Другое · 11 мин
Способ ведения трудовой книжки по прежнему месту работы в 1С: какую дату ставить
Какую дату указать в 1С при выборе способа ведения трудовой книжки по прежнему месту работы: дату заявления сотрудника, настройку в ЗУП и проверку СЗВ-ТД.
При приёме нового сотрудника в 1С:ЗУП кадровик заполняет сведения о трудовой книжке, в том числе поле «Способ ведения трудовой книжки по прежнему месту работы» с датой. Именно дата в этом поле чаще всего вызывает вопрос: ставить дату приёма, дату заявления работника или первое января 2020 года, когда начал действовать переход на электронные трудовые книжки. Правильный ответ зависит от того, какую именно информацию сотрудник сообщил о себе.
Правило простое: в поле указывается дата заявления работника о выборе способа ведения трудовой книжки, поданного на прежнем месте работы. Если сотрудник говорит, что выбрал электронную трудовую книжку, датой будет день, когда он подал заявление прежнему работодателю о переходе на ЭТК. Если сотрудник остался на бумажной книжке, дата также берётся из его заявления о сохранении бумажного варианта.
Эти сведения важны не только для карточки сотрудника: они попадают в отчётность по форме СЗВ-ТД при приёме на работу. Ошибка в дате или способе ведения приводит к расхождениям с данными, которые ПФР (СФР) уже получил от прежнего работодателя, и отчёт может быть отклонён или потребует уточнения.
Что означает это поле в 1С и зачем оно нужно
С 2020 года работники получили право выбрать формат трудовой книжки: бумажный или электронный (сведения о трудовой деятельности). Выбор оформлялся заявлением работодателю. Работодатель, в свою очередь, обязан был передать сведения о выборе в ПФР отчётом СЗВ-ТД с событием «Подача заявления».
Когда человек устраивается к новому работодателю, сведения о его выборе нужны для корректного ведения кадрового учёта: если сотрудник выбрал электронную книжку, новый работодатель не заводит и не ведёт бумажную книжку, а передаёт сведения только в СФР. Поэтому в 1С:ЗУП в карточке сотрудника и в документе приёма есть блок «Трудовая книжка», где фиксируется способ ведения и дата соответствующего заявления.
Дата в этом поле — это не дата приёма на работу к вам и не дата заполнения карточки в программе. Это дата заявления, которое работник подал раньше, у прежнего работодателя. Именно эта дата указывалась в отчёте СЗВ-ТД прежнего работодателя и хранится в базе СФР.
Какую дату ставить в разных ситуациях
Основной ориентир — слова и документы самого сотрудника. При приёме работник сообщает, какой способ ведения он выбрал, и желательно дату подачи заявления. От этого зависят три типовых сценария.
Сотрудник выбрал электронную трудовую книжку
Укажите способ «Электронная трудовая книжка» (в разных релизах формулировка может отличаться: «Сведения о трудовой деятельности») и дату заявления о переходе на ЭТК, которую сотрудник подал прежнему работодателю. Дату работник может посмотреть в копии своего заявления, в выписке из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р или сведения из СФР) — там фиксируется дата подачи заявления.
Сотрудник остался на бумажной книжке
Если работник подавал заявление о сохранении бумажной книжки, укажите способ «Бумажная трудовая книжка» и дату этого заявления. Если заявление о сохранении бумажной книжки он не подавал вовсе (а просто не выбирал ЭТК), то юридически он считается оставшимся на бумажном варианте, но даты заявления у него нет — в этом случае поле даты оставляют пустым.
Сотрудник не знает дату или впервые устраивается на работу
Для сотрудника, который раньше нигде не работал, вопрос выбора способа ведения вообще не стоит: книжка (или сведения) заводится впервые у вас, и поле «по прежнему месту работы» не заполняется. Если человек работал, но не помнит дату заявления, попросите его запросить выписку СТД-Р через Госуслуги или в СФР — там указана дата подачи заявления о выборе способа ведения.
Как выбрать действие
Где в 1С:ЗУП заполняется способ ведения и дата
В типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом сведения о трудовой книжке вводятся при приёме сотрудника. Откройте документ «Приём на работу» (или «Приёмы на работу» для списочного ввода), перейдите на вкладку «Трудовой договор» или в раздел сведений о трудовой книжке — расположение зависит от релиза. Там находится поле «Способ ведения трудовой книжки» с датой.
Также данные можно посмотреть и изменить в карточке сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть сотрудника → ссылка «Трудовая деятельность» или «Трудовая книжка». Именно отсюда сведения подтягиваются в отчёт СЗВ-ТД при регистрации кадрового события «Приём».
- 1Получите от сотрудника сведения о выбранном способе ведения и дате заявления (выписка СТД-Р или копия заявления)
- 2Создайте документ «Приём на работу» и заполните основные условия трудового договора
- 3Найдите блок «Трудовая книжка» и выберите способ ведения по прежнему месту работы
- 4Укажите дату заявления сотрудника, если она известна; если неизвестна — оставьте пустым
- 5Проведите документ и проверьте, какие сведения попали в СЗВ-ТД по событию «Приём»
- 6Сверьте сформированный отчёт с данными сотрудника перед отправкой в СФР
Как дата и способ ведения попадают в СЗВ-ТД
При приёме на работу работодатель обязан подать СЗВ-ТД не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме. В отчёте по событию «Приём» передаются сведения о выборе способа ведения трудовой книжки: если работник ранее выбрал ЭТК, это отражается в отчёте, чтобы СФР продолжил вести его электронные сведения.
