Другое · 8 мин
Как заполнить форму АДВ-2 в 1С ЗУП
Пошаговая инструкция по заполнению формы АДВ-2 в 1С ЗУП: где создать документ, какие данные проверить, как выгрузить в XML и какая форма пришла на смену АДВ-2.
Форма АДВ-2 — это анкета застрахованного лица, которую работодатель подаёт в Социальный фонд России (ранее ПФР), чтобы открыть работнику индивидуальный лицевой счёт и получить СНИЛС. В 1С:ЗУП документ создаётся автоматически на основе данных сотрудника, поэтому основная задача бухгалтера — проверить корректность сведений и правильно выгрузить файл.
Важный нюанс: с переходом на ЕФС-1 (единая форма сведений) в СФР классические формы АДВ-1, АДВ-2 и АДВ-3 утратили силу как самостоятельные отчёты — их функции выполняет раздел 1 ЕФС-1 (подраздел 1.2 для регистрации лица). Однако в программе 1С:ЗУП документы «Анкета застрахованного лица (АДВ-2)» сохранились для исторических данных, а актуальная подача сведений идёт через ЕФС-1. В статье разберём оба сценария.
Что такое АДВ-2 и когда её заменила ЕФС-1
АДВ-2 подавалась в ПФР при первом трудоустройстве человека, у которого ещё нет СНИЛС, а также при обнаружении ошибок в реквизитах анкеты. Форма содержит персональные данные: ФИО, дату и место рождения, пол, гражданство, адрес и реквизиты документа, удостоверяющего личность.
После объединения ПФР и ФСС в Социальный фонд России и введения единой формы сведений о застрахованных лицах (ЕФС-1) отдельные формы АДВ упразднены. Регистрация нового застрахованного лица теперь выполняется подачей ЕФС-1, подраздел 1.2 «Сведения для регистрации (перерегистрации) застрахованного лица». Состав данных почти совпадает с АДВ-2, поэтому логика работы в 1С:ЗУП осталась прежней — изменился только документ и формат выгрузки.
Подготовка: какие данные проверить до создания документа
Качество анкеты полностью зависит от кадровых данных, внесённых в справочник «Физические лица». Прежде чем создавать АДВ-2 или ЕФС-1, откройте карточку сотрудника и проверьте ключевые поля.
Обязательный минимум: ФИО без сокращений и лишних пробелов, дата рождения, пол, гражданство, место рождения (в том виде, как записано в паспорте), серия и номер документа, удостоверяющего личность, кем и когда выдан. Для иностранных граждан — статус застрахованного лица и реквизиты документа, подтверждающего право пребывания.
Если какие-то поля пустые, анкета сформируется, но контроль при выгрузке выдаст ошибки, а СФР может отказать в приёме. Дешевле по времени исправить данные в карточке физлица до создания документа, чем потом пересоздавать его.
Совпадают с паспортом посимвольно
Документ действующий, данные актуальны
Указан корректный статус застрахованного лица
Не перепутаны район/область, нет сокращений
Как создать документ АДВ-2 в 1С ЗУП
Откройте раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» либо «Персучет» (в зависимости от релиза название подраздела может отличаться). В журнале документов персонифицированного учёта нажмите «Создать» и выберите «Анкета застрахованного лица (АДВ-2)».
В шапке документа укажите организацию и дату составления. Затем в поле «Сотрудник» выберите физическое лицо — программа автоматически подтянет все персональные данные из справочника. Если сотрудник ранее был зарегистрирован и меняет данные, отметьте вид анкеты: первичная регистрация или изменение сведений.
После заполнения нажмите «Провести». Программа выполнит встроенную проверку: отсутствующие или некорректные поля будут подсвечены, а список замечаний появится в панели сообщений. Исправьте данные в карточке физлица и перезаполните документ кнопкой «Заполнить».
- 1Откройте «Отчетность, справки» → журнал персучёта → «Создать» → «Анкета застрахованного лица (АДВ-2)»
- 2Укажите организацию, дату и сотрудника
- 3Проверьте автозаполненные данные по паспорту
- 4Проведите документ и устраните замечания проверки
- 5Выгрузите XML или сформируйте печатную форму
Проверка и выгрузка файла
Печатная форма анкеты вызывается кнопкой «Печать» в документе. Сверьте распечатку с паспортом сотрудника — особенно серию и номер документа: это самая частая причина отказа фонда.
