Как учесть трудовые книжки в 1С

Учет трудовых книжек в 1С — это не просто запись в карточке сотрудника. Программа должна отражать прием и выдачу бланков, хранение книжек у работодателя, переход сотрудников на электронные трудовые книжки (ЭТК) и формирование отчетности СЗВ-ТД в ПФР. Ошибки в этом участке приводят к расхождениям с данными фонда и штрафам при проверках.

Основной инструмент — конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия с кадровым блоком. В обеих учет ведется через кадровые документы (прием, перевод, увольнение), а сведения о трудовой книжке хранятся в карточке физического лица и в специальных регистрах. Ниже разобрано, как настроить учет, отражать типовые операции и контролировать результат.

Где в 1С хранятся сведения о трудовой книжке

Основные данные о трудовой книжке привязаны к физическому лицу, а не к документу. Откройте справочник «Сотрудники» или «Физические лица» (в ЗУП: Кадры → Сотрудники), перейдите в карточку сотрудника и найдите раздел «Трудовая деятельность» или ссылку «Трудовая книжка». Здесь указываются серия, номер, дата выдачи, а также сведения о вкладыше, если он оформлен.

Сами записи о приеме, переводах и увольнении программа формирует автоматически на основании кадровых документов. Ручное дублирование записей в карточке не требуется — достаточно правильно провести «Прием на работу» или «Кадровый перевод». Если запись в трудовой книжке не появилась, сначала проверьте, проведен ли документ и указана ли в нем дата приказа.

В ЗУП также доступен отчет по трудовым книжкам: раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Трудовые книжки» (название может отличаться в зависимости от релиза). Он показывает, какие книжки хранятся у работодателя, какие выданы на руки и по каким сотрудникам ведется электронный учет.

Настройка учета перед началом работы

Перед заведением данных проверьте настройки учетной политики кадрового учета. В ЗУП: «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учетная политика и другие настройки». Убедитесь, что включен контроль кадровых документов и корректно заполнены данные организации — именно они попадают в записи трудовой книжки и в СЗВ-ТД (наименование работодателя, ИНН).

Если организация приобретает бланки трудовых книжек и вкладышей, ведите их количественный учет отдельно. В типовых конфигурациях нет полноценного складского учета бланков строгой отчетности, поэтому на практике используют либо забалансовый счет в 1С:Бухгалтерии (например, 006 «Бланки строгой отчетности»), либо регистрацию в приходно-расходной книге вне программы с периодической сверкой.

1. 1
   Откройте карточку сотрудника и перейдите к сведениям о трудовой книжке
2. 2
   Введите серию, номер и дату выдачи книжки, при наличии — данные вкладыша
3. 3
   Укажите способ ведения: бумажная книжка или электронные сведения (ЭТК)
4. 4
   Проверьте, что кадровые документы сотрудника проведены и формируют записи
5. 5
   Сформируйте отчет по трудовым книжкам и сверьте с фактическим наличием

Учет бумажных трудовых книжек: типовые операции

Прием на работу

При оформлении документа «Прием на работу» программа автоматически готовит запись для трудовой книжки: наименование организации, должность, структурное подразделение, дата и номер приказа. Если сотрудник принят впервые и книжки у него нет, работодатель обязан завести новую — в карточке сотрудника зафиксируйте реквизиты выданного бланка.

Для печати записей в книжку используются встроенные печатные формы кадровых документов. Обратите внимание: запись вносится в бумажный документ вручную или печатью, а 1С лишь готовит корректный текст — ответственность за внесение записи несет кадровик.

Переводы и увольнение

Кадровые переводы формируют дополнительные записи в трудовой книжке, если меняется постоянная функция сотрудника. При увольнении документ «Увольнение» формирует запись с основанием (статья ТК РФ) и реквизитами приказа. В этот же день книжка выдается сотруднику — в программе полезно зафиксировать факт выдачи, чтобы книжка не числилась на хранении.

Электронные трудовые книжки и отчет СЗВ-ТД

Для сотрудников, подавших заявление о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности, бумажная книжка выдается на руки с отметкой, а дальнейший учет ведется только в электронном виде. В 1С это отражается выбором способа ведения трудовой книжки в карточке сотрудника и регистрацией самого заявления — в ЗУП есть соответствующий документ в разделе кадровых документов или отчетности.

