Как сделать отпускные в 1С 8: полная инструкция для расчётчика

Начисление отпускных в 1С 8 выполняется в конфигурации «Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) документом «Отпуск». Программа автоматически рассчитывает средний дневной заработок, сумму отпускных, удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы. Задача расчётчика — корректно ввести исходные данные и проверить результат перед выплатой.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:ЗУП 8.3 (редакция 3.1) — наиболее распространённую версию. В «1С:Бухгалтерии 8» механизм похож, но часть расчётов там упрощена, а для сотрудников с нестандартными графиками возможности ограничены. Если в базе ведётся полноценный кадровый учёт, работайте в ЗУП.

Что проверить перед начислением отпускных

Корректность расчёта на 90% зависит от исходных данных в базе. Прежде чем создавать документ, убедитесь, что за расчётный период (12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска) начислена зарплата и проведены все документы: начисления зарплаты, премии, больничные, командировки и другие отсутствия.

Проверьте, что сотрудник принят на работу кадровым документом «Приём на работу», а не заведён только в справочнике. Без кадрового приказа программа не сможет определить дату приёма, график работы и право на отпуск. Также убедитесь, что в карточке сотрудника указан правильный график работы — от него зависит учёт рабочих дней при расчёте среднего заработка.

Если организация только перешла на ЗУП и история начислений введена частично, средний заработок рассчитается неверно. В этом случае данные за прошлые месяцы нужно ввести вручную прямо в форме расчёта среднего заработка или загрузить переносом данных.

Создание документа «Отпуск»

Перейдите в раздел «Зарплата» → «Отпуска» (либо «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников») и нажмите «Создать» → «Отпуск». Если в базе несколько организаций, сначала выберите нужную организацию, затем сотрудника.

Укажите период отпуска: дату начала и дату окончания. Программа автоматически посчитает количество календарных дней. Установите флажки видов отпуска: «Основной отпуск» и при необходимости «Дополнительный отпуск» — для дополнительного нужно выбрать его вид из справочника (за ненормированный день, вредные условия и т.п.).

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Отпуска» → «Создать»
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника
3. 3
   Укажите даты начала и окончания отпуска, отметьте вид отпуска
4. 4
   Откройте форму расчёта среднего заработка и проверьте базу и период
5. 5
   Проверьте начисленную сумму, НДФЛ и взносы на вкладках документа
6. 6
   Проведите документ и сформируйте записку-расчёт Т-60

Месяц начисления в шапке документа определяет, в каком периоде отпускные попадут в учёт и отчётность. Если отпуск начинается в следующем месяце, а начисляете вы заранее — оставьте текущий месяц начисления: по правилам отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Проверка расчёта среднего заработка

После заполнения периода программа рассчитывает средний дневной заработок автоматически. Чтобы увидеть детали, нажмите кнопку с суммой среднего заработка (зелёное поле рядом с надписью «Средний заработок») или ссылку «Подробнее» в форме документа.

В открывшейся форме проверьте три вещи: расчётный период (по умолчанию 12 календарных месяцев), заработок по месяцам и отработанное время. Месяцы, в которых сотрудник болел или был в отпуске, должны показывать неполное время — программа пересчитывает календарные дни по формуле с коэффициентом 29,3.

Если какой-то месяц отображается с нулевым заработком, хотя сотрудник работал, — значит, начисления за этот период не проведены или вид расчёта не отмечен как входящий в базу среднего заработка. Исправить это можно, не закрывая документ: кнопка «Дополнить» или ручной ввод суммы в таблицу, но ручную правку используйте только как временную меру и обязательно восстановите учёт.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный период

Норма

12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска

Тревожный признак

Обрезанный период или пустые месяцы при фактической работе

Средний дневной заработок

Норма

Сопоставим с окладом сотрудника, делённым на 29,3

Тревожный признак

Сумма резко ниже оклада без объективных причин

Начислено отпускных

Норма

Средний заработок × дни отпуска

Тревожный признак

Сумма не сходится с ручным пересчётом

НДФЛ, взносы и вкладки документа

На вкладке «Начислено (подробно)» видна разбивка отпускных по дням и месяцам, если отпуск переходящий. Вкладка «НДФЛ» показывает исчисленный налог с учётом вычетов, применённых сотруднику. На вкладке «Взносы» отражаются страховые взносы, начисленные на сумму отпускных.

