Среднесписочная численность работников: где посмотреть в 1С

Среднесписочная численность (ССЧ) — один из самых востребованных кадровых показателей: он нужен для отчётности в статистику, подтверждения права на льготы, определения способа сдачи деклараций и расчёта отдельных налогов. В программах 1С этот показатель рассчитывается автоматически на основании кадровых документов, но находится он в разных местах в зависимости от конфигурации.

В 1С:ЗУП для этого есть специализированные отчёты, в 1С:Бухгалтерии — штатный отчёт в разделе кадров и регламентированная отчётность. Ниже разберём, где именно искать ССЧ в каждой конфигурации, как правильно сформировать отчёт и что проверить, если цифра выглядит сомнительно.

Что такое ССЧ и почему её ищут именно в 1С

Среднесписочная численность — это усреднённое количество работников за период (месяц, квартал, год), рассчитанное по правилам Росстата: суммируется списочная численность за каждый календарный день и делится на число дней в периоде. Внутренние совместители учитываются как одна единица, внешние совместители и работники по договорам ГПХ в ССЧ не включаются (для них считается отдельный показатель).

Искать показатель в 1С удобнее, чем считать вручную, потому что программа уже хранит все приёмы, увольнения и переводы. Однако автоматический расчёт корректен только при условии, что кадровый учёт ведётся полностью: все движения оформлены документами, а не «внесены задним числом» прямо в отчётный период.

Где посмотреть ССЧ в 1С:ЗУП 8.3

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» основной инструмент — отчёт «Списочный состав и среднесписочная численность». Путь к нему: раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты», далее в списке найдите нужный отчёт. Если раздела «Кадры» нет на панели, откройте его через главное меню или настройку панелей разделов.

После открытия отчёта укажите период (месяц, квартал или год) и организацию, затем нажмите «Сформировать». В результате вы увидите списочную численность на начало и конец периода, среднесписочную численность, а при детальной настройке — расшифровку по сотрудникам и дням.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты».
2. 2
   Выберите отчёт «Списочный состав и среднесписочная численность».
3. 3
   Укажите период и организацию, при необходимости — подразделение.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое значение ССЧ.
5. 5
   Через «Настройки» добавьте группировку по сотрудникам для расшифровки.

Как получить расшифровку по сотрудникам

По умолчанию отчёт показывает сводные цифры. Чтобы увидеть, кто именно вошёл в расчёт, откройте кнопку «Настройки» (или «Ещё» → «Изменить вариант»), на вкладке «Структура» добавьте группировку «Сотрудник» и пересформируйте отчёт. Так вы увидите долю ставки и периоды работы каждого человека — это удобно при сверке с табелем.

Где посмотреть ССЧ в 1С:Бухгалтерии 8.3

В «1С:Бухгалтерии предприятия» отчёт находится в разделе «Кадры» → «Среднесписочная численность» (в некоторых релизах пункт называется «Среднесписочная численность работников»). Укажите организацию и период, сформируйте — программа выведет показатель помесячно и итог за период.

Дополнительно ССЧ автоматически подставляется в регламентированные формы: например, в сведения о среднесписочной численности и в расчёты, где показатель участвует в определении способа сдачи отчётности. Проверить заполнение можно через раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность».

ССЧ в других конфигурациях 1С

В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) показатель доступен в разделе «Персонал» через кадровые отчёты — состав отчётов зависит от релиза. В 1С:КАМИН и отраслевых решениях действуйте по той же логике: ищите кадровые отчёты со словами «списочная» или «среднесписочная» в названии.

Если типового отчёта в вашей конфигурации нет, ССЧ можно получить через «Универсальный отчёт» по регистрам кадрового учёта либо рассчитать вручную на основании отчёта «Списки сотрудников» по дням. Это трудоёмко, поэтому для регулярной отчётности лучше использовать ЗУП или Бухгалтерию с полным кадровым учётом.

Где считать ССЧ

1С:ЗУП

Полноценные кадровые отчёты с расшифровкой по сотрудникам и ставкам. Подходит, если кадровый учёт ведётся здесь.

1С:Бухгалтерия

Штатный отчёт и автозаполнение регламентированных форм. Ограничение: требует ведения кадровых документов в самой базе.

Ручной расчёт по спискам

Запасной вариант при отсутствии типового отчёта. Требует аккуратности и знания правил Росстата.

Как проверить корректность расчёта

Прежде чем передавать цифру в отчётность, сверьте её с первичными данными. Основные признаки ошибки: ССЧ заметно отличается от фактического штата, показатель дробный там, где все работают на полной ставке, либо в расчёт попали уволенные сотрудники.

Типовые причины расхождений: не проведены документы увольнения, сотруднику не указана занятость (ставка), в базе есть дубли физических лиц, а также работники в отпуске без сохранения зарплаты или по уходу за ребёнком — часть таких категорий по правилам исключается из ССЧ, и программа учитывает это по данным кадровых документов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Все приёмы и увольнения за период проведены

Норма

Документы в журнале кадровых приказов без пометок «не проведён»

Тревожный признак

Сотрудник числится работающим, хотя уволен

Занятость сотрудников

Норма

У каждого указана ставка и вид занятости

Тревожный признак

Пустые поля занятости, ССЧ занижена

Дубли сотрудников

Норма

Одно физлицо — одна карточка

Тревожный признак

Один человек посчитан дважды

Типичные ошибки при работе с отчётом

Самая частая ошибка — смотреть ССЧ в базе, где кадровый учёт не ведётся. Вторая по частоте — путать списочную численность на дату со среднесписочной за период: это разные показатели, и подставлять одно вместо другого в отчётность нельзя.

Частые вопросы

Почему отчёт по ССЧ показывает ноль?

Чаще всего причина в том, что в базе не введены или не проведены кадровые документы (приёмы на работу). Проверьте журнал «Приёмы, переводы, увольнения» и убедитесь, что выбраны правильные организация и период.

Чем ССЧ отличается от средней численности работников?

Средняя численность — более широкий показатель: она включает среднесписочную численность плюс среднюю численность внешних совместителей и работников по договорам ГПХ. В отчётах 1С эти показатели обычно выводятся отдельными колонками.

Можно ли посмотреть ССЧ за прошлый год?

Да, если кадровые документы за тот период есть в базе. Просто установите нужный период в отчёте. Данные прошлых лет в расчёте не «закрываются» и доступны в любой момент.

Учитываются ли работники в декретном отпуске в ССЧ?

Работники в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком по правилам Росстата исключаются из среднесписочной численности, хотя в списочном составе числятся. 1С учитывает это автоматически при наличии корректно оформленных документов отпуска.

Как выгрузить отчёт по ССЧ из 1С?

Сформированный отчёт сохраняется через кнопку «Сохранить» или «Ещё» → «Сохранить» в формате Excel, PDF или mxl. Для печати используйте стандартную команду печати табличного документа.