Справка 182н в 1С: пошаговая инструкция по формированию

Справка о сумме заработной платы (форма 182н) выдаётся работнику при увольнении и по его запросу после увольнения. Она нужна новому работодателю для расчёта пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком — на основании данных о заработке за два предшествующих календарных года и текущий год.

В программах 1С справка 182н формируется автоматически на основании данных учёта заработной платы. Если зарплата велась в программе корректно, подготовка документа занимает несколько минут. Сложности возникают, когда данные за предыдущие периоды в базе отсутствуют или были введены вручную при переходе на новую программу.

Ниже разобраны конкретные шаги для 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, способы проверки данных перед печатью, типовые ошибки и действия в ситуации, когда справку нужно выдать, а истории расчётов в базе нет.

Что содержит справка 182н и кому она нужна

Форма 182н утверждена приказом Минтруда России № 182н от 30.04.2013. Справка включает сведения о страхователе (работодателе), о застрахованном лице (работнике), суммы заработка и иных выплат, на которые начислялись страховые взносы на ВНиМ, за два календарных года, предшествующих году увольнения, и за текущий год.

Отдельным блоком в справке указываются периоды, исключаемые из расчёта пособий: временная нетрудоспособность, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком, а также дни освобождения от работы с сохранением заработка без начисления взносов. Эти данные критичны: новый работодатель использует их при расчёте среднего дневного заработка.

Работодатель обязан выдать справку в день увольнения вместе с другими документами. Если работник обратился за справкой позже, её нужно выдать в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Отказ или задержка — нарушение трудового законодательства.

Где найти справку 182н в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом есть несколько путей к форме. Самый удобный при увольнении — прямо из кадрового документа: откройте документ «Увольнение» (или «Увольнение списком»), нажмите кнопку «Печать» и выберите «Справка о заработке для расчёта пособий (182н)». Программа автоматически подставит данные сотрудника и организации.

Второй путь подходит, когда справку запрашивает уже уволенный работник. Перейдите в раздел «Отчетность, справки» — «Справки сотрудникам» (в некоторых версиях — «Исходящие документы»), создайте новый документ «Справка о заработке для расчёта пособий», выберите сотрудника, организацию и годы, за которые нужны данные. После заполнения нажмите «Заполнить» — суммы заработка и исключаемые периоды подтянутся из учёта.

Третий вариант — через карточку сотрудника: «Кадры» — «Сотрудники», откройте нужного сотрудника и в меню «Печать» найдите соответствующую форму. Этот способ удобен для быстрой проверки, но для официальной выдачи лучше оформлять справку как документ, чтобы она сохранилась в базе.

1. 1
   Откройте документ увольнения или создайте справку через «Отчетность, справки»
2. 2
   Выберите сотрудника и проверьте организацию
3. 3
   Укажите годы: два предшествующих и текущий
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и сверьте суммы с расчётными листками
5. 5
   Проверьте блок исключаемых периодов
6. 6
   Распечатайте, подпишите и заверьте печатью при её наличии

Как сформировать справку в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 функциональность по кадрам урезана по сравнению с ЗУП, но справка 182н доступна. Откройте раздел «Зарплата и кадры» — «Справки о доходах» (в ряде версий — «Зарплата и кадры» — «Сотрудники», далее печатная форма из карточки). Создайте новый документ, укажите сотрудника и период.

Данные о заработке программа соберёт из начислений зарплаты. Исключаемые периоды формируются на основании документов «Больничный лист» и «Отпуск», если они отражались в базе. Если больничные велись только в бумажном виде или во внешней системе, дни нетрудоспособности придётся внести вручную.

Обратите внимание: в типовой Бухгалтерии ручное редактирование табличной части справки ограничено. Если нужно скорректировать суммы, корректнее исправить исходные данные учёта, а не править печатную форму — иначе справка разойдётся с данными, которые организация передаёт в СФР.

Проверка данных перед печатью

Автоматическое заполнение не гарантирует правильность. Сверьте суммы заработка по каждому году с расчётными листками сотрудника и с отчётом «Анализ взносов в фонды» (в ЗУП) или оборотами по счетам расчётов с персоналом. В справку должны попасть только облагаемые взносами на ВНиМ выплаты в пределах лимита базы соответствующего года.

Отдельно проверьте блок исключаемых дней: количество календарных дней больничных, отпусков по беременности и родам и по уходу за ребёнком должно совпадать с табелем и больничными листами. Ошибка в этом блоке исказит расчёт пособия у нового работодателя, и ответственность за недостоверную справку несёт выдавшая её организация.

