Другое · 10 мин
Сведения о застрахованных лицах в 1С ЗУП: где найти и как подготовить
Где в 1С ЗУП 3.1 найти сведения о застрахованных лицах: отчёт ЕФС-1 раздел 2, путь в меню, настройка, проверка и исправление ошибок при отправке в СФР.
Сведения о застрахованных лицах — это персонифицированные данные о сотрудниках, которые работодатель обязан передавать в Социальный фонд России (СФР). В 1С:ЗУП 3.1 эти сведения формируются автоматически на основе кадровых данных и страхового стажа, но найти нужный отчёт и проверить его корректность у новых пользователей часто вызывает вопросы.
Основная форма, в которой передаются сведения о застрахованных лицах, — раздел 2 формы ЕФС-1 (ранее эти данные отправлялись отдельным отчётом СЗВ-СТАЖ, а ещё раньше — в составе РСВ и СЗВ-М). В программе 1С ЗУП весь блок отчётности по страховым взносам и персонифицированному учёту сосредоточен в разделе «Отчетность, справки», и именно оттуда начинается поиск.
Ниже разберём, где именно находятся сведения о застрахованных лицах, как сформировать отчёт, что проверить перед отправкой и как исправить типичные ошибки.
Где в 1С ЗУП находятся сведения о застрахованных лицах
Главный путь: откройте раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность». В окне регламентированной отчётности нажмите кнопку «Создать» и в списке форм найдите «ЕФС-1». Внутри формы выберите нужный вид сведений — для застрахованных лиц это раздел 2 «Сведения о стаже застрахованных лиц».
Если подсистема 1С-Отчётность не используется, альтернативный путь: «Отчетность, справки» → «Пакеты отчетов в СФР» (в некоторых релизах — «Квартальная отчетность в ПФР / СФР»). Здесь создаётся комплект документов для сдачи сведений за период, включая данные по стажу застрахованных лиц.
Дополнительно исходные данные, из которых складываются сведения, доступны в карточке сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть сотрудника → ссылка «Страхование» (СНИЛС, ИНН, статус застрахованного лица) и данные о трудовой деятельности через документы приёма, переводов и увольнений.
Как сформировать раздел 2 формы ЕФС-1
Откройте «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», нажмите «Создать» и выберите форму ЕФС-1. Укажите отчётный период (календарный год) и организацию. При создании формы выберите вид сведений — «Сведения о стаже застрахованных лиц» (раздел 2).
Нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически подберёт всех сотрудников, работавших в отчётном периоде, и рассчитает периоды стажа на основании кадровых документов: приёмов на работу, переводов, отпусков, больничных и увольнений. Проверьте, что список сотрудников полный — сравните количество строк со списочной численностью за период.
После заполнения выполните проверку кнопкой «Проверить» → «Проверить в интернете» или встроенной проверкой. Программа покажет ошибки формата: некорректные СНИЛС, отсутствующие ИНН, пересечения периодов стажа. Исправьте замечания до отправки — это сэкономит время на доработке протоколов из СФР.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность»
- 2Нажмите «Создать» и выберите форму ЕФС-1, раздел 2
- 3Укажите отчётный год и организацию
- 4Нажмите «Заполнить» и проверьте состав сотрудников
- 5Выполните проверку отчёта и исправьте ошибки
- 6Подпишите и отправьте отчёт через 1С-Отчетность
Какие данные входят в сведения и откуда они берутся
В раздел 2 ЕФС-1 по каждому застрахованному лицу включаются: ФИО, СНИЛС, ИНН (при наличии), периоды работы с указанием дат начала и окончания, а также коды особых условий труда и территориальных условий, если они применяются. Эти данные программа собирает из нескольких источников.
Персональные данные (ФИО, СНИЛС, ИНН) берутся из карточки физического лица: «Кадры» → «Сотрудники» → карточка сотрудника → «Личные данные». Периоды стажа формируются из кадровых приказов и документов отсутствий. Коды особых условий труда подтягиваются из карточки штатной позиции, если в ней заполнены сведения о вредности или спецоценке условий труда.
Если сотрудник работал в другой организации до приёма к вам и стаж нужно учесть, эти сведения в отчёт не попадают — работодатель отчитывается только за периоды работы у себя. Стаж до трудоустройства хранится в карточке физлица (документы о стаже), но в ЕФС-1 не включается.
Проверьте, что периоды работы соответствуют приказам о приёме и увольнении
Проверьте, проведён ли приём на работу и не оформлен ли сотрудник в другую организацию
Откройте карточку сотрудника и сверьте СНИЛС с документом
Проверьте штатную позицию: данные о спецоценке и вредных факторах
Где посмотреть стаж и исправить периоды
Для контроля периодов стажа удобен отчёт «Стажи сотрудников»: раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Стажи сотрудников». Он показывает, какие периоды программа учтёт при формировании сведений, ещё до создания самой отчётности. Это удобный способ предварительной проверки.
