Как выдать сотруднику справку СТД-Р из 1С

Справка СТД-Р — это форма «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем». Она заменила бумажную трудовую книжку для сотрудников, перешедших на электронный формат, и обязательно выдаётся при увольнении, а также по заявлению работника в течение трёх рабочих дней. В программах 1С формирование справки автоматизировано: данные подтягиваются из кадровых документов, остаётся проверить их корректность и распечатать или выгрузить файл.

Ниже разобран порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0), особенности заполнения, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых справку приходится переделывать.

Что такое СТД-Р и когда её обязаны выдать

СТД-Р — бумажная форма, которую работодатель выдаёт работнику лично. Не путайте её с СЗВ-ТД: это та же информация, но в виде электронного отчёта, который сдаётся в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР). Содержание форм идентично: периоды работы, должности, структурные подразделения, основания кадровых мероприятий (реквизиты приказов), сведения об увольнении с указанием статьи ТК РФ.

Выдать СТД-Р работодатель обязан в двух случаях. Первый — при увольнении: справка выдаётся в день прекращения трудового договора вместе с остальными документами. Второй — по письменному заявлению сотрудника: справку нужно подготовить не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Количество обращений законом не ограничено, отказать работнику нельзя.

Где в 1С находится документ для СТД-Р

В 1С:ЗУП 3.1 сведения о трудовой деятельности ведутся в специальном журнале. Откройте раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» (в некоторых релизах — «Отчетность, справки» → «Электронные трудовые книжки»). Здесь хранятся документы «Сведения о трудовой деятельности, СЗВ-ТД». Именно на их основе печатается и справка для работника.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 путь похожий: раздел «Зарплата и кадры» → «СЗВ-ТД» или через «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность». Если кадровый учёт ведётся в упрощённом виде, убедитесь, что приёмы, переводы и увольнения оформлены документами, а не просто заведены в справочнике сотрудников — иначе сведениям неоткуда будет подтянуться.

Если раздела «Электронные трудовые книжки» в меню нет, проверьте настройки функциональности: «Настройка» → «Функциональность программы» либо состав панелей разделов. Также у пользователя должны быть права кадровика или специалиста по отчётности.

Пошаговое формирование справки в 1С:ЗУП

Для выдачи справки по заявлению сотрудника создайте новый документ «Сведения о трудовой деятельности, СЗВ-ТД». В поле «Вид сведений» выберите вариант «По заявлению работника» — в этом случае документ не будет считаться отчётом для сдачи в фонд, а служит основанием для печатной формы СТД-Р. При увольнении используется вид «Увольнение», который одновременно является отчётом в СФР.

Далее укажите организацию и сотрудника, нажмите «Заполнить» — программа подберёт все зарегистрированные кадровые мероприятия: приём на работу, кадровые переводы, переименования должности или подразделения, увольнение. Проверьте, что у каждой строки заполнены дата, наименование мероприятия, должность по штатному расписанию и реквизиты приказа-основания (дата и номер).

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» и создайте документ «Сведения о трудовой деятельности, СЗВ-ТД».
2. 2
   Выберите вид сведений: «По заявлению работника» или «Увольнение», укажите организацию и сотрудника.
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте строки: даты, должности, реквизиты приказов, при увольнении — статья ТК РФ.
4. 4
   Проведите документ, затем через кнопку «Печать» выберите форму «СТД-Р» и распечатайте.
5. 5
   Подпишите справку у руководителя, поставьте печать при её наличии и выдайте сотруднику под подпись о получении.

После проверки проведите документ и нажмите «Печать» → «СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности)». Печатная форма соответствует утверждённому образцу: шапка с данными работодателя и работника (СНИЛС, ФИО, дата рождения), таблица мероприятий, подпись руководителя. Если организация работает без печати, отметка о печати не требуется.

Особенности при увольнении сотрудника

При увольнении СТД-Р выдаётся в последний рабочий день, а отчёт СЗВ-ТД с видом «Увольнение» должен быть сдан в СФР не позднее следующего рабочего дня за днём издания приказа. В 1С это один документ: вы формируете «Сведения о трудовой деятельности» с видом «Увольнение», отправляете его в фонд через 1С-Отчетность и параллельно печатаете СТД-Р для работника.

Критично правильно указать основание увольнения: статью, пункт и часть Трудового кодекса. В документе эти данные подтягиваются из приказа на увольнение, если в самом приказе заполнено основание. Проверьте формулировку заранее — сотрудник вправе требовать, чтобы запись в справке дословно соответствовала норме ТК РФ, как и в трудовой книжке.

Если сотрудник увольняется, но трудовую книжку на бумаге продолжал вести, СТД-Р всё равно выдаётся — она дублирует сведения, переданные в СФР. Отказаться от выдачи нельзя, даже если работник не подавал заявление о переходе на электронную трудовую.

Выгрузка в XML и передача через 1С-Отчетность

Для сдачи в СФР документ с видом «Увольнение» или регулярный СЗВ-ТД выгружается в XML. В документе нажмите «Выгрузить» — программа сформирует файл по действующему формату. Удобнее отправлять напрямую через 1С-Отчетность: в журнале отчётов выберите документ и нажмите «Отправить», статус сдачи отобразится там же после получения квитанции.

