Среднесписочная численность в 1С Бухгалтерии: где найти и как проверить

Среднесписочная численность (ССЧ) в 1С:Бухгалтерии 8.3 рассчитывается автоматически на основе кадровых документов — приёмов на работу, увольнений и кадровых переводов. Отдельного «документа» для ССЧ в программе нет: показатель формируется в регламентированных отчётах и справках-расчётах, а также выводится в информационной панели начальной страницы в актуальных релизах.

Чтобы данные были корректными, важно понимать, откуда программа берёт числа, где именно посмотреть готовый расчёт и как проверить его вручную. Ниже разобраны все рабочие способы найти среднесписочную численность в типовой конфигурации, типичные причины расхождений и порядок проверки.

Где в программе находится показатель среднесписочной численности

В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 среднесписочная численность доступна сразу в нескольких местах. Основной — регламентированный отчёт, который открывается через раздел «Отчёты» → «1С-Отчётность» либо через «Зарплата и кадры» → «Кадровые отчёты» (в зависимости от релиза пункт может называться «Отчёты, справки по сотрудникам»). В списке нужно найти отчёт «Среднесписочная численность» или «Численность и текучесть кадров».

Второй источник — начальная страница программы. На закладке «Главное» в информационной панели (виджет «Сведения о численности») показывается списочная и среднесписочная численность на текущую дату. Если панель отключена, её можно включить через настройки формы начальной страницы.

Третий источник — регламентированные формы отчётности, куда ССЧ подтягивается автоматически: титульный лист расчёта по страховым взносам (РСВ), форма 4-ФСС (в релизах, где она ещё применялась), статистические формы П-4 и 1-Т. Там показатель можно увидеть уже в составе готового отчёта и сверить с расчётом.

Как сформировать отчёт «Среднесписочная численность»

Откройте раздел «Зарплата и кадры» и перейдите по ссылке «Кадровые отчёты». Если нужного отчёта нет в списке, воспользуйтесь полнотекстовым поиском по меню (значок лупы или клавиши Ctrl+F в панели навигации) и введите «среднесписочная». Программа покажет все объекты, где встречается этот показатель.

В открывшемся отчёте укажите период — обычно месяц, квартал или год, — и организацию, если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам. Нажмите «Сформировать». Отчёт покажет численность по месяцам и итоговое значение за период с округлением по правилам, принятым для отчётности.

Если отчёт в вашем релизе отсутствует, альтернатива — универсальный отчёт «Штатные сотрудники» или «Остатки отпусков / Списки сотрудников» плюс ручной расчёт, либо справка-расчёт из состава РСВ. В некоторых релизах показатель выводится в обработке подготовки сведений для статистики.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые отчёты» (или «Отчёты» → «1С-Отчётность»)
2. 2
   Найдите отчёт «Среднесписочная численность» через поиск
3. 3
   Укажите период и организацию
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте помесячную детализацию
5. 5
   Сверьте итог со значением в РСВ или на информационной панели

Откуда программа берёт данные для расчёта

Расчёт строится на кадровых документах: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», а также документах отсутствий — отпусках, больничных, командировках. Если кадровый учёт в базе не ведётся (зарплата считается в другой программе, а в 1С:Бухгалтерию выгружаются только проводки), корректной ССЧ в отчётах не будет.

Программа учитывает сотрудников по основному месту работы. Внешние совместители и лица по договорам ГПХ в среднесписочную численность по общим правилам не включаются — они либо исключаются, либо показываются отдельными графами в статистических формах. Сотрудницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком в ССЧ не входят, хотя в списочной численности числятся.

Важно, чтобы все кадровые события были проведены вовремя и без задвоений. Например, если увольнение оформили «задним числом» уже после формирования отчёта, показатель изменится — отчёт нужно пересформировать.

Как проверить правильность расчёта

Самый надёжный способ — ручная выборочная проверка за один месяц. Возьмите список сотрудников по основному месту работы (отчёт «Списки сотрудников» или «Штатные сотрудники»), посчитайте численность на каждый календарный день с учётом приёмов и увольнений, сложите и разделите на число дней месяца. Сравните с данными отчёта.

Обратите внимание на сотрудников с неполным рабочим временем. Если неполное время установлено по соглашению сторон, такие работники учитываются пропорционально; если сокращённое время положено по закону — как целые единицы. Ошибка в настройке графика или вида занятости в карточке сотрудника напрямую искажает ССЧ.

