Другое · 9 мин
Как сделать справку СТД-Р в 1С: пошаговая инструкция
Как сделать справку СТД-Р в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: где найти документ, как заполнить, проверить суммы и выгрузить для Госуслуг. Пошаговая инструкция и разбор ошибок.
Справка СТД-Р (справка о доходах и суммах налога физического лица) пришла на смену привычной 2-НДФЛ после того, как форма 2-НДФЛ вошла в состав расчёта 6-НДФЛ. Работодатель обязан выдать её сотруднику по запросу — при увольнении, для банка, визового центра или налогового вычета. В программах 1С справка формируется автоматически на основе учтённых доходов и удержанного НДФЛ.
Основной рабочий инструмент — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), где справка доступна как полноценный документ с печатной формой и выгрузкой в электронном виде. В 1С:Бухгалтерии возможности ограничены: там справку чаще формируют через отчёты по НДФЛ или в составе годовой отчётности. Ниже разобраны оба варианта, проверка сумм и типичные ошибки.
Что такое СТД-Р и когда она нужна
СТД-Р — это справка о доходах и суммах налога физического лица, которую налоговый агент выдаёт работнику. По сути это та же 2-НДФЛ в части сведений о конкретном человеке: доходы по месяцам, налоговые вычеты, исчисленный и удержанный НДФЛ, сведения о налоговом агенте.
Справку запрашивают при увольнении (работодатель обязан выдать её в день увольнения вместе с другими документами), при оформлении кредита, ипотеки, визы, а также для подтверждения дохода при получении налоговых вычетов и социальных выплат. Срок выдачи по заявлению работника — не более трёх рабочих дней.
Как сформировать СТД-Р в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП справка оформляется отдельным документом. Откройте раздел «Отчетность, справки» и перейдите по ссылке «Справки сотрудникам» (в некоторых релизах — «1С-Отчетность» → «Справки»). В журнале нажмите «Создать» и выберите «Справка о доходах (СТД-Р)».
В форме документа укажите организацию, сотрудника и налоговый период (год), за который нужна справка. Нажмите кнопку «Заполнить» — программа соберёт данные из регистров учёта доходов и НДФЛ: суммы по кодам доходов, вычеты, исчисленный, удержанный и перечисленный налог. Если у сотрудника были доходы по разным ставкам (например, 13% и 15%), разделы сформируются по каждой ставке отдельно.
Проверьте заполненные данные, затем нажмите «Записать» и «Печать». Доступны печатная форма справки и выгрузка в XML для передачи в ФНС. Документ можно сохранить и вернуться к нему позже — он хранится в журнале справок.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «Справки сотрудникам»
- 2Создайте документ «Справка о доходах (СТД-Р)»
- 3Укажите организацию, сотрудника и налоговый период
- 4Нажмите «Заполнить» и проверьте суммы по разделам
- 5Запишите документ, распечатайте или выгрузите XML
- 6Сверьте итоги с отчётом «Анализ НДФЛ» перед выдачей
Как сделать справку в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 отдельного документа «Справка СТД-Р» в большинстве релизов нет, если зарплата ведётся в упрощённом режиме. Основной путь — раздел «Отчёты» → «1С-Отчетность»: в составе годового расчёта 6-НДФЛ формируются приложения со сведениями о доходах по каждому сотруднику, которые по структуре соответствуют СТД-Р. Их можно распечатать и выдать работнику.
Альтернатива — отчёты по зарплате: «Расчётный листок» за период, «Анализ НДФЛ», «Регистр налогового учёта по НДФЛ». Они не заменяют официальную форму справки, но помогают сверить суммы и подготовить данные, если справку приходится оформлять вручную по утверждённой форме.
Если в организации регулярно запрашивают справки и ведётся полноценный кадровый учёт, практичнее вести зарплату в 1С:ЗУП с синхронизацией в бухгалтерскую программу — там документ СТД-Р формируется штатно и всегда соответствует актуальной форме.
Сравнение вариантов
Полноценная справка с печатью и XML-выгрузкой. Подходит при регулярной выдаче справок; требует корректного ведения учёта НДФЛ.
Сведения о доходах в составе годовой отчётности. Подходит для разовой выдачи, но доступно только после формирования расчёта за год.
Запасной вариант при сбоях учёта. Требует сверки каждой суммы с регистром налогового учёта и несёт риск арифметических ошибок.
Проверка данных перед выдачей
Перед печатью сверьте справку с аналитическими отчётами. В ЗУП откройте «Налоги и взносы» → «Отчёты по налогам и взносам» → «Анализ НДФЛ» за тот же год и сравните итоговые суммы: налоговая база, исчисленный и удержанный налог должны совпадать с разделами справки.
