Другое · 9 мин
Донорские дни: как оформить и оплатить в 1С:ЗУП
Как оформить донорские дни в 1С:ЗУП: документ «Отсутствие», настройка начислений, оплата по среднему заработку, отражение в табеле и типичные ошибки.
Работник, сдавший кровь, имеет право на два дня: день сдачи крови и дополнительный день отдыха, который можно присоединить к отпуску или использовать в течение года. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) эти дни оформляются отдельным документом отсутствия и оплачиваются по среднему заработку. Ошибки здесь типичны: день оформляют как обычный отпуск без сохранения заработка, забывают про дополнительный день или неверно настраивают вид начисления, из-за чего нарушаются права работника и искажаются налоги.
Ниже разобран полный цикл: какие справки требовать от сотрудника, каким документом отразить день сдачи крови, как настроить начисление, как учесть дополнительный день отдыха и как проверить результат в расчётном листке и табеле. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1, но общая логика применима и к другим редакциям.
Какие документы запросить у работника до оформления в 1С
Основание для предоставления донорских дней — справка из медицинской организации по установленной форме: о сдаче крови (форма № 402/у) или об освобождении от работы в день медицинского обследования (форма № 401/у). Без справки оплачиваемый день не предоставляется — если сотрудник просто не вышел на работу, это фиксируется как прогул до выяснения обстоятельств.
Если работник сдал кровь в свой выходной, праздничный день или в период отпуска, он сохраняет право на другой день отдыха. Дополнительный день после каждой сдачи крови работник использует по заявлению: либо присоединяет к ежегодному отпуску, либо берёт отдельно в течение года со дня донации. Заявление в свободной форме лучше хранить вместе со справкой — при проверке это подтвердит правомерность оплаты.
Настройка вида расчёта для оплаты донорских дней
В типовой ЗУП 3.1 начисление для оплаты дней донора обычно уже предопределено. Проверьте его через раздел «Настройка» → «Начисления»: найдите начисление с назначением «Оплата дней доноров» или аналогичным. Если его нет, создайте новое: назначение — «Повременная оплата труда и надбавки» либо специализированное «Оплата дней доноров», способ расчёта — «По среднему заработку».
Обратите внимание на налоговые настройки начисления. Оплата дней донора по среднему заработку облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке — это не компенсация, освобождённая от налогообложения. В виде времени для табеля укажите соответствующий вид: «Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)» или аналог, чтобы программа корректно проставила код.
Оформление дня сдачи крови документом «Отсутствие»
Основной рабочий инструмент в ЗУП 3.1 — документ «Отсутствие» (в ранних версиях — «Отсутствие (болезнь, прогул, отгул)») из раздела «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников». Создайте документ, выберите сотрудника и укажите вид отсутствия «День сдачи крови» (донорство). Дата — день, указанный в справке № 402/у.
На вкладке оплаты проверьте, что программа автоматически подтянула начисление «Оплата дней доноров» и рассчитала сумму по среднему заработку. Средний заработок считается по общим правилам: из расчётного периода в 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отсутствия. Если сотрудник отработал меньше, база берётся за фактически отработанное время.
Проведите документ и сразу проверьте результат: сумма должна появиться в документе начисления зарплаты за соответствующий месяц. Если зарплата за период уже рассчитана, потребуется перерасчёт — программа предложит его автоматически через механизм доначислений.
- 1Получите от работника справку формы № 402/у
- 2Создайте документ «Кадры → Отсутствие» с видом «День сдачи крови»
- 3Укажите дату по справке и проверьте автоматический расчёт по среднему заработку
- 4Проведите документ и проверьте отражение в начислении зарплаты
- 5Сверьте табель: день должен быть отмечен кодом «Г»
Как оформить дополнительный день отдыха
Дополнительный день отдыха после донации оформляется тем же документом «Отсутствие», но с видом «Дополнительный день отдыха донора» (в некоторых версиях — «Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)»). Дату берите из заявления сотрудника: он вправе выбрать любой день в течение года после сдачи крови.
Если работник присоединяет день к ежегодному отпуску, есть два пути. Первый — оформить отпуск на увеличенное количество дней, но тогда донорский день оплатится как отпускной, что не совсем корректно по средствам учёта. Второй, более чистый способ — оформить отпуск и отдельный документ «Отсутствие» на донорский день, идущий сразу после отпуска. Тогда оплата пройдёт разными начислениями, что упрощает проверку.
Варианты использования дополнительного дня
Оформляется документом «Отсутствие», оплачивается по среднему заработку. Самый прозрачный вариант для учёта.
