Как уволить сотрудника в 1С

Увольнение сотрудника в 1С оформляется одним документом, который одновременно фиксирует кадровое событие и рассчитывает все выплаты при увольнении: зарплату за отработанное время и компенсацию за неиспользованный отпуск. Ошибка в этом документе влияет сразу на несколько участков: расчёт с работником, отчётность по НДФЛ и страховым взносам, уведомления в СФР. Поэтому важно не просто создать документ, а проверить каждый его раздел.

Инструкция ниже ориентирована на «1С:Зарплату и управление персоналом 8», где кадровый и расчётный блоки максимально автоматизированы. В конце статьи отдельно разобрано, как уволить сотрудника в «1С:Бухгалтерии 8», где часть действий выполняется вручную.

Что нужно проверить перед оформлением увольнения

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе корректно отражена текущая ситуация по сотруднику. Программа рассчитывает компенсацию на основании накопленных данных, и любая ошибка в них перейдёт в расчёт при увольнении.

Проверьте остаток отпуска: в карточке сотрудника или через отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отчеты, справки»). Если сотрудник болел, был в отпуске без сохранения зарплаты или отпуска не регистрировались документами, остаток может быть неверным. Также убедитесь, что все начисления за последний месяц введены или запланированы: премии, надбавки, больничные, закрытые до даты увольнения.

Отдельно проверьте, нет ли у сотрудника незакрытых обязательств: займов, удержаний по исполнительным листам, авансов. Удержания при увольнении программа применит автоматически только если они оформлены документами.

Создание документа «Увольнение» в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Кадры» — «Приемы, переводы, увольнения» (в некоторых версиях — «Все кадровые документы») и создайте документ «Увольнение». Если увольняется несколько сотрудников, используйте документ «Увольнение списком» — он позволяет оформить группу в одном документе с отдельными строками.

В шапке документа укажите организацию, сотрудника и дату увольнения. Дата увольнения — последний рабочий день сотрудника, именно на неё программа рассчитает зарплату и компенсацию. В поле «Основание увольнения» выберите пункт статьи ТК РФ: чаще всего это п. 3 ч. 1 ст. 77 (собственное желание) или ст. 78 (соглашение сторон). Основание попадёт в приказ и трудовую книжку, поэтому формулировка должна соответствовать фактической ситуации.

Если увольнение происходит в середине месяца, программа автоматически рассчитает зарплату за фактически отработанные дни. Убедитесь, что флажок расчёта зарплаты при увольнении установлен — в типовой конфигурации он включён по умолчанию.

1. 1
   Раздел «Кадры» — «Приемы, переводы, увольнения» — создать документ «Увольнение»
2. 2
   Указать сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
3. 3
   Проверить автоматически рассчитанные компенсацию отпуска и зарплату на вкладках документа
4. 4
   Проверить НДФЛ и взносы на соответствующих вкладках
5. 5
   Провести документ и распечатать приказ по форме Т-8
6. 6
   Сформировать уведомление о расторжении договора для СФР

Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск

На вкладке «Компенсация отпуска» документа программа показывает количество дней неиспользованного отпуска и сумму компенсации. Количество дней определяется из остатков отпусков, средний заработок — из начислений за расчётный период, как и при обычном отпуске.

Если сотрудник использовал отпуск авансом, вместо компенсации появится удержание за неотработанные дни отпуска. Проверьте эту ситуацию особенно внимательно: удержать можно не более установленной доли от выплаты, и в ряде случаев (например, при сокращении) удержание за авансовый отпуск вообще не производится — программа учитывает основание увольнения, но сверить результат стоит вручную.

При увольнении по сокращению штата дополнительно начисляется выходное пособие. В документе «Увольнение» для этого предусмотрено отдельное поле: укажите количество дней или месяцев пособия, и программа рассчитает его из среднего заработка.

Проверка НДФЛ, взносов и окончательного расчёта

На вкладке «Начисления и удержания» документ показывает полный состав выплаты: зарплату за отработанные дни, компенсацию, пособие при наличии. На вкладках «НДФЛ» и «Взносы» — исчисленные налоги. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке; выходное пособие в пределах установленного лимита налогом не облагается — программа применяет это автоматически по виду начисления.

Срок выплаты — день увольнения. После проведения документа сформируйте ведомость на выплату (раздел «Выплаты») и свяжите её с документом увольнения, чтобы долг перед сотрудником закрылся. НДФЛ с выплаты при увольнении перечисляется в обычные сроки по уведомлению в рамках единого налогового платежа.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Состав начислений в документе

Норма

Есть зарплата за отработанные дни и компенсация отпуска (или удержание за авансовый отпуск)

Тревожный признак

Компенсация отсутствует при положительном остатке отпуска или равна нулю

Средний заработок

Норма

Близок к среднему заработку в последних расчётах отпускных сотрудника

Тревожный признак

Резко отличается без объективных причин — вероятно, не хватает данных расчётного периода

Долг по зарплате после выплаты

Норма

В отчёте «Задолженность по зарплате» сотрудник отсутствует

Тревожный признак

Остаток долга висит — ведомость не проведена или не связана с увольнением

Печать приказа и кадровые документы

Из документа «Увольнение» по кнопке «Печать» доступен приказ по унифицированной форме Т-8 (или Т-8а для списочного документа). Если организация использует самостоятельно разработанную форму приказа, её можно подключить как внешнюю печатную форму.

