Сведения о незачисленной зарплате в 1С 8.3 ЗУП: что это и как работать с документом

При выплате зарплаты через зарплатный проект банк иногда не может зачислить деньги на карту сотрудника: счёт закрыт, реквизиты устарели, карта заблокирована. Возвращённые суммы нельзя просто «повесить» в учёте — их нужно правильно отразить, чтобы расчёты с сотрудником и с банком сошлись. Для этого в 1С:ЗУП 8.3 предусмотрен специальный документ «Сведения о незачисленной зарплате».

Документ фиксирует факт возврата денег банком и формирует задолженность перед сотрудником заново: программа понимает, что зарплата фактически не выплачена, и сумму нужно выдать повторно — через кассу или новой ведомостью в банк. Без этого документа в учёте возникает разрыв: деньги вернулись на расчётный счёт, а в программе выплата числится состоявшейся.

Материал объясняет, что представляет собой документ, где он находится в программе, как его создать вручную и автоматически, какие ошибки встречаются чаще всего и как проверить, что учёт после возврата в порядке.

Что такое «Сведения о незачисленной зарплате» и когда документ нужен

Документ «Сведения о незачисленной зарплате» — это регистрация факта, что банк не смог перечислить деньги по ведомости в банк и вернул их организации. Типовые причины возврата: закрытый или заблокированный счёт сотрудника, ошибка в номере счёта или ФИО, истёкший срок действия карты, смерть получателя, технический сбой на стороне банка.

С точки зрения учёта ситуация выглядит так: ведомость в банк проведена, выписка из банка подтверждена, и программа считает зарплату выплаченной. Когда часть суммы возвращается, проведённая ведомость уже не соответствует реальности. Документ «Сведения о незачисленной зарплате» корректирует это расхождение: он сторнирует выплату по конкретным сотрудникам и возвращает сумму в задолженность организации.

Документ нужен только при выплатах через банк (зарплатный проект или разовое перечисление по реквизитам). При выдаче зарплаты через кассу незачисления не бывает — там достаточно депонирования невыданных сумм, которое оформляется другими механизмами.

Где найти документ в программе

В типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 документ расположен в разделе «Выплаты» — «Сведения о незачисленной зарплате». Если пункта нет в интерфейсе, проверьте настройки состава разделов: видимость зависит от того, включён ли в программе обмен с банками по зарплатным проектам и ведутся ли ведомости в банк.

Документ можно открыть и через «Все функции» (если режим включён администратором): «Все функции» — «Документы» — «Сведения о незачисленной зарплате». Это удобно, когда нужно быстро найти уже созданный документ по номеру или дате.

Обратите внимание: в некоторых релизах документ создаётся автоматически при загрузке подтверждения из банка, если в файле обмена есть информация о незачисленных суммах. Тогда вручную его заводить не требуется — достаточно проверить корректность автоматического заполнения.

Как создать документ вручную

Ручное создание потребуется, если обмен с банком не настроен или файл подтверждения не содержит данных о возврате. Перед заполнением убедитесь, что ведомость в банк проведена и по ней подтверждена оплата — документ ссылается именно на конкретную ведомость.

1. 1
   Откройте раздел «Выплаты» — «Сведения о незачисленной зарплате» и нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите организацию и дату документа — дату фактического возврата денег банком.
3. 3
   Выберите ведомость в банк, по которой произошло незачисление.
4. 4
   Добавьте сотрудников и суммы, которые банк вернул, или используйте кнопку подбора/заполнения по ведомости.
5. 5
   Проверьте итоговую сумму — она должна совпадать с возвратом по банковской выписке.
6. 6
   Проведите документ и сверьте задолженность перед сотрудником в отчётах.

После проведения программа формирует движения, которые «отменяют» выплату по указанным сотрудникам: сумма возвращается в состав задолженности по зарплате. Это видно в отчётах «Задолженность по зарплате» и «Расчётный листок» — сотрудник снова числится в должниках организации на возвращённую сумму.

Если по одной ведомости банк вернул деньги нескольких сотрудников, всех их вносят в один документ. Создавать отдельные документы на каждого работника не нужно — так учёт остаётся компактным, а сверка с выпиской проще.

Автоматическое создание при обмене с банком

При настроенном обмене по зарплатному проекту (через 1С:ДиректБанк или файловый обмен) подтверждение зачисления от банка может содержать статусы по каждому сотруднику. Если по части работников банк сообщил об ошибке зачисления, программа при загрузке подтверждения формирует «Сведения о незачисленной зарплате» автоматически либо предлагает создать документ.

Автоматика снимает ручную работу, но не отменяет контроль. Сверьте суммы в созданном документе с реестром ошибок банка и с бухгалтерской выпиской о возврате на расчётный счёт. Расхождения возможны, если банк вернул деньги частями или с задержкой.

