Другое · 9 мин
Сведения для реестра прямых выплат в 1С:ЗУП: где их найти и как подготовить
Где в 1С:ЗУП найти сведения для реестра прямых выплат в СФР: какие документы создать, какие данные проверить у сотрудника и как выгрузить реестр в ФСС.
Реестр прямых выплат — это электронный документ, который работодатель передаёт в Социальный фонд России (СФР, ранее ФСС) для назначения сотруднику пособия: по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребёнком и других страховых выплат. В 1С:ЗУП вся информация для реестра собирается из кадровых и расчётных документов, а сам реестр формируется в специальном разделе программы.
Основная сложность у пользователей возникает не с отправкой реестра, а с поиском нужных сведений: где указать банковский счёт сотрудника, откуда подтянется СНИЛС, как проверить электронный больничный. Ниже разобраны конкретные места в интерфейсе 1С:ЗУП, где хранятся данные для реестра, и порядок их подготовки.
Где в 1С:ЗУП находится рабочее место с реестрами прямых выплат
Основная точка входа — раздел «Отчетность, справки». В зависимости от версии конфигурации нужный пункт называется «Пособия по нетрудоспособности (СФР)», «Реестры сведений в СФР» или «Прямые выплаты (СФР)». Здесь отображается список уже сформированных реестров и исходящих документов в фонд.
Второй путь — через сам документ начисления. Откройте «Зарплата» → «Больничные листы», найдите нужный больничный, и в нём будет команда «Передать в СФР» или ссылка на создание исходящего документа. Программа сама сформирует проект реестра на основании данных документа.
Третий вариант — обмен с СФР через сервис «1С-Отчетность»: раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», закладка с уведомлениями и требованиями фонда. Через этот же канал приходят электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН), по которым нужно отправить сведения.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «Пособия по нетрудоспособности (СФР)»
- 2Создайте новый реестр или откройте автоматически созданный из больничного листа
- 3Проверьте сведения о сотруднике: СНИЛС, ФИО, документ, банковский счёт
- 4Проверьте номер ЭЛН и период нетрудоспособности
- 5Нажмите «Записать», затем «Отправить» через 1С-Отчетность
- 6Дождитесь квитанции о приёме от СФР
Какие сведения нужны для реестра и где они хранятся
Реестр прямых выплат состоит из двух блоков: сведения о страхователе (организации) и сведения о застрахованном лице (сотруднике). Разберём, откуда программа берёт каждое поле.
Данные организации
Реквизиты страхователя подтягиваются из справочника «Организации» (раздел «Настройка» → «Реквизиты организации»). Здесь должны быть корректно заполнены: ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР, код подчиненности, ОГРН. Если регистрационный номер или код подчиненности не заполнены, реестр не пройдёт форматный контроль при отправке.
Личные данные сотрудника
ФИО, дата рождения, СНИЛС, пол, гражданство хранятся в карточке физического лица: «Кадры» → «Сотрудники», откройте сотрудника и перейдите по ссылке на физическое лицо. Документ, удостоверяющий личность (паспорт, серия, номер, кем и когда выдан), заполняется там же по ссылке «Личные данные» или «Документы, удостоверяющие личность».
Адрес регистрации и адрес фактического проживания берутся из контактной информации физического лица. Убедитесь, что адрес введён по классификатору ФИАС/КЛАДР — свободный текст часто вызывает ошибки при проверке в СФР.
Банковские реквизиты для выплаты
Способ получения пособия сотрудником указывается в карточке сотрудника по ссылке «Выплаты, учет затрат» или в документе «Заявление сотрудника на выплату пособия» (если он используется в вашей версии). Варианты: на счёт в банке, на карту «Мир», почтовым переводом. Для банковского перевода нужны БИК, наименование банка и номер счёта — именно счёта, а не номера карты.
Как проверить электронный больничный перед отправкой реестра
Реестр прямых выплат по нетрудоспособности формируется на основании электронного листка нетрудоспособности. Номер ЭЛН поступает в программу автоматически через обмен с СФР, если настроена 1С-Отчетность или подключение к СЭДО.
Найти входящие ЭЛН можно так: «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» → «Уведомления» или через рабочее место «Пособия по нетрудоспособности». Если больничный не пришёл, проверьте, что сотрудник сообщил вам номер ЭЛН, и загрузите его вручную в документе «Больничный лист» по кнопке «Получить из СФР».
Важный момент: реестр отправляется только после того, как больничный закрыт медицинской организацией. Если статус ЭЛН — «открыт» или «продлён», СФР не примет сведения. Статус виден прямо в документе «Больничный лист».