Для электронной сдачи АДВ-2 включается в пачку документов вместе с описью АДВ-6-1 (в старом порядке) либо сведения передаются через ЕФС-1. Выгрузка выполняется кнопкой «Выгрузить» — программа формирует XML-файл в утверждённом формате и сразу прогоняет его по контрольным соотношениям. При отправке через 1С-Отчетность файл уходит напрямую из программы, без ручного сохранения.
Как подать сведения через ЕФС-1 (актуальный способ)
Для нового сотрудника без СНИЛС создайте документ «ЕФС-1» в разделе «Отчетность, справки» → «ЕФС-1 в СФР». Добавьте сотрудника и заполните подраздел 1.2 — программа подтянет те же персональные данные, что и в АДВ-2.
Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после приёма на работу (для регистрации нового застрахованного лица). Пропуск срока грозит штрафом для должностных лиц, поэтому документ лучше формировать в день оформления приказа о приёме. После проведения отправьте отчёт через 1С-Отчетность и дождитесь положительного протокола.
АДВ-2 или ЕФС-1: что использовать
Только для архивных периодов и внутреннего учёта; в СФР как самостоятельная форма не принимается
Актуальный способ регистрации лица без СНИЛС; подаётся не позднее следующего рабочего дня после приёма
Как проверить результат и исправить ошибки
После отправки отследите статус в журнале 1С-Отчетности: «Сдано» означает, что фонд принял сведения. Если пришёл отказ, в протоколе указан код ошибки — чаще всего это несоответствие ФИО и документа данным фонда или попытка зарегистрировать лицо, у которого СНИЛС уже есть.
Если СНИЛС у сотрудника уже существует, внесите его в карточку физлица (поле «Страховой номер») и не подавайте анкету повторно. Если выяснилось, что данные в фонде устарели (смена фамилии, паспорта), подаётся ЕФС-1 с актуальными сведениями для перерегистрации.
Контрольные точки после отправки
«Сдано», положительный протокол
«Отказ» с кодом ошибки
Номер присвоен и внесён в базу
Поле пустое после успешной регистрации
Отправлено в день приёма или на следующий рабочий день
Просрочка — риск штрафа
Частые вопросы по АДВ-2 в 1С ЗУП
Принимает ли СФР форму АДВ-2 сейчас?
Нет, как самостоятельная форма АДВ-2 упразднена. Регистрация застрахованного лица выполняется подачей ЕФС-1, подраздел 1.2. Документ «Анкета застрахованного лица» в ЗУП оставлен для работы с историческими данными.
Что делать, если у сотрудника нет СНИЛС?
Оформите приём на работу, проверьте паспортные данные в карточке физлица и подайте ЕФС-1 (подраздел 1.2) не позднее следующего рабочего дня. После приёма фонд присвоит номер, который нужно внести в базу.
Где в ЗУП найти документ АДВ-2?
Раздел «Отчетность, справки» → журнал документов персонифицированного учёта → «Создать» → «Анкета застрахованного лица (АДВ-2)». В новых релизах документ может быть скрыт из списка создания, так как форма устарела.
Почему документ не проводится и выдаёт ошибки?
Обычно причина в незаполненных полях карточки физлица: нет документа, удостоверяющего личность, даты рождения или места рождения. Откройте карточку сотрудника, заполните данные по паспорту и перезаполните документ.
Нужно ли подавать анкету при смене фамилии сотрудника?
Да, при изменении персональных данных подаётся ЕФС-1 с актуальными сведениями для перерегистрации. В ЗУП сначала зафиксируйте смену ФИО документом «Изменение личных данных», затем сформируйте отчёт.
Можно ли отправить сведения без подключённой 1С-Отчетности?
Да: выгрузите XML-файл кнопкой «Выгрузить» и подайте его через личный кабинет страхователя на портале СФР или через другого оператора ЭДО. Контроль формата выполняется в ЗУП при выгрузке.
Что важно запомнить
АДВ-2 в 1С ЗУП создаётся из журнала персучёта и заполняется автоматически по данным физлица — главное заранее проверить паспортные данные. Для актуальной сдачи в СФР используется ЕФС-1 (подраздел 1.2) со сроком подачи не позднее следующего рабочего дня после приёма.