Справка 182н в 1С Бухгалтерии: как сформировать и выдать сотруднику

Справка о заработной плате по форме 182н нужна сотруднику при увольнении, чтобы новый работодатель мог правильно рассчитать пособия по больничным, по беременности и родам и по уходу за ребёнком. В 1С Бухгалтерии 8.3 документ формируется автоматически на основании начислений, но его нужно уметь найти, проверить и корректно выдать.

Работодатель обязан выдать справку в день увольнения сотрудника. Если документ не был выдан, бывший работник вправе запросить его позже — тогда справку оформляют в течение трёх рабочих дней с момента обращения. Нарушение сроков грозит административной ответственностью по статье 5.27 КоАП РФ.

Ниже разобран полный порядок действий: где находится документ в программе, как его заполнить, что проверить перед печатью и какие ошибки встречаются чаще всего. Инструкция актуальна для типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0.

Что такое справка 182н и когда её выдают

Форма 182н утверждена приказом Минтруда России и содержит сведения о заработке работника за два календарных года, предшествующих году увольнения, а также за текущий год. Дополнительно в справке указывают периоды, исключаемые из расчёта пособий: больничные, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком, дни освобождения от работы с сохранением зарплаты без начисления взносов.

Выдать справку нужно в трёх ситуациях: при увольнении сотрудника (в последний рабочий день вместе с трудовой книжкой или сведениями о трудовой деятельности), по письменному заявлению бывшего работника и по запросу действующего сотрудника, если ему нужно подтвердить заработок для расчёта пособия через другого работодателя (например, совместителю).

Где найти документ в 1С Бухгалтерии 8.3

Есть два рабочих пути. Первый — через карточку сотрудника: откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», выберите нужного работника, нажмите кнопку «Оформить документ» и в списке найдите пункт «Справка о заработке для расчёта пособий (исх.)». Это самый быстрый способ, если вы уже работаете с конкретным человеком.

Второй путь — через журнал кадровых документов: «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (или «Все кадровые документы») → кнопка «Создать» → «Справка о заработке для расчёта пособий». Этот вариант удобен, когда нужно оформить несколько справок подряд или найти ранее созданный документ.

Если пункта в меню нет, проверьте функциональность программы: «Главное» → «Функциональность» → закладка «Сотрудники и зарплата» — должна быть включена ведение кадрового учёта и расчёта зарплаты. В базовых версиях программы набор документов ограничен, и некоторые формы могут отсутствовать.

1. 1
   Откройте карточку сотрудника и нажмите «Оформить документ» → «Справка о заработке для расчёта пособий»
2. 2
   Проверьте автоматически заполненные поля: организация, сотрудник, страхователь, период работы
3. 3
   Сверьте суммы заработка по годам с данными учёта
4. 4
   Проверьте таблицу исключаемых периодов — дни болезни и отпусков должны быть заполнены
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Справка о заработке (форма 182н)»
6. 6
   Подпишите документ у руководителя и главного бухгалтера, поставьте печать при её наличии

Как заполнить и проверить данные

После создания документа программа автоматически подставляет большинство реквизитов: наименование страхователя (организации), ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР, адрес, а также персональные данные работника — ФИО, СНИЛС, паспортные данные и адрес регистрации. Эти сведения берутся из справочников, поэтому ошибки в них обычно означают незаполненную карточку организации или сотрудника.

Основная часть — суммы заработка по годам. Программа суммирует все выплаты, облагаемые взносами на случай временной нетрудоспособности, за каждый календарный год отдельно. Необлагаемые выплаты (например, материальная помощь в пределах необлагаемого лимита, компенсации) в расчёт не попадают — это соответствует правилам заполнения формы.

Отдельно проверьте таблицу исключаемых периодов. В ней должны отразиться дни временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком и периоды освобождения от работы без начисления взносов. Если сотрудник болел, а период в таблице пуст, значит больничный либо не проведён, либо введён документом, который не участвует в кадровом учёте.

Контрольные точки

Что проверить перед печатью

Суммы заработка по годам

Норма

Совпадают с данными регистров учёта взносов и расчётных листков

Тревожный признак

Суммы нулевые или занижены при фактических начислениях

Исключаемые периоды

Норма

Все больничные и отпуска по БиР указаны с датами начала и окончания

Тревожный признак

Период отсутствует, хотя больничный начислялся

Персональные данные

Норма

ФИО, СНИЛС и паспорт совпадают с документами работника

Тревожный признак

Устаревшая фамилия или пустой СНИЛС

Период работы

Норма

Даты приёма и увольнения соответствуют приказам

Тревожный признак

Дата увольнения не совпадает с приказом об увольнении

Почему в справке пустые или неверные суммы

Самая частая причина пустой справки — зарплата в базе начислялась не штатными документами, а ручными операциями. Проводки по счетам 70 и 69, введённые вручную, не формируют движения по регистрам учёта взносов, поэтому справка «не видит» такие суммы. Решение — перепровести начисления документами «Начисление зарплаты» или ввести недостающие данные вручную в табличную часть справки (документ позволяет редактировать суммы).