Лучше оформлять отдельным документом после отпуска, а не увеличивать продолжительность отпуска, чтобы не смешивать отпускные и оплату по среднему.
Работник получает другой день отдыха по заявлению; оформление аналогично дополнительному дню.
Отражение в табеле и расчётном листке
После проведения документов откройте «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». День сдачи крови отражается буквенным кодом «Г» (невыход в связи с выполнением государственных обязанностей), дополнительный день отдыха — кодом «ОВ» (дополнительный выходной, оплачиваемый). Если вместо этих кодов стоит «НН» (неявка по невыясненным причинам) или «Я» (явка), документ отсутствия либо не проведён, либо вид времени в начислении настроен неверно.
В расчётном листке сотрудника оплата донорских дней выводится отдельной строкой с наименованием начисления. Проверьте, что сумма соответствует среднедневному заработку: её можно сверить со справкой о среднем заработке из карточки сотрудника. Расхождение в копейках допустимо из-за округления, существенная разница — повод проверить расчётную базу среднего заработка.
Как проверить результат
Коды «Г» и «ОВ» в нужные даты
Коды «НН», «Я» или прочерк — документ не проведён или вид времени настроен неверно
Отдельная строка «Оплата дней доноров» с суммой по среднему заработку
Строки нет или сумма равна обычной дневной ставке оклада
Сумма включена в облагаемую базу
Начисление исключено из базы — проверьте налоговые настройки вида расчёта
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — оформление донорского дня как отгула за свой счёт или как обычного отпуска. В первом случае работник теряет оплату, во втором — расходуется отпускной стаж и оплата считается неправильно. Вторая ошибка — пропуск дополнительного дня: бухгалтер оформляет только день сдачи крови, а право на второй день «зависает» и всплывает при увольнении сотрудника с требованием компенсации.
Третья группа ошибок связана со средним заработком: если сотрудник недавно принят, расчётный период мал, и программа может некорректно посчитать базу при ручных корректировках начислений. Перед проведением всегда открывайте расшифровку расчёта среднего заработка в документе и сверяйте входящие суммы и дни.
Особые ситуации: увольнение, совместители, сдача в отпуске
При увольнении неиспользованные донорские дни не компенсируются деньгами автоматически — законодательство не предусматривает такой компенсации напрямую, поэтому дни лучше предоставить до даты увольнения по заявлению работника. В 1С это оформляется стандартным документом «Отсутствие» до проведения увольнения.
Внешним совместителям донорские дни предоставляются по месту совместительства на общих основаниях — оформление в 1С ничем не отличается. Если кровь сдана во время ежегодного отпуска, отпуск продлевается или переносится на соответствующий день, а день сдачи крови оплачивается отдельно — в программе это два независимых документа.
Что важно запомнить
Донорские дни в 1С:ЗУП оформляются документом «Отсутствие» с соответствующим видом, оплачиваются по среднему заработку через отдельное начисление и отражаются в табеле кодами «Г» и «ОВ». Основание — справка медучреждения; дополнительный день — по заявлению работника в течение года.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если в ЗУП нет документа «Отсутствие»?
В старых версиях конфигурации используйте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отгул)» или «Невыходы в организациях». Если и его нет, проверьте функциональность: «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → включите учёт отсутствий. В крайнем случае день можно отразить документом «Данные для расчёта зарплаты», но это менее корректный путь.
Облагается ли оплата донорских дней НДФЛ и взносами?
Да. Оплата дней сдачи крови и дополнительных дней отдыха по среднему заработку относится к доходам работника и облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Проверьте, что в настройках начисления указан правильный код дохода по НДФЛ.
Работник принёс справку через несколько месяцев после сдачи крови. Как оформить?
Оформите документ «Отсутствие» текущей датой с периодом отсутствия в прошлом месяце — программа выполнит перерасчёт и доначислит сумму в текущем периоде. Если за тот месяц день был отмечен как прогул или отпуск за свой счёт, сначала отмените или скорректируйте прежний документ.
Можно ли оплатить донорский день, если сотрудник работал в этот день?
Если сотрудник по соглашению с работодателем вышел на работу в день сдачи крови, этот день оплачивается как обычный рабочий, а право на другой день отдыха сохраняется. Оформлять оплату среднего заработка за отработанный день не нужно — возникнет двойная оплата.
Как учесть донорские дни при сменном графике?
Документ «Отсутствие» корректно работает со сменными графиками: программа вытесняет смены, запланированные на дату отсутствия. Проверьте индивидуальный график сотрудника после проведения документа — часы по графику должны уменьшиться на соответствующие смены.