Список сотрудников в 1С 8.3 ЗУП: где найти и как работать с ним

Список сотрудников в 1С 8.3 ЗУП хранится в одноимённом справочнике, а просмотреть его можно несколькими способами: через раздел «Кадры», через отчёты по списочному составу или через универсальный отчёт. Выбор зависит от задачи: быстро найти конкретного человека, получить списочный состав на дату или выгрузить данные в Excel.

Чаще всего пользователи ищут список, чтобы проверить приём и увольнение работников, сверить штатную численность или подготовить данные для отчётности. Важно понимать разницу: справочник «Сотрудники» показывает всех, кто когда-либо числился в программе, а списочный состав на дату формируется только по кадровым документам — приёмам, переводам и увольнениям.

Ниже разобраны все рабочие способы найти список сотрудников, настроить отборы, вывести нужные колонки и решить типичные проблемы — например, когда сотрудник есть в документах, но не виден в списке.

Где находится справочник «Сотрудники»

Основное место, где собраны все работники, — справочник «Сотрудники». Откройте раздел «Кадры» в левой панели навигации и выберите пункт «Сотрудники». Если раздела «Кадры» не видно, проверьте настройки панели разделов или права пользователя — у части ролей (например, только у расчётчика с ограниченным профилем) доступ к кадровым данным может быть закрыт.

В форме списка отображаются ФИО, табельный номер, подразделение, должность и дата приёма. Колонки можно настраивать: кнопка «Ещё» → «Изменить форму» позволяет добавить или скрыть реквизиты, например дату увольнения или вид занятости.

Учтите важную особенность ЗУП: один и тот же человек (физическое лицо) может иметь несколько записей в справочнике «Сотрудники» — например, при работе по совместительству или в нескольких организациях. Поэтому количество строк в списке не всегда равно количеству физлиц.

Как отобрать работающих и уволенных

В форме списка сотрудников по умолчанию часто включён режим, при котором уволенные скрыты или, наоборот, показаны вперемешку с работающими — это зависит от настроек конкретной базы. Для управления отображением используйте кнопку «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор по полю «Дата увольнения»: пустое значение означает, что сотрудник продолжает работать.

Если нужны только уволенные за период, добавьте условие «Дата увольнения» в интервале между двумя датами. Такой отбор удобен при сверке перед сдачей отчётности или при проверке корректности кадровых документов.

Также полезен быстрый поиск: поле поиска в шапке списка ищет по ФИО и табельному номеру. Если сотрудник не находится по фамилии, проверьте, не введена ли она с ошибкой при приёме, и попробуйте поиск по части фамилии или табельному номеру.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники».
2. 2
   Нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор по полю «Дата увольнения» с условием «Не заполнено».
3. 3
   При необходимости добавьте отбор по организации и подразделению.
4. 4
   Сохраните настройку как вариант списка, чтобы не настраивать заново.
5. 5
   Проверьте результат: в списке должны остаться только сотрудники без даты увольнения.

Списочный состав на дату через отчёты

Справочник не отвечает на вопрос «сколько человек работало на конкретную дату» — для этого служат кадровые отчёты. Перейдите в «Кадры» → «Кадровые отчёты» и откройте «Списочный состав» или «Штатную расстановку». Отчёт «Списочный состав» строится по данным кадровых документов и показывает работающих на выбранную дату с разбивкой по организациям и подразделениям.

Отчёт «Остатки отпусков», «Сотрудники организации» и «Стаж работы» также используют списочные данные, но решают другие задачи. Для простого списка работающих с ФИО, должностью и датой приёма достаточно «Списочного состава» или отчёта «Сотрудники организаций» — в зависимости от редакции ЗУП название может отличаться.

Если списочный состав в отчёте расходится с вашими ожиданиями, причина почти всегда в кадровых документах: непроведённый приём, увольнение задним числом или документ, созданный с ошибкой в дате. Отчёт честно отражает то, что проведено в базе.

