Другое · 9 мин
СТД-Р в 1С: где работодателю взять справку о трудовой деятельности
Где в 1С:ЗУП найти и сформировать справку СТД-Р для работника: печатная форма, электронный файл для СЭДО, настройки и типичные ошибки при выдаче.
СТД-Р — это справка о трудовой деятельности работника, которую работодатель обязан выдавать по заявлению сотрудника вместо записей в бумажной трудовой книжке. Форма утверждена приказом Минтруда, а в программах 1С она формируется автоматически на основе кадровых данных: приёмов на работу, переводов и увольнений, которые уже введены в базу.
Работодателю справка нужна в двух ситуациях: когда работник подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, но просит выписку, и когда сотрудник увольняется — тогда СТД-Р выдаётся обязательно в день увольнения вместе с другими документами. Также справку запрашивают банки, Пенсионный фонд и другие организации, поэтому запросы от работников поступают регулярно.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) справка СТД-Р доступна как из кадровых документов, так и из отдельного раздела отчётности. Ниже разберём, где именно её искать в типовой конфигурации, как сформировать печатную форму и электронный файл, что проверить перед выдачей и какие ошибки встречаются чаще всего.
Что такое СТД-Р и когда работодатель обязан её выдать
Справка СТД-Р содержит сведения о трудовой деятельности работника у конкретного работодателя: периоды работы, должности, структурные подразделения, основания кадровых событий (номера и даты приказов). Форма утверждена приказом Минтруда России № 23н, и изменять её структуру нельзя — 1С формирует документ строго по утверждённому макету.
Обязанность выдать справку возникает в трёх случаях. Первый — увольнение работника: СТД-Р выдаётся в последний рабочий день независимо от того, вёл ли сотрудник электронную трудовую книжку. Второй — письменное заявление работника: справку нужно выдать не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Третий — запрос для предоставления в ПФР и иные органы, когда работник сам обращается за справкой.
Где найти СТД-Р в 1С:ЗУП
В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 есть несколько путей к формированию справки. Самый быстрый — из карточки сотрудника: откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», выберите нужного работника и в командной панели найдите пункт «Печать» или «Оформить документ» — в списке будет «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)».
Второй путь — через раздел отчётности: «Отчетность, справки» → «Справки сотрудникам» (в некоторых релизах — «Исходящие документы» или отдельный журнал справок). Там создаётся новый документ, в котором указывается сотрудник и период, за который нужны сведения. Этот вариант удобен, когда справку нужно сохранить в базе как документ, а не просто распечатать.
Третий вариант — при увольнении. В документе «Увольнение» (или «Увольнение списком») на закладке печатных форм доступна СТД-Р вместе с другими обязательными документами: запиской-расчётом, разделом 2 НДФЛ и выпиской из ЭФС-1. Программа подставляет данные из приказа об увольнении автоматически.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите работника по фамилии.
- 2В карточке нажмите «Печать» (или «Оформить документ») и выберите «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)».
- 3Проверьте автоматически заполненные сведения: периоды работы, должности, реквизиты приказов.
- 4Нажмите «Печать» для бумажного варианта или сохраните файл для электронной выдачи.
- 5Заверьте справку подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью при её наличии.
Какие данные подтягиваются в справку автоматически
СТД-Р в 1С строится на основе кадровых документов, проведённых по сотруднику: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». Из каждого документа берутся дата события, должность, подразделение, номер и дата приказа. Если работник переводился несколько раз, каждая строка попадёт в справку отдельной записью — так требует форма.
Важно понимать: справка отражает только то, что есть в базе. Если часть кадровых приказов оформлялась на бумаге и не вводилась в 1С, в СТД-Р эти периоды не попадут, и справка будет недостоверной. Перед выдачей сверьте записи в программе с бумажной трудовой книжкой или личной карточкой работника, особенно если база ведётся не с начала трудовых отношений.
Наименование работодателя, ИНН и другие реквизиты подставляются из карточки организации («Настройка» → «Реквизиты организации»). Если организация переименовывалась, в справке должны быть отражены исторические наименования на даты соответствующих кадровых событий — проверьте, что в 1С ведётся история изменения наименования.
Электронная СТД-Р: файл и подпись
Работник вправе попросить справку в электронном виде. В этом случае СТД-Р формируется как файл XML утверждённого формата и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя. Без УКЭП электронная справка юридической силы не имеет — простого скана или PDF недостаточно.
