФР.
Исправление ошибок и уточненные сведения
Если СФР вернул отрицательный протокол, откройте его расшифровку в 1С-Отчетности: там указаны конкретные записи и коды ошибок. Типичные причины — несовпадение ФИО и СНИЛС с базой фонда, отсутствие СНИЛС, ошибки в реквизитах страхователя. Исправьте данные в справочниках и отправьте отчет повторно.
Если ошибку обнаружили вы сами после успешной сдачи (например, забыли включить сотрудника), сформируйте уточняющие сведения за тот же период. В ЕФС-1 для этого создается новый отчет с признаком корректировки, в старом СЗВ-М — форма с типом «дополняющая» или «отменяющая». Уточнение, сданное до обнаружения ошибки фондом, обычно освобождает от штрафа.
FAQ
Нужно ли сдавать СЗВ-М (сведения в ЕФС-1), если в организации только директор-учредитель?
Да. Единственный учредитель, выполняющий функции руководителя, считается застрахованным лицом, и сведения на него подаются в общем порядке, даже если зарплата не начисляется. Нулевой отчет не предусмотрен — при отсутствии застрахованных лиц сведения просто не сдаются.
Включаются ли в отчет сотрудники по договорам ГПХ?
Да, лица по договорам гражданско-правового характера включаются в сведения о застрахованных лицах на период действия договора. В 1С они попадут в отчет автоматически, если договор оформлен соответствующим документом, а не просто начисление.
Что делать, если 1С не находит форму ЕФС-1 или СЗВ-М?
Обновите конфигурацию и пакет регламентированных отчетов до актуального релиза — состав форм поставляется вместе с обновлениями. Если обновление невозможно, проверьте, не отключена ли форма в настройках списка отчетов (кнопка «Настройки» в журнале 1С-Отчетности).
Как сдать отчет за прошлый год, если форма уже изменилась?
За периоды до 2023 года сдается прежняя форма СЗВ-М, за более поздние — соответствующий раздел ЕФС-1. В актуальных релизах 1С обе формы доступны; при создании отчета выбирайте форму, действовавшую в отчетном периоде, а не текущую.
Можно ли сформировать отчет без подключенной 1С-Отчетности?
Да. Отчет создается и выгружается в XML-файл без подписки на электронный обмен — ограничивается только прямая отправка и получение протоколов. Файл сдается через личный кабинет страхователя СФР или лично в отделении фонда.
Что важно запомнить
Бывший СЗВ-М теперь сдается как раздел ЕФС-1 ежемесячно до 25-го числа. Отчет в 1С формируется автоматически из кадровых данных: главное — вовремя вносить документы и проверять СНИЛС. Сданным отчет считается только после положительного протокола СФР, а ошибки исправляются уточненными сведениями за тот же период.