СТД-Р в 1С:Бухгалтерии: где найти и как сформировать

СТД-Р — это справка о доходах и суммах налога физического лица, которая пришла на смену привычной форме 2-НДФЛ. Работники запрашивают её для банков, посольств, соцзащиты и налоговых вычетов, поэтому вопрос «где в 1С:Бухгалтерии найти СТД-Р» возникает у бухгалтеров регулярно. Проблема усугубляется тем, что в разных релизах программы пункт меню называется по-разному: «2-НДФЛ для сотрудников», «Справки о доходах (2-НДФЛ)» или «Справка о доходах и суммах налога».

В 1С:Бухгалтерии 8.3 справка формируется из раздела зарплаты и кадров, причём существует два разных документа: справка для выдачи сотруднику на руки и справка для передачи в налоговую инспекцию. Путать их нельзя — у них разное назначение и разные форматы выгрузки. Ниже разобраны точные пути в меню, порядок заполнения, проверка данных и типичные ошибки.

Где находится СТД-Р в меню 1С:Бухгалтерии

Основной путь к справке: раздел «Зарплата и кадры» → группа «Справки о доходах (2-НДФЛ)» → пункт «2-НДФЛ для сотрудников». В обновлённых релизах этот же пункт может называться «Справка о доходах (СТД-Р)» или «Справка о доходах и суммах налога». Откроется журнал документов, где кнопкой «Создать» заводится новая справка.

Альтернативный путь — через раздел «Отчётность, справки» → «Справки о доходах (2-НДФЛ)». Состав пунктов здесь тот же: для сотрудников и для передачи в ИФНС. Если раздел «Зарплата и кадры» не виден, проверьте, что в настройках функциональности (раздел «Главное» → «Функциональность») включён учёт зарплаты и кадров.

Ещё один быстрый способ — воспользоваться поиском. Нажмите на значок лупы в правом верхнем углу окна программы (или сочетание Ctrl+F в панели функций) и введите «2-НДФЛ» или «справка о доходах». Программа покажет все доступные команды, и нужный документ откроется в один клик.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата и кадры»
2. 2
   Найдите группу «Справки о доходах (2-НДФЛ)»
3. 3
   Выберите «2-НДФЛ для сотрудников» и нажмите «Создать»
4. 4
   Заполните организацию, сотрудника и налоговый период
5. 5
   Проверьте автоматически заполненные суммы и распечатайте

Как сформировать справку для сотрудника

В новом документе укажите организацию (если в базе их несколько), сотрудника из справочника и налоговый период — календарный год, за который нужны данные. Поле «Формировать» обычно предлагает вариант «по итогам года»; если справка нужна за неполный период, например при увольнении, программа всё равно соберёт данные за весь год с начала периода по дату формирования.

После выбора сотрудника нажмите кнопку «Заполнить» — табличная часть загрузится из учётных регистров: помесячные доходы по кодам, стандартные, социальные и имущественные вычеты, исчисленный и удержанный НДФЛ. Если в базе вёлся корректный учёт зарплаты, ручного ввода не требуется.

Проверьте ставку налога и статус налогоплательщика в шапке документа: для нерезидентов и резидентов формируются разные справки с разными ставками. Если у сотрудника в течение года менялся статус, программа создаёт справку по данным на конец периода.

Готовую справку распечатывают кнопкой «Печать» → «Справка о доходах (СТД-Р)». Подписывает её руководитель или уполномоченный представитель, заверять печатью организации необязательно, если она не используется в документообороте.

Справка для сотрудника и справка для ИФНС — в чём разница

В журнале «Справки о доходах» присутствуют два документа со схожими названиями, и их часто путают. «2-НДФЛ для сотрудников» (СТД-Р) предназначен для выдачи работнику на руки по его заявлению. «2-НДФЛ для передачи в ИФНС» — это отчётная форма, которую работодатель сдаёт в налоговую в составе годовой отчётности, и с недавних пор она подаётся в составе формы 6-НДФЛ как приложение.

Документ для ИФНС содержит дополнительные реквизиты: номер корректировки, признак (первичный, корректирующий, аннулирующий), ОКТМО и КПП по месту представления. Он формируется в электронном виде с возможностью выгрузки файла по формату ФНС и отправки через 1С-Отчётность.

Сравнение вариантов

2-НДФЛ для сотрудников (СТД-Р)

Выдаётся работнику по заявлению, печатается на бумаге или направляется электронно. Не выгружается в ФНС и не требует номера корректировки.

2-НДФЛ для передачи в ИФНС

Сдаётся в налоговую в составе годовой отчётности, содержит признак корректировки и выгружается в электронном формате. Работнику на руки не выдаётся.

Если нужного пункта нет в меню

Отсутствие пункта «Справки о доходах» чаще всего объясняется настройками функциональности или правами пользователя. Откройте «Главное» → «Настройки» → «Функциональность» и убедитесь, что на закладке «Зарплата и кадры» включён учёт зарплаты и кадровый учёт. Без этого раздела справки о доходах в программе не появятся.