В 1С:ЗУП выгрузка электронного файла доступна из той же формы справки, если в программе настроена работа с электронной подписью («Администрирование» → «Обмен электронными документами» / настройки криптографии). Сертификат УКЭП должен быть установлен на компьютере кадровика и действовать на дату подписания.
Если обмен с СФР (бывший ПФР) настроен через 1С-Отчётность, те же сведения о трудовой деятельности передаются в фонд по форме ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) при кадровых событиях. Справка СТД-Р работнику и отчёт в фонд — разные документы: отправка отчёта не заменяет выдачу справки, и наоборот.
Проверка справки перед выдачей
Перед тем как подписать и выдать СТД-Р, пройдите по ключевым контрольным точкам. Дата формирования и номер справки должны быть заполнены, реквизиты работодателя — актуальными. ФИО работника, СНИЛС и дата рождения сверяются с паспортными данными в карточке сотрудника: ошибка в одной цифре СНИЛС сделает справку бесполезной для ПФР.
Далее проверьте хронологию записей: периоды не должны пересекаться, каждая запись обязана иметь ссылку на приказ (дату и номер). Если в базе есть отменённые или непроведённые кадровые документы, они в справку не попадают — убедитесь, что нужные приказы проведены.
Как проверить результат
Все приёмы, переводы и увольнение из трудовой книжки присутствуют в справке
Пропущены переводы или целые периоды работы
У каждой записи указаны дата и номер кадрового приказа
Пустые графы основания или «б/н»
ФИО и СНИЛС совпадают с документами работника
Опечатки, старая фамилия после её смены
Наименование соответствует периоду каждой записи
Везде стоит текущее наименование, хотя организация переименовывалась
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего проблемы возникают не с самой формой, а с данными. Если кадровый учёт в 1С начат не с даты приёма сотрудника (например, базу завели позже), ранние периоды в СТД-Р отсутствуют. Типовое решение — ввести начальные сведения о трудовой деятельности или недостающие кадровые документы, но делать это нужно аккуратно, чтобы не нарушить последовательность учёта.
Вторая распространённая ситуация — совместители и совмещение. Внутреннее совместительство отражается в справке отдельными записями, а вот совмещение должностей без оформления кадрового перевода в СТД-Р не попадает — это нормально, форма таких сведений не требует.
Частые вопросы по СТД-Р в 1С
Нет ли СТД-Р в 1С:Бухгалтерии 8?
В 1С:Бухгалтерии 3.0 кадровые возможности ограничены, но при приёме и увольнении сотрудников базовые печатные формы доступны. Если нужной формы нет или кадровый учёт ведётся не в полном объёме, справку корректнее формировать в 1С:ЗУП — туда можно перенести данные синхронизацией.
Что делать, если в справке нет старых периодов работы?
Значит, соответствующие кадровые документы не введены в базу. Введите недостающие приёмы и переводы корректными датами через документы кадрового учёта, проверьте последовательность проведения и сформируйте справку заново. Вручную править печатную форму не рекомендуется.
Можно ли выдать СТД-Р бывшему работнику по его запросу?
Да, обязанность работодателя сохраняется и после увольнения. По письменному заявлению бывшего сотрудника справку нужно выдать в тот же трёхдневный срок. В 1С справка формируется по карточке уволенного сотрудника так же, как по действующему.
Чем СТД-Р отличается от СТД-ПФР?
СТД-Р выдаёт работодатель за период работы у него. СТД-ПФР — справка из Социального фонда России, содержащая сведения обо всей трудовой деятельности по данным фонда; её работник получает сам через Госуслуги или отделение СФР. Работодатель формирует только СТД-Р.
Нужно ли ставить печать организации на справку?
Если организация использует печать — справка заверяется печатью и подписью руководителя или уполномоченного лица. Если от печати отказалось (это отражено в уставе), достаточно подписи. Электронный вариант заверяется исключительно УКЭП.
Что важно запомнить
СТД-Р в 1С:ЗУП формируется из карточки сотрудника, из раздела справок или из документа увольнения. Содержимое справки полностью зависит от полноты кадровых документов в базе — сначала проверьте данные, потом выдавайте. Электронный вариант требует УКЭП, а сроки выдачи ограничены: три рабочих дня по заявлению и день увольнения при расторжении договора.