Среднесписочная численность в 1С ЗУП: где найти и как сформировать

Среднесписочная численность — один из самых востребованных кадровых показателей: он нужен для отчётности в ФНС, статистики, расчёта льгот и подтверждения права на спецрежимы. В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых данных, и отдельный типовой отчёт для него предусмотрен.

Проблема в том, что нужный отчёт не всегда лежит на виду: в разных редакциях и при разных настройках интерфейса он может находиться в разных разделах, а у пользователя просто не хватать прав. Ниже разберём, где искать отчёт в ЗУП 3.1, как его настроить, как проверить корректность расчёта и что делать, если цифры не сходятся с ожиданиями.

Где находится отчёт по среднесписочной численности в ЗУП 3.1

Основной путь в типовой конфигурации ЗУП 3.1: откройте раздел «Кадры», затем пункт «Кадровые отчёты». В списке отчётов найдите «Численность и текучесть кадров». Именно этот отчёт содержит показатель среднесписочной численности наряду со списочной численностью, приёмами и увольнениями.

Второй вариант — раздел «Отчётность, справки» → «Справки и отчёты» (или «1С-Отчётность» при её использовании). В некоторых релизах там доступен отдельный отчёт «Среднесписочная численность работников», а также сведения для налоговой, где среднесписочная численность указывается в составе формы.

Если не видите нужного пункта в меню, воспользуйтесь поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или откройте меню «Все функции» (если оно включено) и введите «численность». Система покажет все доступные отчёты с этим словом в названии.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» в главном меню
2. 2
   Выберите «Кадровые отчёты»
3. 3
   Найдите «Численность и текучесть кадров» и откройте его
4. 4
   Задайте период и организацию в шапке отчёта
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и найдите колонку «Среднесписочная численность»

Как настроить и сформировать отчёт

После открытия отчёта «Численность и текучесть кадров» укажите период расчёта — от этого зависит результат. Среднесписочная численность за месяц считается как сумма списочной численности за каждый календарный день месяца, делённая на число календарных дней. За квартал или год — как среднее арифметическое помесячных значений.

Через кнопку «Настройки» можно изменить группировку: по организации в целом, по подразделениям, по должностям или по видам занятости. Для отчётности в ФНС обычно нужна цифра по организации без детализации. Отбор позволяет исключить, например, конкретное подразделение или проверить численность отдельно по основным работникам.

Обратите внимание на вариант отчёта: типовая поставка содержит несколько преднастроенных вариантов. Если в текущем варианте нет колонки со среднесписочной численностью, переключитесь на другой вариант через «Ещё» → «Выбрать вариант отчёта» либо добавьте показатель в настройках структуры.

Как программа считает показатель

Расчёт строится на кадровых документах: приёмах на работу, переводах и увольнениях. Каждый день периода программа определяет, числится ли сотрудник в списочном составе, и суммирует эти значения. Поэтому корректность результата напрямую зависит от того, все ли кадровые документы проведены и введены вовремя.

Отдельные категории учитываются по особым правилам. Внешние совместители и работники по договорам ГПХ в среднесписочную численность в типовом расчёте не включаются (они учитываются отдельно). Сотрудницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком включаются в списочный состав, но исключаются из среднесписочной численности — программа делает это автоматически по данным отсутствий.

Работники с неполным рабочим временем, переведённые на такой режим по инициативе работодателя или по соглашению, учитываются пропорционально отработанному времени. Это частая причина расхождений: пользователь ожидает целое число, а программа выдаёт дробное значение.

Различия между редакциями и вариантами поставки

В ЗУП редакции 2.5 отчёт находится иначе: раздел «Кадры» → отчёт «Среднесписочная численность работников» либо через рабочий стол кадровика. Интерфейс редакции 2.5 устарел, и если вы планируете переход на 3.1, отчётность по численности будет одним из автоматически перенесённых блоков.

В базовой версии ЗУП 3.1 состав отчётов ограничен по сравнению с ПРОФ и КОРП, но отчёт по численности и текучести доступен во всех поставках. В КОРП-версии добавляются расширенные аналитические отчёты по штатной расстановке и динамике численности.