Что делать после регистрации возврата

Незачисленная сумма — это всё ещё долг перед сотрудником, и его нужно погасить. Есть два основных пути: выплатить деньги через кассу или отправить повторно в банк после уточнения реквизитов.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник сменил карту или счёт и сообщил новые реквизитыОбновите лицевой счёт в карточке сотрудника и создайте новую ведомость в банк на незачисленную сумму

Сотрудник уволен или банковские реквизиты недоступныВыплатите сумму через кассу документом «Ведомость в кассу»

Возврат вызван сбоем банка, реквизиты верныПовторите перечисление новой ведомостью по тем же реквизитам после подтверждения банка, что сбой устранён

Сумма возвращена ошибочно, деньги фактически зачисленыНе проводите документ до сверки с банком — иначе возникнет двойная выплата

При повторной выплате в банк сначала исправьте причину возврата: внесите новый лицевой счёт в карточку сотрудника (раздел «Кадры» — личные данные сотрудника, банковские счета). Если этого не сделать, новая ведомость уйдёт со старыми реквизитами и деньги вернутся снова.

При выплате через кассу создайте «Ведомость в кассу» с видом выплаты, соответствующим исходной (зарплата, аванс, премия). Программа подберёт сотрудника по долгу, который образовался после проведения «Сведений о незачисленной зарплате».

Проверка результата и сверка учёта

После всех операций убедитесь, что учёт сошёлся в трёх точках: программа, банк и бухгалтерский учёт. Расхождение в любой из них означает, что какой-то шаг пропущен или выполнен дважды.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Задолженность по зарплате» после повторной выплаты

Норма

Долг перед сотрудником закрыт, остаток по нему нулевой

Тревожный признак

Сумма висит в задолженности или стала отрицательной (переплата)

Банковская выписка

Норма

Возврат от банка и повторное перечисление отражены и совпадают по сумме с документами

Тревожный признак

Сумма возврата не совпадает со «Сведениями о незачисленной зарплате»

Расчётный листок сотрудника

Норма

Выплачено = начислено за вычетом удержаний, без двойных выплат

Тревожный признак

Выплата задвоена или отсутствует строка повторной выплаты

Ведомость в банк, по которой был возврат

Норма

По сотруднику учтено незачисление, повторная ведомость создана корректно

Тревожный признак

Исходная ведомость отредактирована вручную или распроведена

Отдельно сверьте данные с бухгалтерией: возврат на расчётный счёт и повторное перечисление должны найти отражение в проводках. Если обмен с 1С:Бухгалтерией настроен, «Сведения о незачисленной зарплате» сами по себе проводок не формируют — движения по счетам создают банковские документы, но суммы должны быть согласованы.

Типичные ошибки и ограничения

Есть и ограничения механизма. Документ работает только с ведомостями в банк; для выплат через кассу или на счета вне зарплатного проекта логика другая. Кроме того, если зарплата перечислялась не по зарплатному проекту, а произвольным платёжным поручением, возврат оформляется ручными корректировками — типовой документ такие операции не подбирает автоматически.

FAQ

Обязателен ли документ «Сведения о незачисленной зарплате», если банк вернул деньги?

Формально можно отразить возврат ручными корректировками, но это нарушает логику учёта: ведомость останется «выплаченной», а долг перед сотрудником в отчётах не восстановится. Типовой и безопасный способ — именно этот документ.

Что делать, если банк вернул только часть суммы по сотруднику?

В документе укажите фактически возвращённую сумму, а не всю сумму по ведомости. Остаток считается зачисленным. При повторной выплате создавайте ведомость только на возвращённую часть.

Влияет ли незачисление на НДФЛ и страховые взносы?

Нет. НДФЛ считается удержанным при начислении и перечисляется отдельно, возврат зарплаты банком на него не влияет. Документ корректирует только факт выплаты сотруднику, налоговые регистры он не трогает.

Можно ли отменить ошибочно проведённый документ?

Да, если повторная выплата ещё не оформлена: распроведите или пометьте документ на удаление. Если по нему уже создана ведомость и деньги выплачены, сначала разберитесь с последующими документами, иначе в учёте появится отрицательная задолженность.

Сотрудник уволен, а зарплата при увольнении не зачислилась. Как выплатить?

Проведите «Сведения о незачисленной зарплате» по ведомости на окончательный расчёт, затем выплатите сумму через кассу или запросите у бывшего работника актуальные реквизиты и сделайте повторную ведомость в банк. Сроки выплаты при увольнении установлены законом, поэтому действовать нужно без задержки.

Почему документ не подбирает сотрудников автоматически?

Чаще всего причина в том, что по ведомости не загружено подтверждение из банка или обмен не настроен. В этом случае заполните табличную часть вручную, выбрав сотрудников из исходной ведомости и указав возвращённые суммы по выписке.