Запись в трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (ЭТК) формируются на основании того же документа. Для сотрудников с электронной трудовой книжкой сведения передаются в СФР в составе отчёта ЕФС-1 (подраздел о кадровых событиях) — уведомление о расторжении трудового договора подаётся не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Также при увольнении работнику выдаются справки: о доходах и суммах НДФЛ, о начисленных взносах, сведения для расчёта пособий. В ЗУП они формируются из разделов «Отчеты, справки» и карточки сотрудника.

Увольнение в 1С:Бухгалтерии 8

В «1С:Бухгалтерии» нет полноценного расчёта компенсации отпуска: документ «Увольнение» (раздел «Зарплата и кадры» — «Кадровые документы» или «Все кадровые документы») фиксирует только кадровое событие и прекращает плановые начисления сотрудника. Остаток отпуска и средний заработок программа не считает.

Компенсацию за неиспользованный отпуск нужно рассчитать вручную и начислить документом «Начисление зарплаты» за месяц увольнения, добавив сотруднику соответствующее начисление. Если в плане счетов и видах начислений нет готового вида «Компенсация отпуска при увольнении», создайте его с правильными настройками налогообложения: облагается НДФЛ и взносами в полном объёме.

Для организаций с небольшим штатом это рабочий вариант, но при регулярных увольнениях и сложных расчётах (сокращения, пособия, удержания) корректнее вести зарплату в ЗУП с синхронизацией в бухгалтерскую программу.

Где оформлять увольнение

1С:ЗУП

Полный автоматический расчёт: компенсация, пособия, НДФЛ, взносы, отчётность в СФР. Подходит при любом количестве сотрудников

1С:Бухгалтерия

Только кадровое событие, компенсация считается вручную. Допустимо при редких увольнениях и простых расчётах

Типичные ошибки при увольнении в 1С

Самая частая проблема — неверный остаток отпуска из-за того, что отпуска вводились не документами, а «вручную» через отсутствия. Вторая типичная ошибка — увольнение проведено, а начисление зарплаты за последний месяц потом создали ещё раз отдельным документом, и сотрудник получил двойную зарплату. В ЗУП зарплата за последний месяц рассчитывается именно в документе «Увольнение», дублировать её не нужно.

Также пользователи забывают про уведомление в СФР и про закрытие долга по выплате: документ проведён, а ведомость не оформлена, и в отчётах висит задолженность перед уже уволенным сотрудником. Если увольнение оформили ошибочно, не изменяйте проведённый документ задним числом — используйте отмену проведения с корректировкой или сторнирующие документы, чтобы не нарушить последовательность расчётов.

Частые вопросы

Как отменить ошибочно проведённое увольнение в 1С:ЗУП?

Если выплата ещё не оформлена, достаточно отменить проведение документа «Увольнение» — сотрудник снова станет действующим. Если ведомость на выплату уже проведена, сначала отмените её. Когда расчёт уже отражён в отчётности, используйте документ «Сторнирование начислений» и корректирующие сведения, а не удаление документов.

Почему программа не рассчитывает компенсацию отпуска при увольнении?

Чаще всего причина в отсутствии остатка отпуска: либо сотрудник действительно использовал все дни, либо остатки отпусков не введены при старте работы в программе. Проверьте отчёт «Остатки отпусков»: если там ноль, а по факту дни есть, введите начальные остатки отпусков или недостающие кадровые документы.

Как оформить увольнение по сокращению с выходным пособием?

В документе «Увольнение» выберите основание «сокращение численности или штата» (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) и заполните поле выходного пособия — количество дней или месяцев. Программа рассчитает пособие из среднего заработка и применит необлагаемый лимит по НДФЛ и взносам автоматически.

Нужно ли отдельно начислять зарплату за месяц, в котором сотрудник увольняется?

Нет. В ЗУП зарплата за фактически отработанные дни последнего месяца рассчитывается прямо в документе «Увольнение». Отдельное начисление зарплаты создаст дубль и завышенную выплату. Исключение — «1С:Бухгалтерия», где расчёт делается через «Начисление зарплаты».

Можно ли уволить сотрудника задним числом?

Технически документ можно создать прошлой датой, но если период уже закрыт и отчётность сдана, это нарушит последовательность расчётов и потребует перерасчёта НДФЛ, взносов и корректирующей отчётности. Безопаснее оформить увольнение текущей датой с фактической датой события в документе и подать корректировки в фонды.

Что делать, если уволенный сотрудник через месяц принёс больничный?

Если болезнь началась в течение 30 календарных дней после увольнения, пособие бывшему работнику положено. В ЗУП оформите документ «Больничный лист» на уволенного сотрудника — программа рассчитает пособие в размере 60% среднего заработка независимо от стажа.