Если период стажа неверен, не редактируйте отчёт вручную — при следующем заполнении исправления потеряются. Исправляйте источник: кадровый документ (приём, перевод, увольнение, отпуск). После исправления документа обновите заполнение ЕФС-1.
Особые периоды — отпуска без сохранения зарплаты, отстранения, простои — могут требовать отдельных кодов в сведениях о стаже. Проверьте, что такие отсутствия оформлены корректными документами, а не просто отсутствием начислений, иначе программа не выделит эти периоды нужными кодами.
Отправка сведений и проверка результата
Отправка выполняется из формы отчёта кнопкой «Отправить» при подключённой и настроенной 1С-Отчётности. Убедитесь, что у организации действующая подпись и актуальные настройки обмена с СФР. После отправки дождитесь протокола приёма — статус отчёта отобразится в списке 1С-Отчётности.
Получение протокола с ошибками означает, что сведения не приняты. Типичные причины отказа: несовпадение СНИЛС и ФИО с базой фонда, дубли периодов, неверные коды условий труда. В этом случае формируется корректирующий отчёт с исправленными данными.
Дополнительно полезно сверить отправленные сведения с внутренними отчётами: расчётным листком по взносам и списком застрахованных лиц. Если численность в ЕФС-1 отличается от данных учёта, найдите «потерянного» сотрудника до отправки, а не после отказа фонда.
Как проверить результат
«Сдано» или «Принято» с положительным протоколом
«Отказано» или «Ошибка» — читайте текст протокола
Совпадает с числом работавших в периоде сотрудников
Есть пропуски — ищите сотрудников без проведённых кадровых документов
Даты соответствуют приказам, нет разрывов и наложений
Пересечения периодов или пропуски месяцев
Проверка контрольных сумм пройдена
Ошибка формата — сверить с документами сотрудника
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — сотрудник не попадает в отчёт. Причины: приём на работу не проведён, сотрудник оформлен в другую организацию внутри базы, либо в карточке не указано, что лицо застраховано. Проверяйте состав до отправки через отчёт «Стажи сотрудников».
Вторая группа ошибок — некорректные персональные данные. Смена фамилии, не отражённая в программе, или опечатка в СНИЛС приведут к отказу. Актуализируйте личные данные через документ изменения личных данных, а не прямой правкой строки, чтобы сохранилась история.
Третья типичная ситуация — не заполнены коды особых условий труда у сотрудников с вредными условиями. Это влияет на досрочную пенсию работника, и фонд может вернуть отчёт на уточнение. Заполняйте данные спецоценки в позициях штатного расписания заблаговременно.
FAQ: частые вопросы о сведениях о застрахованных лицах
Где в 1С ЗУП посмотреть СНИЛС сотрудника?
Откройте «Кадры» → «Сотрудники», выберите сотрудника и перейдите по ссылке «Личные данные» или «Страхование» в карточке. Там же можно проверить ИНН и статус застрахованного лица. Массово СНИЛС видны в кадровых отчётах по списку сотрудников с соответствующей настройкой полей.
Чем ЕФС-1 отличается от старого СЗВ-СТАЖ?
СЗВ-СТАЖ был отдельным ежегодным отчётом в ПФР. После объединения фондов сведения о стаже вошли в состав единой формы ЕФС-1 как раздел 2 и сдаются в СФР. В 1С ЗУП старые формы сохраняются для архивных периодов, а актуальная отчётность формируется через ЕФС-1.
Почему сотрудник по договору ГПХ не попал в сведения?
Проверьте, что договор ГПХ оформлен документом «Договор (работы, услуги)» и проведён, а период действия договора попадает в отчётный год. Также убедитесь, что в карточке физического лица заполнен СНИЛС — без него строка не сформируется корректно.
Как исправить ошибку после того, как отчёт уже принят СФР?
Сформируйте корректирующий или дополняющий вариант ЕФС-1 за тот же период с правильными данными. В 1С ЗУП при создании формы выберите соответствующий вид корректировки. Исправлять нужно и учётные данные в базе, чтобы в будущем сведения формировались верно.
Нужно ли сдавать сведения, если сотрудников не было весь год?
Если в отчётном периоде не было застрахованных лиц, раздел 2 ЕФС-1 с пустыми сведениями обычно не формируется, но порядок сдачи нулевой отчётности зависит от текущих требований СФР. Уточните актуальный порядок в разъяснениях фонда или у своего оператора ЭДО.
Где посмотреть стаж сотрудника до формирования отчёта?
Используйте отчёт «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Стажи сотрудников». Он показывает периоды, которые программа учтёт в сведениях, и позволяет заранее выявить пропуски и ошибки до создания ЕФС-1.
Что важно запомнить
Сведения о застрахованных лицах в 1С ЗУП формируются как раздел 2 формы ЕФС-1 через «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность». Данные берутся из карточек сотрудников и кадровых документов, поэтому ошибки исправляют в источниках, а не в самом отчёте. Перед отправкой проверяйте состав сотрудников, СНИЛС и периоды стажа — это сокращает число отказов со стороны СФР.