Ключевая обязанность работодателя — передача сведений в ПФР по форме СЗВ-ТД (сейчас — в составе отчетности в Социальный фонд России) при каждом кадровом событии: прием, перевод, увольнение, переименование организации. В 1С отчет формируется в разделе «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» и заполняется автоматически по кадровым документам за период.

Перед отправкой сверьте сформированный отчет с журналом кадровых приказов. Частая ситуация: документ проведен «задним числом» после сдачи отчетности — тогда требуется корректирующая (отменяющая или дополняющая) форма. Не редактируйте данные вручную в самом отчете, исправляйте первичный кадровый документ.

Контроль и сверка учета трудовых книжек

Периодически — не реже раза в квартал и обязательно перед проверками — проводите сверку трех массивов данных: книжек, фактически хранящихся в сейфе, данных в карточках сотрудников и переданных сведений в фонд. Расхождения чаще всего возникают по уволенным сотрудникам (книжка не выдана) и по «электронщикам» (книжка выдана, но в программе не отмечено).

Для сверки используйте кадровые отчеты ЗУП и списки сотрудников с группировкой по способу ведения трудовой книжки. Если ведется забалансовый учет бланков, сверьте остаток по счету с фактическим количеством бланков и вкладышей.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчет по трудовым книжкам

Норма

Все книжки в отчете соответствуют физически хранящимся

Тревожный признак

В отчете есть книжки уволенных или отсутствуют реально хранящиеся

Карточка сотрудника

Норма

Заполнены серия, номер, дата выдачи, указан способ ведения

Тревожный признак

Пустые реквизиты или неверный способ ведения

СЗВ-ТД за период

Норма

Все приемы, переводы и увольнения попали в отчет

Тревожный признак

Кадровые события есть в приказах, но отсутствуют в форме

Особые ситуации: дубликаты, утрата, исправления

Если книжка утрачена работодателем (например, при форс-мажоре) или сотрудником, оформляется дубликат. В 1С заведите новые реквизиты в карточке сотрудника с пометкой о дубликате, а записи о стаже восстанавливайте на основании подтверждающих документов. Старая книжка при этом не «удаляется» из истории — сведения о ней сохраняются.

Исправление ошибочной записи в бумажной книжке выполняется только новой записью с признанием предыдущей недействительной — зачеркивания и корректура недопустимы. В программе исправление оформляется новым кадровым документом или документом-исправлением, а не редактированием проведенного приказа «задним числом» без следа.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести учет трудовых книжек в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

Да, базовый учет возможен: в 1С:Бухгалтерии есть кадровые документы и хранение сведений о книжке в карточке сотрудника. Однако для развитого кадрового учета, массовой печати записей и удобной работы с СЗВ-ТД лучше подходит ЗУП — в бухгалтерской конфигурации кадровый блок урезан.

Что делать, если сотрудник перешел на ЭТК, а потом захотел вернуть бумажную книжку?

По действующим правилам возврат к бумажному ведению после перехода на электронные сведения не предусмотрен. Работодатель продолжает передавать сведения в фонд, а ранее выданная бумажная книжка остается у сотрудника без новых записей.

Как учесть бланки трудовых книжек, купленные организацией?

Бланки относятся к бланкам строгой отчетности. В 1С:Бухгалтерии их обычно учитывают за балансом (например, на счете 006) в количественном выражении, а стоимость списывают на расходы при оприходовании. Параллельно ведется приходно-расходная книга по учету бланков.

Почему запись о приеме не попала в СЗВ-ТД?

Чаще всего документ «Прием на работу» не проведен, проведен после формирования отчета или в нем не указана дата приема. Проверьте статус документа, затем перезаполните отчет. Если событие произошло в уже отчитанном периоде, сформируйте форму за соответствующий период повторно.

Нужно ли хранить в 1С сканы трудовых книжек?

Закон этого не требует, но прикрепление сканов к карточке сотрудника — удобная практика: ускоряет сверки и восстановление данных при утрате. В ЗУП файлы прикрепляются через ссылку «Присоединенные файлы» в карточке физического лица.