НДФЛ с отпускных удерживается при выплате. Обратите внимание на дату получения дохода: для отпускных это дата выплаты, поэтому важно, чтобы месяц начисления и планируемая дата выплаты были согласованы. Если платёжные реквизиты сотрудника заполнены, программа подставит дату выплаты автоматически.

Если у сотрудника есть право на вычеты на детей, проверьте, что заявление на вычет введено в программу (раздел «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты»). Отсутствие заявления приведёт к удержанию НДФЛ без вычета — сотрудник получит меньше, чем ожидал.

Выплата отпускных

После проведения документа «Отпуск» создайте ведомость на выплату: кнопка «Выплатить» прямо из документа или раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «в кассу»). Программа подставит сумму к выплате за вычетом НДФЛ.

Дату выплаты в ведомости укажите фактическую — от неё зависит срок перечисления НДФЛ и отражение в отчётности. Помните о требовании законодательства: отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска.

После проведения ведомости сформируйте записку-расчёт по форме Т-60 из документа «Отпуск» (кнопка «Печать»). Этот документ подтверждает расчёт для сотрудника и для проверяющих.

Особые ситуации

Отпуск с последующим увольнением

В этом случае сначала оформите отпуск, затем документ «Увольнение» с датой, совпадающей с последним днём отпуска. Программа рассчитает компенсацию за неиспользованные дни отдельно. Не объединяйте оба события в один документ — это нарушит кадровую последовательность.

Отзыв из отпуска и перерасчёт

Если сотрудника отозвали из отпуска, создайте документ «Отзыв из отпуска» (раздел «Кадры» → «Отзывы, возвраты из отпусков») или исправьте исходный документ «Отпуск», сократив период. Программа сторнирует излишне начисленные отпускные при следующем расчёте зарплаты.

Отпуск в первый месяц работы

Если сотрудник идёт в отпуск, не отработав полного расчётного периода, программа рассчитает средний заработок из фактически начисленных сумм и отработанных дней. Если начислений вообще нет, средний заработок считается от оклада (тарифной ставки) — проверьте, что оклад указан в кадровом приказе.

Частые вопросы

Чем отличается начисление отпускных в 1С:Бухгалтерии от 1С:ЗУП?

В 1С:Бухгалтерии 8 документ «Отпуск» есть, но расчёт среднего заработка упрощён и требует больше ручного контроля, особенно при неполных месяцах и премиях. Для организаций с несколькими сотрудниками и стандартными условиями этого достаточно; при сложных графиках, надбавках и частых отсутствиях надёжнее использовать ЗУП.

Почему программа рассчитала отпускные меньше оклада?

Наиболее частые причины: неполные месяцы в расчётном периоде (больничные, отпуска за свой счёт), непроведённые начисления или премии, не включённые в базу среднего заработка. Откройте форму расчёта среднего заработка и сверьте суммы по месяцам с расчётными листками.

Как исправить ошибку в уже проведённом отпуске?

Если зарплата за месяц ещё не выплачена, откройте документ «Отпуск», исправьте данные и перепроведите. Если период закрыт и отчётность сдана, используйте механизм исправления: «Зарплата» → «Перерасчёты» → создайте исправление документа, чтобы изменения прошли корректно по учёту.

Нужно ли создавать отдельный документ для компенсации отпуска при увольнении?

Нет, компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается автоматически в документе «Увольнение». Программа определит остаток дней отпуска и начислит компенсацию по среднему заработку вместе с окончательным расчётом.

Как отразить отпускные, если отпуск переходит на следующий месяц?

Ничего дополнительно делать не нужно: ЗУП автоматически разделит начисление по месяцам на вкладке «Начислено (подробно)». В бухгалтерском учёте суммы распределятся по периодам, а НДФЛ отразится по дате выплаты.

Что делать, если в списке отпусков нет нужного вида дополнительного отпуска?

Добавьте его в справочник «Виды отпусков» (раздел «Настройка» → «Виды отпусков»), указав наименование и количество дней в год. После этого вид станет доступен для выбора в документе «Отпуск» и в графике отпусков.