Если конфигурация доработана, отчёт мог быть переименован или перемещён разработчиком. В этом случае ориентируйтесь на поиск по слову «численность» через «Все функции» или уточните расположение у специалиста, сопровождающего конфигурацию.

Где искать в разных ситуациях

ЗУП 3.1, типовая

Раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Численность и текучесть кадров». Подходит в большинстве случаев.

ЗУП 3.1, отчётность в ФНС

Раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность»: показатель подтягивается в соответствующие формы автоматически.

ЗУП 2.5

Раздел «Кадры» или рабочий стол кадровика, отчёт «Среднесписочная численность работников».

Отчёт не найден поиском

Проверьте права пользователя и включите «Все функции» в настройках интерфейса.

Почему цифра не сходится и как это проверить

Самая частая причина неверного результата — непроведённые или «задним числом» исправленные кадровые документы. Если увольнение оформили позже фактической даты или приём ввели после формирования отчёта за прошлый период, пересчитайте отчёт заново после проведения документов.

Вторая причина — отсутствия, которые не зарегистрированы документами. Отпуск по уходу за ребёнком, оформленный только приказом на бумаге, но не введённый в программу, не исключит сотрудницу из среднесписочной численности, и показатель завысится.

Третья причина — работа с несколькими организациями в одной базе. Проверьте, что в шапке отчёта выбрана нужная организация или установлен отбор «по всем организациям», если требуется консолидированная цифра.

Контрольные точки

Как проверить результат

Колонка «Среднесписочная численность» в отчёте

Норма

Значение соответствует помесячной динамике приёмов и увольнений

Тревожный признак

Резкий скачок без кадровых изменений за период

Сотрудницы в декретных отпусках

Норма

Исключены из среднесписочной численности

Тревожный признак

Включены, хотя отсутствия введены документами

Внешние совместители

Норма

Не входят в показатель

Тревожный признак

Увеличивают численность

Период отчёта

Норма

Совпадает с периодом, за который сдаётся форма

Тревожный признак

Выбран другой месяц или неполный период

Типичные ошибки и ограничения

Не пытайтесь «подогнать» цифру ручной корректировкой кадровых документов задним числом без реальных оснований — это искажает не только численность, но и расчёт зарплаты, стаж и регламентированную отчётность. Любое изменение прошлых периодов делайте осознанно и с пониманием последствий.

Помните об ограничении прав: если пользователю не назначена роль кадровика или старшего кадровика, часть кадровых отчётов будет недоступна. Это не ошибка программы — попросите администратора выдать нужную роль или сформировать отчёт под своей учётной записью.

Частые вопросы

Почему в отчёте дробное число, а не целое?

Среднесписочная численность — расчётный показатель, и дробная часть возникает из-за приёмов и увольнений в середине периода, а также из-за работников с неполным рабочим временем, учитываемых пропорционально. Округление до целого выполняется только при подаче сведений в органы, в самом отчёте хранится точное значение.

Можно ли выгрузить среднесписочную численность помесячно за год?

Да. В настройках отчёта «Численность и текучесть кадров» добавьте группировку по месяцам периода — программа покажет значение за каждый месяц и итог за весь выбранный период. Результат можно сохранить в Excel через «Файл» → «Сохранить копию».

Отчёт не открывается, пишет о недостаточности прав. Что делать?

Обратитесь к администратору базы: для работы с кадровыми отчётами нужны профили «Кадровик», «Старший кадровик» или «Расчётчик зарплаты» в зависимости от настроек. Права выдаются в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».

Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?

Нет, в типовом расчёте ЗУП внешние совместители в среднесписочную численность не включаются — они учитываются отдельным показателем. Внутренние совместители входят в расчёт один раз как основные работники.

Где найти среднесписочную численность для формы в налоговую?

При использовании «1С-Отчётности» показатель подставляется в соответствующую форму автоматически из кадровых данных. Проверить и при необходимости скорректировать его можно непосредственно в форме перед отправкой, сверив с отчётом «Численность и текучесть кадров» за тот же период.

Данные за прошлый месяц изменились после того, как я уже смотрел отчёт. Это нормально?

Да, если после просмотра отчёта в прошлый период вводились или исправлялись кадровые документы (приёмы, увольнения, отсутствия). Программа пересчитывает показатель при каждом формировании отчёта на актуальные данные базы.