Также проверьте реквизиты: ФИО, СНИЛС, ИНН сотрудника, регистрационный номер страхователя в СФР, ИНН и КПП организации. Если организация реорганизовывалась, в справке указывается правопреемник, а данные приводятся за периоды работы у предшественника.

Контрольные точки

Как проверить справку перед выдачей

Суммы заработка по годам

Норма

Совпадают с расчётными листками и отчётом по взносам

Тревожный признак

Есть расхождения или суммы выше лимита базы года

Исключаемые периоды

Норма

Дни совпадают с больничными листами и табелем

Тревожный признак

Дни отсутствуют или завышены

Реквизиты сторон

Норма

СНИЛС, ИНН, регномер страхователя актуальны

Тревожный признак

Устаревший регномер или ошибка в СНИЛС

Если данных за прошлые годы нет в базе

Частая ситуация: организация перешла на 1С недавно, и история расчётов за предыдущие годы в базе отсутствует. В этом случае суммы заработка вводят в справку вручную на основании архивных документов: расчётных ведомостей, лицевых счетов, ранее сданных отчётов РСВ и персонифицированных сведений.

В ЗУП для таких случаев предусмотрен документ «Справка о заработке (входящая)» и возможность ручного ввода данных в самой исходящей справке — табличная часть с суммами доступна для редактирования. Вводите данные только по документально подтверждённым источникам: справка, выданная «с примерными цифрами», создаёт риск переплаты или недоплаты пособий и претензий со стороны СФР.

Если архив утрачен, работник может запросить сведения о заработке через ПФР/СФР самостоятельно, а работодатель обязан выдать справку на основании тех данных, которыми располагает. Недостающие сведения новый работодатель вправе запросить в СФР напрямую.

Типичные ошибки и их последствия

Самая распространённая ошибка — непустые исключаемые периоды теряются при ручном вводе или не попадают в справку, потому что больничные оформлялись вне программы. Итог: новый работодатель посчитает пособие по заниженному среднедневному заработку, и работник получит меньше положенного.

Вторая ошибка — включение в справку выплат, не облагаемых взносами на ВНиМ, например отдельных видов материальной помощи или компенсаций. Это завышает базу и может привести к излишней выплате пособия, которую СФР взыщет с работодателя.

Третья группа ошибок — технические: устаревший регистрационный номер страхователя после реорганизации, неверный год в шапке, отсутствие подписи руководителя или уполномоченного лица. Такую справку новый работодатель вправе не принять, и её придётся переоформлять.

Выдача, хранение и повторные запросы

Справка подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяется печатью, если она используется. Выдачу зафиксируйте: сохраните документ в базе, а при передаче работнику получите подтверждение — подпись в журнале выдачи документов при увольнении или расписку.

Работник вправе запросить справку повторно, в том числе в нескольких экземплярах, если трудоустраивается к нескольким работодателям. Ограничивать количество экземпляров нельзя. Для уволенных сотрудников справка формируется из архивных данных базы — удалять карточки уволенных сотрудников и их расчёты нельзя.

Если в 1С после обновления конфигурации изменилась печатная форма, сверяйтесь с актуальной редакцией приказа Минтруда № 182н: форма должна соответствовать утверждённому образцу, самодельные макеты не принимаются.

Частые вопросы

Можно ли выдать справку 182н в день увольнения, если расчёт ещё не закрыт?

Да, и это обязанность работодателя. Сформируйте справку после проведения окончательного расчёта в день увольнения: в 1С сначала рассчитайте и выплатите зарплату, затем заполните справку, чтобы в неё попали суммы текущего месяца.

Что делать, если сотрудник работал меньше двух лет?

Справка заполняется за фактический период работы: за текущий год и предшествующие годы, в которых были начисления. Если в каком-то году заработка не было, соответствующие строки остаются пустыми — это нормально.

Нужно ли включать в справку период работы по договору ГПХ?

Нет. В справку 182н включаются только выплаты в рамках трудовых отношений, облагаемые взносами на ВНиМ. Вознаграждения по гражданско-правовым договорам для расчёта пособий не используются и в форму не попадают.

Почему в 1С справка заполняется нулевыми суммами?

Чаще всего причина в том, что зарплата за нужные годы начислялась в другой программе или другой базе. Проверьте наличие документов начисления за указанные периоды; если их нет, введите суммы вручную по архивным данным.

Обязана ли организация выдать справку уволенному несколько лет назад работнику?

Да. Срок давности для запроса не установлен: работодатель обязан выдать справку в течение трёх рабочих дней с момента обращения на основании сохранившихся данных учёта. Если архив утрачен, работнику подсказывают обратиться за сведениями в СФР.