Дополнительная контрольная точка — титульный лист РСВ за тот же период. Значение среднесписочной численности там должно совпадать с кадровым отчётом. Расхождение — сигнал, что либо кадровые документы введены не полностью, либо отчёт формировался до обновления данных.

Контрольные точки

Как проверить результат

ССЧ за месяц в кадровом отчёте и в РСВ

Норма

Значения совпадают

Тревожный признак

Расхождение — проверьте полноту кадровых документов

Сотрудники с неполным временем

Норма

Учтены пропорционально отработанному времени

Тревожный признак

Посчитаны как целые единицы без оснований

Внешние совместители и ГПХ

Норма

Не входят в ССЧ

Тревожный признак

Включены в показатель — завышенная численность

Декретницы

Норма

Исключены из ССЧ

Тревожный признак

Учтены в среднесписочной численности

Типичные ошибки и причины расхождений

Чаще всего показатель «не сходится» из-за неполноты кадровых данных: сотрудника приняли, но документ приёма не провели, либо увольнение оформили другой датой. Вторая частая причина — задвоенные карточки сотрудников, когда один человек заведён дважды, и оба дубля попадают в расчёт.

Третья группа ошибок — неверные настройки занятости: внешний совместитель ошибочно оформлен как внутренний, договор ГПХ проведён как трудовой, сотруднику с неполной ставкой не указан график неполного времени. Каждая такая ситуация искажает ССЧ на десятые доли или целые единицы.

Отдельно стоит ситуация, когда зарплатный учёт ведётся в 1С:ЗУП, а в бухгалтерию переносятся только итоговые данные. В этом случае ССЧ нужно смотреть в ЗУП — в бухгалтерской базе кадровых документов просто нет, и отчёт покажет ноль или неполные данные.

Если отчёта нет или данные не формируются

Отсутствие отчёта в меню обычно означает устаревший релиз или ограниченные права пользователя. Проверьте, что пользователю доступен раздел кадровых отчётов, и при необходимости обновите конфигурацию — состав регламентированной отчётности регулярно пополняется.

Если отчёт открывается, но показывает нули, проверьте функциональность программы: в разделе «Главное» → «Функциональность» должны быть включены опции учёта зарплаты и кадров. Также убедитесь, что в базе вообще есть проведённые кадровые документы за выбранный период.

Когда типовых средств недостаточно — например, нужна нестандартная детализация по подразделениям, — используйте консоль отчётов на СКД или внешние отчёты, но только из доверенных источников и после проверки на копии базы.

Удобно сверять ССЧ ежемесячно при закрытии периода, а не раз в год перед сдачей статистики. Так расхождения находятся по горячим следам, когда ещё просто восстановить, какой кадровый документ не проведён или введён с ошибкой.

FAQ: частые вопросы о среднесписочной численности в 1С

Почему в отчёте среднесписочная численность равна нулю?

Чаще всего в базе нет проведённых кадровых документов за выбранный период: приёмы и увольнения не вводились или зарплатный учёт ведётся в другой программе. Проверьте журнал «Кадровые документы» и настройки функциональности учёта зарплаты и кадров.

Чем списочная численность отличается от среднесписочной?

Списочная — это количество сотрудников на конкретную дату. Среднесписочная — среднее арифметическое списочной численности за все календарные дни периода. В отчётность для налоговой и статистики подаётся именно среднесписочная.

Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?

Нет, внешние совместители в ССЧ не включаются — они учитываются отдельно в статистических формах. Внутренние совместители считаются один раз по основному месту работы.

Где посмотреть ССЧ, если кадры ведутся в 1С:ЗУП?

В самой 1С:ЗУП — там есть одноимённый отчёт в разделе кадровой отчётности. В 1С:Бухгалтерии, куда переносятся только проводки, корректного расчёта не будет из-за отсутствия кадровых документов.

Как округляется среднесписочная численность в отчётах?

В регламентированных формах показатель округляется до целых по арифметическим правилам. В кадровом отчёте программа может показывать значение с десятыми долями — для внутреннего анализа используйте неокруглённое число, для отчётности — округлённое.

Можно ли получить ССЧ по подразделениям?

Типовой отчёт формирует показатель по организации в целом. Для детализации по подразделениям используйте расшифровку, отчёт по штатной расстановке с ручным расчётом или настройку варианта отчёта на СКД.