Если в карточке сотрудника способ ведения или дата заполнены неверно, ошибка уйдёт в отчёт автоматически. Типичные последствия — отказ в приёме отчёта, протокол с ошибками или расхождение с данными, которые СФР уже имеет от прежнего работодателя. Исправление потребует подачи отменяющего и корректного отчёта.
Проверка результата и типичные ошибки
После заполнения проверьте три вещи: способ ведения соответствует словам сотрудника, дата совпадает с датой заявления (а не с датой приёма), а сформированный СЗВ-ТД проходит встроенную проверку программы без ошибок. В 1С:ЗУП отчёт можно проверить перед выгрузкой кнопкой «Проверить» в форме отчёта.
Полезно также сформировать печатную форму личной карточки или отчёт по сотруднику и убедиться, что сведения о трудовой книжке отображаются корректно. Если сотрудник продолжает вести бумажную книжку, проверьте, что в программе не включён режим, при котором книжка считается электронной, — иначе запись о приёме в бумажную книжку вы можете пропустить.
Что делать, если данные уже внесены неверно
Если ошибку обнаружили до отправки СЗВ-ТД, достаточно исправить способ ведения и дату в карточке сотрудника или в документе приёма, после чего пересоздать отчёт. Сами кадровые документы при этом перепроводить обычно не требуется — изменяются только сведения о трудовой книжке.
Если отчёт уже отправлен и принят с неверными данными, потребуется подать отменяющий СЗВ-ТД (с признаком отмены события) и затем корректный отчёт с правильными сведениями. В 1С:ЗУП это делается через формирование нового комплекта СЗВ-ТД с соответствующим видом сведений. После исправления убедитесь, что в карточке сотрудника стоят верные значения, чтобы ошибка не повторилась при следующем кадровом событии — переводе или увольнении.
Как проверить результат
Совпадает с заявлением или выпиской СТД-Р сотрудника
Выбран «наугад» или противоречит словам сотрудника
Равна дате заявления, поданного прежнему работодателю
Стоит дата приёма, дата заполнения карточки или произвольная дата
Проходит проверку без ошибок, сведения совпадают с карточкой
Протокол содержит ошибки или предупреждения по трудовой книжке
Ограничения и частные случаи
Учтите, что состав сведений в СЗВ-ТД и требования к ним периодически уточняются, а формат отчёта обновляется. Держите конфигурацию 1С:ЗУП в актуальном состоянии: в свежих релизах форма СЗВ-ТД и проверки соответствуют действующим требованиям СФР, что снижает риск отказа в приёме отчёта.
Отдельный случай — сотрудники, которые выбрали ЭТК, а потом устроились к работодателю, впервые ставшему страхователем, или наоборот. В таких ситуациях логика та же: сведения о выборе фиксируются со слов работника и по его документам, дата берётся из заявления. Если сотрудник хочет изменить свой выбор уже у вас (например, перейти с бумажной книжки на электронную), это оформляется новым заявлением с текущей датой — и вот эта дата уже будет вашей, как работодателя, принявшего заявление.
Частые вопросы
Можно ли поставить дату приёма на работу, если сотрудник не помнит дату заявления?
Нет. Дата приёма не имеет отношения к заявлению о выборе способа ведения. Если дата неизвестна, поле оставляют пустым, а сотруднику предлагают запросить выписку СТД-Р через Госуслуги или в СФР, где указана точная дата подачи заявления.
Что ставить, если сотрудник вообще не подавал заявление о выборе?
Такой работник считается оставшимся на бумажной трудовой книжке. Укажите способ «Бумажная трудовая книжка» (или «не выбран» — в зависимости от формулировок вашего релиза) без даты, поскольку заявления не было.
Нужно ли заполнять это поле для сотрудника, который устраивается на первую работу?
Нет. Поле «по прежнему месту работы» относится только к тем, у кого уже был работодатель. Для впервые принимаемых трудовая книжка или электронные сведения заводятся у вас, и сведения о прежнем выборе отсутствуют.
Где сотрудник может узнать дату своего заявления?
В выписке из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р), которую можно получить через портал Госуслуг, в клиентской службе СФР или у прежнего работодателя. Также дата может быть в копии заявления, если сотрудник её сохранил.
Что будет, если в СЗВ-ТД уйдёт неверная дата или способ ведения?
Отчёт может быть отклонён, либо сведения будут приняты с расхождением относительно данных прежнего работодателя. Исправление потребует подачи отменяющего и корректного отчёта СЗВ-ТД, поэтому данные лучше проверить до отправки.
Как оформить в 1С смену способа ведения уже у текущего работодателя?
Сотрудник пишет новое заявление, в 1С:ЗУП регистрируется соответствующее кадровое событие с датой нового заявления, и в СФР подаётся СЗВ-ТД по событию «Подача заявления». Это отдельная операция, не связанная с документом приёма.
Что важно запомнить
В поле «Способ ведения трудовой книжки по прежнему месту работы» в 1С ставится дата заявления сотрудника, поданного прежнему работодателю, а не дата приёма и не произвольная дата. Если дата неизвестна — поле оставляют пустым и уточняют сведения по выписке СТД-Р. Перед отправкой СЗВ-ТД всегда проверяйте отчёт встроенной проверкой программы.