Заявление сотрудника и способы выплаты пособия
По действующему порядку отдельное бумажное заявление на назначение пособия по нетрудоспособности, как правило, не требуется — сведения передаются проактивно. Однако для пособий по уходу за ребёнком и при смене реквизитов выплаты данные всё равно нужно зафиксировать в программе.
В 1С:ЗУП для этого используется документ «Заявление сотрудника на выплату пособия» (раздел «Отчетность, справки» или «Зарплата» → «Пособия»). В нём указываются вид пособия, способ выплаты, банковские реквизиты и документ-основание. На основании этого заявления формируется реестр.
Если сотрудник меняет банк или счёт, обновите данные до отправки реестра, а не после: исправление уже отправленных сведений требует формирования корректирующего реестра и занимает больше времени.
Отправка реестра и контроль статуса
Отправка выполняется из формы реестра кнопкой «Отправить» (требуется действующая подписка 1С-Отчетность) либо выгрузкой XML-файла для загрузки через личный кабинет страхователя на сайте СФР или через АРМ страхователя.
После отправки отслеживайте статус в том же списке реестров. Возможные состояния: «Подготовлен», «Отправлен», «Принят СФР», «Ошибка». При ошибке откройте протокол — в нём указано конкретное поле, которое не прошло проверку. Исправьте данные в источнике (карточке сотрудника или организации), а не только в реестре, иначе ошибка повторится в следующем документе.
Как проверить результат
«Принят СФР» или «Передан в СФР» без замечаний
«Ошибка» или долгое зависание в статусе «Отправлен»
Совпадают с данными фонда, реестр принят
Отказ с формулировкой «застрахованный не найден»
20-значный счёт, корректный БИК действующего банка
Номер карты вместо счёта, БИК отозванного банка
«Закрыт» — можно отправлять сведения
«Открыт» или «Продлён» — реестр будет отклонён
Если реестр не формируется или данные не подтягиваются
Когда программа не создаёт реестр автоматически, причина обычно в одном из трёх мест. Первое — в учётной политике организации не включён механизм прямых выплат: проверьте «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учетная политика», там должен быть указан порядок выплаты пособий через СФР.
Второе — не заполнены обязательные поля в документе-основании. Больничный лист без номера ЭЛН или без периода нетрудоспособности не даст сформировать корректный реестр. Третье — устаревшая версия конфигурации: форматы обмена с СФР периодически меняются, и старые релизы могут формировать файлы неактуальной версии. Обновите конфигурацию до актуального релиза.
Если сведения отправлены, но СФР запросил уточнения, входящее требование придёт через 1С-Отчетность. На него нужно ответить корректирующим реестром в установленный фондом срок.
Что важно запомнить
Реестры прямых выплат находятся в разделе «Отчетность, справки» → «Пособия по нетрудоспособности (СФР)», а сведения для них подтягиваются из карточек организации и сотрудника. Перед отправкой проверьте СНИЛС, паспорт, адрес по ФИАС, 20-значный номер счёта и статус ЭЛН «закрыт». Ошибки исправляйте в источниках данных, а не только в самом реестре.
Частые вопросы по реестрам прямых выплат в 1С:ЗУП
Где найти уже отправленные реестры?
В разделе «Отчетность, справки» → «Пособия по нетрудоспособности (СФР)» отображается журнал всех исходящих реестров с отбором по периоду, сотруднику и статусу. Также отправленные документы видны в «1С-Отчетность» в списке исходящих документов по направлению СФР.
Можно ли отправить реестр без 1С-Отчетности?
Да. Реестр можно выгрузить в XML-файл и загрузить через личный кабинет страхователя на портале СФР или через программу «АРМ подготовки расчётов для ФСС». Это менее удобно: статусы и протоколы придётся отслеживать вручную.
Почему в реестр не попадает больничный лист?
Чаще всего в документе не указан номер ЭЛН, больничный не проведён, либо в учётной политике организации не включён механизм прямых выплат. Проверьте эти три пункта последовательно.
Что делать, если СФР вернул реестр с ошибкой?
Откройте протокол приёма в карточке реестра — там указано конкретное поле и причина отказа. Исправьте данные в карточке сотрудника или организации, затем сформируйте и отправьте реестр повторно. Не редактируйте только сам реестр, иначе ошибка повторится.
Нужно ли заявление от сотрудника для пособия по нетрудоспособности?
По общему правилу сведения передаются проактивно на основании ЭЛН, отдельное заявление не требуется. Но банковские реквизиты и способ выплаты должны быть актуальны в карточке сотрудника — при их смене данные нужно обновить до отправки реестра.
Как исправить ошибку в уже принятом реестре?
Формируется корректирующий реестр с тем же номером ЭЛН и исправленными сведениями. В 1С:ЗУП это делается через создание нового исходящего документа по тому же основанию с признаком корректировки. До отправки уточните в протоколе СФР, какие именно данные требуют исправления.