Справка 182н в 1С ЗУП: где находится и как сформировать

Справка о сумме заработной платы по форме 182н (приказ Минтруда № 182н) нужна сотруднику при увольнении: по ней новый работодатель рассчитывает пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам, а также по уходу за ребёнком. В «1С:Зарплате и управлении персоналом» (ЗУП) эта справка формируется автоматически на основании уже начисленных в программе данных — вручную считать ничего не требуется.

Основная сложность у пользователей обычно не в самом формировании, а в том, где именно в интерфейсе искать документ: в разных релизах и при разных настройках панелей разделов справка «прячется» в разных местах. Ниже разобраны все способы найти и сформировать справку 182н, проверить корректность сумм и разобраться с типичными проблемами — пустыми строками, отсутствующими периодами и расхождениями с расчётными листками.

Что такое справка 182н и когда она нужна

Справка по форме 182н содержит сведения о заработке сотрудника за два календарных года, предшествующих году увольнения (или году запроса), и текущий год, а также о количестве календарных дней, исключаемых из расчёта пособий: периоды болезни, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком и освобождения от работы с сохранением среднего заработка без начисления взносов.

Работодатель обязан выдать справку в день увольнения сотрудника. Если сделать это невозможно (например, сотрудник не явился), справка выдаётся по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней. Бывший сотрудник вправе обратиться за справкой и позже — обязанность работодателя сохраняется.

В программе 1С ЗУП справка не является отдельным «отчётом» в классическом понимании — это документ с печатной формой. Поэтому искать её нужно не в разделе «Отчёты», а среди кадровых документов.

Где находится справка 182н в 1С ЗУП

Основной путь в типовой конфигурации ЗУП 3.1: раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» либо раздел «Зарплата» → «См. также» → «Справки». В журнале документов по кнопке «Создать» выберите вид документа «Справка о заработке для расчёта пособий». В зависимости от релиза наименование может звучать как «Справка о заработке (входящая)» и «Справка о заработке (исходящая)» — для выдачи увольняемому нужна исходящая.

Второй, более быстрый способ — из карточки сотрудника. Откройте справочник «Сотрудники», выберите нужного человека и в панели навигации или через кнопку «Печать» найдите пункт «Справка о заработке для расчёта пособий (182н)». Программа сама подставит организацию и сотрудника.

Третий вариант — из документа увольнения. Откройте документ «Увольнение» (или «Увольнение списком»), перейдите по ссылке печатных форм: среди доступных будет справка 182н. Это самый удобный сценарий, потому что справка выдаётся именно при увольнении и все данные уже подтянуты.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» или карточку сотрудника.
2. 2
   Создайте документ «Справка о заработке для расчёта пособий (исходящая)».
3. 3
   Укажите организацию, сотрудника и дату выдачи.
4. 4
   Проверьте автоматически заполненные суммы по годам и исключаемые дни.
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Справка о заработке (182н)».
6. 6
   Подпишите справку у руководителя и главного бухгалтера, заверьте печатью при её наличии.

Как заполнить и проверить данные в справке

После выбора сотрудника программа автоматически заполняет табличную часть: суммы заработка по годам в пределах базы для начисления страховых взносов и количество исключаемых календарных дней. Источник данных — регистры учёта взносов, поэтому корректность справки напрямую зависит от того, насколько правильно велись начисления в программе.

Обязательно сверьте суммы с отчётом «Анализ взносов в фонды» или с карточкой учёта страховых взносов по сотруднику. Если сотрудник работал не весь расчётный период или принят в текущем году, строки по «пустым» годам могут отсутствовать — это нормально. А вот если год есть, а сумма нулевая, хотя человек работал, — это признак проблемы в учёте.

Исключаемые периоды (больничные, отпуска по беременности и уходу за ребёнком) программа собирает из соответствующих документов отсутствий. Проверьте, что все больничные листы введены в базу: если какой-то лист нетрудоспособности не был зарегистрирован, дни не попадут в справку, и новый работодатель завысит средний заработок сотрудника.

