Другое · 9 мин
Как посмотреть количество сотрудников в 1С
Как узнать количество сотрудников в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия. Штатная расстановка, списочная численность, отчёты по головному счёту и типичные ошибки при подсчёте.
Вопрос «сколько сотрудников в 1С» обычно возникает в трёх ситуациях: нужно быстро узнать численность персонала для руководства или отчётности, проверить, сколько людей реально работает в базе, либо подготовить данные для статистических форм (П-4, сведения о среднесписочной численности). В зависимости от конфигурации — 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия или 1С:КА/ERP — способы получения этой информации различаются.
Важно сразу разделить понятия: списочная численность — это все сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры на конкретную дату, а среднесписочная численность — расчётный показатель за период, который требуется для налоговой и статотчётности. В 1С это разные отчёты с разной методикой подсчёта, и путать их нельзя.
Ниже разобраны конкретные способы получить численность в типовых конфигурациях, настройки, влияющие на корректность данных, и типичные ошибки, из-за которых цифры «не сходятся».
Где в 1С:ЗУП посмотреть списочную численность
В 1С:Зарплата и управление персоналом основной инструмент — кадровые отчёты. Откройте раздел Кадры → Отчёты по кадрам (в некоторых релизах путь: Кадры → Кадровые отчёты). Здесь доступны отчёты «Списочный состав», «Остатки отпусков и численность», «Штатная расстановка» и другие.
Отчёт «Списочный состав» показывает всех сотрудников, принятых в организацию, с датами приёма и увольнения. Установите период и отбор по организации или подразделению — в шапке отчёта выводится итоговое количество. Если нужна численность «на сегодня», поставьте текущую дату в обеих границах периода.
Отчёт «Штатная расстановка» (раздел Кадры или Зарплата, в зависимости от настроек) показывает занятые и вакантные позиции штатного расписания. Он удобен, когда нужно сравнить фактическую численность с плановой: видно, сколько ставок занято, сколько свободно, кто работает по совместительству.
- 1Откройте раздел Кадры → Отчёты по кадрам → Списочный состав
- 2Установите период: для численности на дату укажите одинаковые даты начала и окончания
- 3При необходимости задайте отбор по организации или подразделению
- 4Сформируйте отчёт и посмотрите итоговое количество сотрудников в шапке или подвале таблицы
- 5Для среднесписочной численности откройте отдельный отчёт Среднесписочная численность и задайте период (месяц, квартал, год)
Как узнать численность в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт ограничен по сравнению с ЗУП, но базовые данные получить можно. Справочник сотрудников находится в разделе Зарплата и кадры → Сотрудники. Список показывает всех заведённых сотрудников, включая уволенных — их можно отфильтровать по признаку «Уволен».
Для подсчёта работающих откройте список сотрудников, настройте отбор: поле «Уволен» = «Нет». Количество строк в списке и будет текущей численностью. Учтите, что в бухгалтерской конфигурации совместители и сотрудники с несколькими договорами могут отображаться по-разному в зависимости от релиза.
Если в организации ведётся полноценный кадровый учёт и расчёт зарплаты в большом объёме, рекомендуется использовать 1С:ЗУП — там корректно учитываются совместительство, декретные отпуска, работа на неполную ставку и другие ситуации, влияющие на подсчёт численности.
Среднесписочная численность: где взять и как проверить
Среднесписочная численность (ССЧ) нужна для отчётности в налоговую и статистику, а также для подтверждения права на льготы и спецрежимы. В 1С:ЗУП для этого есть готовый отчёт «Среднесписочная численность» в разделе кадровых отчётов. Укажите период — программа рассчитает показатель по правилам, учитывающим приём, увольнение и длительные отсутствия.
Проверьте результат вручную на простом примере: если в месяце 30 дней и 10 сотрудников работали весь месяц, ССЧ равна 10. Если один принят 16-го числа, его вклад — примерно 0,5. Значительное расхождение отчёта с логикой расчёта — повод проверить кадровые документы: непроведённые приказы о приёме или увольнении искажают показатель.