Второй вариант — ограничение прав. Если вы работаете под учётной записью без доступа к зарплатным документам, раздел будет скрыт. Проверить это может администратор базы: «Администрирование» → «Пользователи и права» → профиль пользователя должен включать роли на чтение и редактирование кадровых и зарплатных документов.

Третья причина — устаревший релиз конфигурации. В старых версиях справка называется только «2-НДФЛ» без упоминания СТД-Р, но функционально это тот же документ. Если форма печати не соответствует актуальному бланку ФНС, конфигурацию следует обновить — печатные формы налоговых документов регулярно меняются.

Проверка данных перед выдачей справки

Перед печатью сверьте ключевые показатели справки с учётом. Общая сумма дохода должна совпадать с оборотами по начислениям за год, сумма удержанного НДФЛ — с данными регистров расчётов с бюджетом. Удобный способ проверки — отчёт «Анализ НДФЛ по месяцам» или «Расчётный листок» за соответствующий год.

Обратите внимание на персональные данные сотрудника: ФИО, ИНН, дата рождения и серия паспорта подтягиваются из карточки физического лица. Если паспорт менялся, а в базе старые данные, справку придётся переформировать после исправления карточки — банки и госорганы отклоняют справки с неактуальными документами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма дохода в справке

Норма

Совпадает с начислениями в расчётных листках за год

Тревожный признак

Есть расхождения — ищите непроведённые или исправленные документы начисления

Удержанный НДФЛ

Норма

Равен исчисленному при полной выплате зарплаты

Тревожный признак

Удержанный меньше исчисленного без причины — есть невыплаченные доходы

Личные данные сотрудника

Норма

ИНН, ФИО и паспорт актуальны

Тревожный признак

Устаревший паспорт или отсутствует ИНН — обновите карточку физлица

Типичные ошибки при работе со справкой

Самая частая ошибка — формирование справки по неправильной организации в базе с несколькими юрлицами. Сотрудник числится в одной организации, а бухгалтер создаёт справку от другой — в результате данные пустые или неполные. Всегда проверяйте поле «Организация» перед заполнением.

Вторая распространённая ситуация — пустая справка при корректном учёте. Причина обычно в том, что доходы сотрудника начислялись в другой программе (например, в 1С:ЗУП), а в бухгалтерию попали только сводные проводки. В этом случае СТД-Р формируется в той программе, где ведётся налоговый учёт НДФЛ, а не там, где строятся проводки.

Третья ошибка — выдача справки за текущий год до его окончания без понимания, что данные неполные. Программа сформирует справку с начала года по текущую дату, и это нормально для уволенных сотрудников, но для действующих работников банк может запросить справку уже после закрытия месяца, за который нужны сведения.

Электронная выдача и сроки

По заявлению работника справку можно направить в электронном виде — например, через сервис 1С:Кабинет сотрудника, если он подключён, либо работник может самостоятельно скачать справку в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС после сдачи работодателем годовой отчётности. Это избавляет бухгалтерию от части разовых запросов.

Срок выдачи справки по заявлению работника установлен Трудовым кодексом — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. При увольнении справка о доходах выдаётся в день увольнения вместе с остальными документами. Нарушение сроков — основание для жалобы работника в трудовую инспекцию.

Частые вопросы

Чем СТД-Р отличается от 2-НДФЛ?

По сути это одна и та же справка о доходах и удержанном налоге. После изменения форм отчётности документ для выдачи работникам получил название «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (СТД-Р), а 2-НДФЛ осталась как форма для сдачи в ИФНС в составе 6-НДФЛ. В 1С:Бухгалтерии старый пункт «2-НДФЛ для сотрудников» формирует именно СТД-Р.

Почему справка формируется пустой?

Основные причины: выбрана не та организация, зарплата ведётся в другой программе (1С:ЗУП), документы начисления не проведены или сотруднику не начислялись облагаемые НДФЛ доходы в указанном периоде. Проверьте наличие проведённых документов «Начисление зарплаты» за нужный год.

Можно ли сформировать справку за несколько месяцев, а не за год?

Формально справка формируется за налоговый период — календарный год. При формировании в середине года в неё попадут данные с января по дату формирования. Отдельной справки «за три месяца» форма не предусматривает, но банки обычно принимают справку за неполный год.

Нужно ли заверять справку печатью организации?

Если организация отказалась от круглой печати (что законно для ООО и АО), достаточно подписи руководителя или уполномоченного лица. Если печать используется, её обычно ставят, но её отсутствие не делает справку недействительной.

Как исправить ошибку в уже выданной справке?

Исправьте исходные данные в учёте (карточку сотрудника или документы начисления), затем создайте новую справку и выдайте её работнику взамен ошибочной. Если ошибка затронула данные, уже сданные в ИФНС, потребуется корректирующая форма 2-НДФЛ в составе 6-НДФЛ.

Может ли сотрудник получить справку без бухгалтера?

Да. После сдачи работодателем годовой отчётности сведения о доходах доступны в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС — оттуда можно скачать справку в электронном виде. Также возможна выдача через сервис 1С:Кабинет сотрудника, если он настроен в организации.