Сама справка СТД-Р работнику в электронном виде законодательно не предусмотрена как обязательная форма — она выдаётся на бумаге. Если сотрудник просит электронные сведения, он может получить их самостоятельно через Госуслуги или личный кабинет СФР, где отражаются все переданные работодателями данные.

Проверка результата и типичные ошибки

Перед печатью сверьте справку с кадровыми документами. Основные контрольные точки: совпадение дат приёма и переводов с приказами, корректность наименований должностей (они должны повторять штатное расписание и трудовой договор), наличие номеров и дат приказов-оснований в каждой строке, верный СНИЛС и ФИО работника.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строки мероприятий

Норма

Все приёмы, переводы и увольнения присутствуют, даты совпадают с приказами

Тревожный признак

Пропущен перевод или дата отличается от приказа

Реквизиты оснований

Норма

У каждой строки есть номер и дата приказа

Тревожный признак

Пустые колонки «Номер» и «Дата» документа-основания

Данные работника

Норма

ФИО, СНИЛС и дата рождения совпадают с паспортными данными

Тревожный признак

Опечатка в ФИО или устаревшая фамилия после её смены

Основание увольнения

Норма

Статья, пункт и часть ТК РФ указаны полностью

Тревожный признак

Только номер статьи без пункта или неверная формулировка

Частая причина пустой или неполной справки — кадровые события оформлены вне документов: например, перевод внесён редактированием карточки сотрудника, а не документом «Кадровый перевод». В этом случае сведениям неоткуда подтянуться. Вторая распространённая проблема — в приказах не заполнены номер или дата, и печатная форма выходит с пустыми колонками, что делает справку недействительной.

Если данных не хватает или справка пустая

Если после нажатия «Заполнить» таблица пустая, проверьте три вещи. Во-первых, дату приёма сотрудника: сведения в СЗВ-ТД и СТД-Р отражаются только начиная с 2020 года, более ранние периоды в справку не входят. Во-вторых, оформлены ли кадровые события документами и проведены ли они. В-третьих, та ли это организация — у сотрудника, работавшего в нескольких юрлицах группы, сведения формируются по каждому работодателю отдельно.

Если часть мероприятий отсутствует, добавьте строки вручную в табличную часть документа, указав дату, вид мероприятия, должность и реквизиты приказа. Но правильнее устранить причину: создать недостающий кадровый документ, чтобы учёт и отчётность не расходились в будущем.

Удобно завести журнал учёта выданных справок СТД-Р: дата выдачи, ФИО сотрудника, основание (заявление или увольнение), подпись о получении. При повторном запросе или проверке трудовой инспекции это избавит от поиска копий по разным папкам.

Частые вопросы по выдаче СТД-Р из 1С

Можно ли выдать СТД-Р в электронном виде вместо бумажной?

Форма СТД-Р предназначена для выдачи на бумаге с подписью руководителя. Электронный аналог работник получает самостоятельно через Госуслуги или личный кабинет на сайте СФР — там отображаются все сведения, переданные работодателями отчётами СЗВ-ТД. Если сотрудник просит «файл», распечатайте справку и при необходимости отдайте скан — юридически значимым остаётся бумажный оригинал.

Чем СТД-Р отличается от СЗВ-ТД в 1С?

Это одно и то же содержание в двух форматах. СЗВ-ТД — электронный отчёт, который сдаётся в СФР при кадровых событиях (приём, перевод, увольнение). СТД-Р — печатная форма для выдачи работнику. В 1С обе формируются из одного документа «Сведения о трудовой деятельности»: для отчёта используется отправка или выгрузка XML, для справки — команда печати.

Почему в справке не отображаются периоды работы до 2020 года?

Так задумано законодательно: сведения о трудовой деятельности передаются в СФР и отражаются в СТД-Р только начиная с 1 января 2020 года, когда стартовал переход на электронные трудовые книжки. Более ранние периоды подтверждаются записями в бумажной трудовой книжке, архивными справками или выпиской из индивидуального лицевого счёта, которую работник запрашивает в СФР сам.

Что делать, если в справке обнаружилась ошибка после выдачи?

Исправьте данные в кадровом документе-источнике (например, реквизиты приказа или основание увольнения), затем сформируйте новый документ сведений и распечатайте корректную СТД-Р. Если ошибка затронула уже сданный в СФР отчёт СЗВ-ТД, дополнительно сдайте отменяющую и корректирующую формы. Испорченную первую справку у работника следует изъять или получить от него подтверждение получения исправленной версии.

Нужно ли выдавать СТД-Р совместителю?

Да. Обязанность выдачи не зависит от вида трудового договора: внешние и внутренние совместители получают справку на общих основаниях — при увольнении и по заявлению. В 1С совместитель оформлен отдельным сотрудником со своими кадровыми документами, поэтому документ сведений формируется по нему так же, как по основному работнику.

Сколько экземпляров справки выдавать и нужна ли печать?

Закон не ограничивает количество экземпляров, обычно выдают один оригинал, при повторном заявлении — ещё один. Подпись руководителя обязательна. Печать ставится, если организация использует её в работе (это отражено в уставе); компании, отказавшиеся от печати, выдают справку только с подписью, и это не является нарушением.