Сравнение способов получить список

Справочник «Сотрудники»

Подходит для поиска конкретного человека и просмотра карточки. Не показывает состав на прошлую дату.

Отчёт «Списочный состав»

Подходит для списка работающих на дату и сверки численности. Требует корректно проведённых кадровых документов.

Универсальный отчёт

Подходит для произвольных выборок по справочнику с любыми полями и выгрузки. Требует понимания структуры данных.

Выгрузка списка в Excel и печать

Любой табличный список в ЗУП можно вывести в табличный документ и сохранить. В форме списка сотрудников нажмите «Ещё» → «Вывести список», отметьте нужные колонки и нажмите «ОК» — сформируется табличный документ, который сохраняется через «Файл» → «Сохранить» в формате Excel (xlsx) или mxl.

Отчёты выгружаются аналогично: сформированный отчёт сохраняется кнопкой сохранения в панели инструментов табличного документа. Перед выгрузкой проверьте отборы — в Excel попадёт ровно то, что отображено на экране, включая случайно оставленные фильтры по подразделению или организации.

При передаче списка с персональными данными третьим лицам помните о требованиях законодательства о персональных данных: выгружайте только необходимые поля и ограничивайте круг получателей.

Типичные проблемы и их решение

Самая частая жалоба — «сотрудник есть, а в списке не виден». Причины обычно такие: включён скрытый отбор (проверьте «Ещё» → «Настроить список» и сбросьте отборы), у пользователя ограничены права на уровне записей (доступны не все организации), либо приём на работу не проведён.

Вторая проблема — дубли: один человек отображается несколько раз. Это нормально, если у него несколько мест работы, но если дубль появился из-за повторного ввода физлица, потребуется объединение дублей через обработку поиска и удаления дублей в разделе «Администрирование». Такую операцию лучше выполнять после резервного копирования.

Третья ситуация — в отчёте списочный состав больше или меньше, чем в справочнике. Это не ошибка: справочник считает записи, отчёт — действующие трудовые отношения на дату. Сверяйте именно отчёт с реальностью, а не справочник с отчётом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав списка работающих

Норма

Количество в отчёте совпадает с данными кадрового учёта

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведённые или ошибочные кадровые документы

Отображение уволенных

Норма

При отборе «Дата увольнения не заполнено» уволенные скрыты

Тревожный признак

Уволенные видны — отбор не применён или дата увольнения не заполнена в документе

Поиск сотрудника

Норма

Сотрудник находится по ФИО и табельному номеру

Тревожный признак

Не находится — проверьте права доступа и проведение приёма

Часто задаваемые вопросы

Где в 1С ЗУП 8.3 посмотреть всех сотрудников организации?

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» — это полный справочник. Для списка именно работающих на дату используйте отчёт «Списочный состав» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты».

Почему в списке не видно недавно принятого сотрудника?

Чаще всего документ «Приём на работу» создан, но не проведён, либо в форме списка остался активный отбор. Проверьте проведение документа и сбросьте отборы через «Ещё» → «Настроить список».

Как вывести список сотрудников с датами рождения или ИНН?

В форме списка нажмите «Ещё» → «Изменить форму» и добавьте нужные реквизиты, либо используйте «Вывести список» с выбором колонок. Часть персональных данных хранится в карточке физлица — для таких выборок удобнее универсальный отчёт.

Как распечатать список сотрудников?

Выведите список в табличный документ («Ещё» → «Вывести список») или сформируйте кадровый отчёт, затем используйте стандартную команду печати табличного документа.

Один человек отображается в списке дважды — это ошибка?

Не обязательно: отдельные записи создаются для совместительства или работы в разных организациях. Ошибкой является дубль, созданный повторным вводом того же физлица — такие случаи устраняются обработкой поиска дублей в разделе «Администрирование».

Можно ли скрыть уволенных сотрудников навсегда?

Удалять их нельзя — они связаны с документами и расчётами. Но можно сохранить настройку списка с отбором «Дата увольнения не заполнено» как вариант по умолчанию, и уволенные перестанут мешать в повседневной работе.