Вторая причина — сотрудник работал в организации меньше расчётного периода, а заработок у предыдущего работодателя в базу не вносили. В этом случае суммы за прошлые годы законно пусты: справка отражает только выплаты у текущего страхователя. Данные о заработке у других работодателей сотрудник подтверждает справками с прежних мест работы.

Третья ситуация — неверные суммы из-за переноса данных из другой программы (например, из ЗУП или старой версии). При миграции регистры могут перенестись не полностью. Сверьте справку с отчётом «Анализ взносов в фонды» или расчётными листками за соответствующие годы — расхождения покажут, какие периоды потеряны.

Как распечатать и выдать справку

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Справка о заработке (форма 182н)». Программа сформирует печатный бланк, соответствующий утверждённой форме: с реквизитами страхователя, данными работника, таблицей заработка по годам и перечнем исключаемых периодов.

Справку подписывают руководитель организации (или иной уполномоченный представитель) и главный бухгалтер. Если в организации ведётся печать, её ставят в предусмотренном месте. С 2017 года печать на справке обязательна только если она есть у организации — при её отсутствии достаточно подписей.

Выдайте справку лично сотруднику под подпись в журнале учёта или отправьте почтой по его письменному заявлению. Хранить копию справки в программе не обязательно, но сам документ в базе удалять не следует — он подтверждает факт выдачи при возможных спорах.

Особые ситуации и ограничения

Если сотрудник уволился и принёс заявление о выдаче справки спустя месяцы или годы, порядок тот же: создайте документ текущей датой, программа подтянет исторические данные. Ограничений по давности нет, но на практике глубина данных зависит от того, с какого периода в базе вёлся учёт.

Для совместителя справка оформляется отдельно по каждому месту работы. Внешнему совместителю выдайте справку только с суммами, начисленными по совместительству, — программа делает это автоматически, если совместительство оформлено отдельным сотрудником или отдельным договором в зависимости от настроек учёта.

Если организация ликвидирована, получить справку у работодателя невозможно. В этом случае работник обращается за сведениями о заработке в территориальное отделение СФР — это нормальная штатная процедура, и бухгалтеру вмешательство не требуется.

Маршрут решения

Как действовать в нестандартной ситуации

Суммы в справке пустые, хотя зарплата начисляласьПроверьте, что начисления введены документом «Начисление зарплаты», а не ручными операциями

Не хватает исключаемого периода по больничномуНайдите и проведите документ «Больничный лист» за нужный период, затем перезаполните справку

Сотрудник просит справку за период до начала учёта в этой базеВведите суммы вручную в табличную часть на основании архивных данных или расчётных листков

Нужно выдать справку бывшему сотруднику через год после увольненияСоздайте новый документ текущей датой — программа подтянет данные за нужные годы

Частые вопросы

Можно ли сформировать справку 182н, если зарплата в базе не ведётся?

Да, но автоматически суммы не подтянутся. Создайте документ и введите заработок и исключаемые периоды вручную на основании первичных документов — расчётных ведомостей, расчётных листков, данных по взносам. Ручной ввод допустим, но требует подтверждающих документов на случай проверки.

За какие годы указывается заработок в справке?

За два календарных года, предшествующих году прекращения работы (или году обращения за справкой), и за текущий год по дату увольнения. Если сотрудник в эти годы был в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, он вправе попросить заменить годы для расчёта пособия — но в самой справке всегда указываются фактические периоды.

Что делать, если сотрудник работал меньше двух лет?

Справка всё равно оформляется по стандартной форме. В строках за годы, когда сотрудник у вас не работал, суммы будут нулевыми или отсутствовать — это нормально. Заработок у предыдущих работодателей он подтверждает справками с тех мест работы.

Обязательно ли ставить печать на справке 182н?

Нет, печать ставится только если она есть у организации. Если организация работает без печати, достаточно подписей руководителя и главного бухгалтера — это прямо предусмотрено порядком заполнения формы.

Как выдать справку, если сотрудник уже уволился и не является лично?

По письменному заявлению бывшего работника справку можно направить почтой заказным письмом на указанный им адрес. Срок — три рабочих дня с момента получения заявления. Заявление храните вместе с документом в базе как подтверждение выдачи.

Почему в справке не отражается отпуск без сохранения зарплаты?

Отпуск без сохранения зарплаты не входит в перечень исключаемых периодов по форме 182н, поэтому программа его не показывает — это корректно. Исключаются только больничные, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком и освобождение от работы без начисления взносов.