Обратите внимание на расхождения между исчисленным и удержанным НДФЛ. Небольшая разница допустима, если налог с декабрьской зарплаты удержан при выплате в январе следующего года, — это нормальная ситуация, а не ошибка. А вот «зависший» излишне удержанный налог или отрицательные суммы требуют разбора до выдачи справки.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Расхождение — проверьте непроведённые документы и ручные корректировки
Разница равна налогу с декабрьской зарплаты, выплаченной в январе
Необъяснимая разница или отрицательные суммы — нужен анализ регистров
Коды соответствуют видам начислений (2000 — зарплата, 2012 — отпускные и т.п.)
Доход попал не под тот код или вычет продублирован
Электронная выдача и выгрузка
Справку можно не только распечатать, но и передать в электронном виде. В ЗУП в документе СТД-Р доступна команда выгрузки XML-файла по формату ФНС. Такой файл принимают банки и госорганы, а при подключённой 1С-Отчетности сведения отправляются в инспекцию напрямую.
Сотрудник также может самостоятельно получить аналогичные сведения в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или через Госуслуги — данные попадают туда из приложения к 6-НДФЛ, которое работодатель сдаёт по итогам года. Если сотруднику нужна справка срочно, а год ещё не закрыт, выдать её должен работодатель из программы.
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего проблемы связаны не с самой справкой, а с состоянием учёта. Если в базе есть непроведённые начисления, сторно или ручные операции по НДФЛ, справка заполнится неполностью или с искажёнными суммами. Поэтому сначала убедитесь, что все документы периода проведены, а расчёт 6-НДФЛ за соответствующие кварталы сдан без ошибок.
Отдельная ситуация — сотрудник работал в нескольких обособленных подразделениях с разными ОКТМО. Справка формируется по каждому налоговому агенту и регистрации в ИФНС отдельно: проверьте, что в документе выбрана правильная регистрация в налоговом органе.
Если справка заполняется пустой
Пустая справка при корректно начисленной зарплате обычно означает одну из трёх причин: неверно выбран налоговый период, сотрудник оформлен в другой организации базы, либо учёт доходов вёлся документами, не формирующими движения по НДФЛ (например, только «Операция учёта НДФЛ» без начислений).
Проверьте карточку сотрудника и отбор по организации, затем сформируйте отчёт «Расчётный листок» за нужный год — если там суммы есть, а в справке нет, обновите релиз программы: в старых версиях встречались ошибки заполнения справки при переходе на новые форматы.
Перед массовой выдачей справок при увольнениях удобно сформировать «Анализ НДФЛ» по всем увольняемым сразу и сверить итоги — это быстрее, чем проверять каждую справку по отдельности, и снижает риск переделок.
Частые вопросы
Чем СТД-Р отличается от 2-НДФЛ?
По содержанию — практически ничем: это те же сведения о доходах и НДФЛ по конкретному человеку. Разница в статусе формы: 2-НДФЛ как самостоятельный отчёт отменена и вошла в состав 6-НДФЛ, а справка для выдачи работнику получила название СТД-Р и собственный машиночитаемый формат.
Можно ли сделать СТД-Р за несколько лет одним документом?
Нет, справка формируется отдельно за каждый налоговый период (календарный год). Если сотруднику нужны данные за три года, создайте три документа СТД-Р — по одному на каждый год.
Обязательно ли подписывать справку печатью организации?
Нет. Справку подписывает руководитель или уполномоченный представитель налогового агента; требование обязательной печати для справки не установлено. Электронный вариант заверяется усиленной квалифицированной подписью при отправке через оператора ЭДО или 1С-Отчетность.
Почему сумма в справке не совпадает с расчётным листком за декабрь?
Чаще всего потому, что НДФЛ с декабрьской зарплаты удержан при выплате в январе следующего года и попал в другой налоговый период по удержанию. Это нормально: в справке за год отражается налог, удержанный в этом году, а декабрьская сумма войдёт в справку следующего года.
Может ли сотрудник получить справку без работодателя?
Да, за закрытые годы сведения о доходах доступны в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС и на Госуслугах — туда они поступают из годового приложения к 6-НДФЛ. За текущий незавершённый год справку выдаёт только работодатель.
Что важно запомнить
Справка СТД-Р в 1С:ЗУП создаётся документом «Справка о доходах» через раздел «Отчетность, справки»: выберите сотрудника и год, нажмите «Заполнить», сверьте итоги с «Анализом НДФЛ» и только потом печатайте или выгружайте XML. В 1С:Бухгалтерии используйте приложение к 6-НДФЛ. Не выдавайте справку при расхождениях в учёте — сначала исправьте данные.