Контрольные точки

Как проверить результат

Суммы по годам в справке

Норма

Совпадают с базой по взносам в отчёте «Анализ взносов в фонды»

Тревожный признак

Сумма меньше фактических начислений или год отсутствует

Исключаемые дни

Норма

Все больничные и детские отпуска отражены с правильным числом дней

Тревожный признак

Периоды отсутствий введены в программе, но в справке не видны

Реквизиты организации

Норма

ИНН, КПП, адрес и страховой номер подтянулись из карточки организации

Тревожный признак

Поля пустые — не заполнена карточка организации

Формирование справки при увольнении

Типовой сценарий выглядит так: оформляется документ «Увольнение», рассчитывается окончательный расчёт, и вместе с трудовой книжкой (или сведениями о трудовой деятельности) сотруднику выдаётся справка 182н. В ЗУП печатная форма доступна непосредственно из документа увольнения, что исключает двойной ввод данных.

Если справка формируется отдельным документом, дату выдачи ставьте равной дате увольнения. Это важно: периоды и заработок текущего года должны быть отражены по состоянию на день увольнения, включая начисления окончательного расчёта. Если справку сформировать раньше даты проведения окончательного расчёта, суммы текущего года будут неполными.

Типичные проблемы и их решения

Самая частая ситуация — справка формируется с пустыми суммами. Причины: начисления вводились не документами расчёта зарплаты, а вручную операциями; либо сотрудник оформлен в другой организации в базе; либо расчётный период в справке выбран неверно. Проверьте организацию в шапке документа и годы, за которые запрашиваются данные.

Вторая проблема — сумма в справке не совпадает с расчётными листками. Это не всегда ошибка: в справку 182н попадает не весь доход, а только облагаемый взносами на ВНиМ (нетрудоспособность и материнство) и в пределах лимита базы. Например, некоторые выплаты могут облагаться взносами в ПФР, но не облагаться взносами на ВНиМ, поэтому расхождение с «грязным» доходом закономерно.

Третья ситуация — сотрудник приносит справку 182н от прежнего работодателя, и её нужно ввести в базу. Для этого существует документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)»: раздел «Зарплата» → «См. также» → «Справки» либо создание из карточки сотрудника. Данные из неё автоматически учитываются при расчёте больничных и детских пособий.

Электронная выдача и хранение

Справку 182н допустимо выдавать в электронном виде, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью, если сотрудник согласен на такой формат. В ЗУП печатную форму можно сохранить в PDF через стандартную кнопку «Сохранить» в форме печати и передать сотруднику, однако юридическую силу электронному документу придаёт именно подписание УКЭП — просто скан бумажной справки её не заменяет.

Документ-справку в базе храните вместе с остальными кадровыми документами. При повторном обращении бывшего сотрудника спустя время вы сможете создать новый экземпляр справки — данные за прошлые периоды в регистрах сохраняются, и программа сформирует её заново без ручного поиска в архивах.

FAQ: частые вопросы по справке 182н в 1С ЗУП

Почему в меню нет документа «Справка о заработке»?

Проверьте права пользователя: доступ к документу есть у ролей расчётчика и кадровика. Также откройте раздел «Зарплата» → «См. также» → «Справки» — в некоторых настройках интерфейса документ скрыт из основной панели. Быстрый обходной путь — поиск по слову «справка» через строку поиска в верхней части окна программы.

За какие годы программа заполняет справку?

По умолчанию — за два календарных года, предшествующих году увольнения, и текущий год по дату выдачи. Годы в табличной части можно скорректировать вручную, если сотрудник просит справку за иной период в рамках правил расчёта пособий (например, при замене лет расчётного периода).

Сумма в справке меньше, чем в расчётном листке. Это ошибка?

Не обязательно. В справку включается только заработок, облагаемый взносами на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, в пределах предельной базы. Сверяйте не с расчётным листком, а с базой по взносам ВНиМ в отчёте «Анализ взносов в фонды».

Как ввести справку 182н от предыдущего работодателя?

Создайте документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» из карточки сотрудника или через раздел «Зарплата» → «Справки». Заполните суммы и исключаемые дни по бумажной справке, проведите документ — данные будут автоматически учтены при расчёте больничных и пособий.

Можно ли сформировать справку по уже уволенному сотруднику?

Да. Откройте карточку сотрудника (снимите фильтр «работающие» в списке) и создайте справку стандартным способом. Данные за прошлые периоды хранятся в регистрах, поэтому справка формируется в полном объёме даже спустя длительное время после увольнения.

Нужна ли печать организации на справке 182н?

Форма предполагает место для печати, но если организация отказалась от круглой печати (это отражено в уставе), справка действительна с подписями руководителя и главного бухгалтера без оттиска. Подписи при этом обязательны в любом случае.