Помните, что отдельные категории работников по правилам статистики не включаются в среднесписочную численность или учитываются особым образом: внешние совместители, работники по договорам ГПХ, сотрудницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Настройки включения этих категорий в расчёт заданы в типовом отчёте, но при сомнениях сверяйтесь с действующими указаниями по заполнению статформ.
Как проверить корректность численности
Все приёмы и увольнения за период проведены
Есть непроведённые приказы — численность занижена или завышена
Один человек — одна карточка сотрудника
Две карточки на одного человека удваивают его в отчётах
Внутренние совместители учтены по основному месту
Совместитель посчитан дважды как отдельные сотрудники
Число в отчёте совпадает с фактическим списком работающих
Расхождение без объяснимой причины
Численность в 1С:ERP и Комплексной автоматизации
В 1С:ERP и 1С:КА кадровый блок унаследован от ЗУП, поэтому отчёты те же: «Списочный состав», «Штатная расстановка», «Среднесписочная численность». Ищите их в разделе Зарплата и кадры → Кадровые отчёты. Если отчётов не видно, проверьте права доступа — возможно, вашей роли недоступен кадровый раздел.
В этих конфигурациях часто ведётся учёт по нескольким организациям в одной базе. Перед формированием отчёта обязательно проверьте отбор по организации: без него вы получите суммарную численность по всем юрлицам, что для отчётности по конкретной организации будет ошибкой.
Почему цифры не сходятся: типичные причины
Самая частая причина расхождений — непроведённые или отменённо проведённые документы. Приказ об увольнении создан, но не проведён — сотрудник продолжает числиться работающим. Проверьте журнал кадровых документов на наличие непроведённых записей за период.
Вторая причина — дубли физических лиц и сотрудников. Если при приёме на работу создали новую карточку вместо выбора существующего человека, в отчётах он может учесться дважды. В ЗУП есть сервис поиска дублей физических лиц (раздел Администрирование → Обслуживание или Настройка, в зависимости от релиза).
Третья причина — разная методика подсчёта в разных отчётах. «Штатная расстановка» считает занятые ставки, «Списочный состав» — людей, «Среднесписочная численность» — расчётный показатель. Сравнивать эти цифры между собой напрямую некорректно.
Как выгрузить список сотрудников и посчитать вручную
Если штатные отчёты недоступны или нужен произвольный список, выгрузите данные в табличный документ. В любом кадровом отчёте нажмите «Сформировать», затем сохраните результат через Файл → Сохранить как в формате Excel или табличного документа 1С (mxl). Дальше можно фильтровать и считать строки вручную.
Альтернатива — универсальный отчёт (Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Универсальный отчёт) по справочнику «Сотрудники» с отбором по условию «не уволен» и группировкой по подразделениям. Это удобно, когда нужна численность в разрезе отделов.
Какой способ выбрать
Частые вопросы о численности сотрудников в 1С
Где в 1С:ЗУП посмотреть, сколько человек работает прямо сейчас?
Откройте Кадры → Отчёты по кадрам → Списочный состав, установите текущую дату в обеих границах периода и сформируйте. Итоговое количество работающих будет показано в отчёте. Уволенные до этой даты в список не попадут.
Почему в справочнике «Сотрудники» больше записей, чем реально работает?
Справочник хранит всех, кто когда-либо был принят, включая уволенных — карточки не удаляются, чтобы сохранить историю расчётов. Также возможны дубликаты карточек. Для актуальной численности используйте отчёты, а не количество строк справочника.
Как посчитать численность по конкретному подразделению?
В отчёте «Списочный состав» или «Штатная расстановка» откройте настройки и добавьте отбор по полю «Подразделение». Либо сгруппируйте отчёт по подразделениям — тогда численность будет показана по каждому отделу отдельно.
Учитываются ли совместители в среднесписочной численности?
Внутренние совместители учитываются как один человек по основному месту работы. Внешние совместители в среднесписочную численность по общим правилам статистики не включаются. Типовой отчёт в ЗУП учитывает эти правила, но при сомнениях сверяйте методику с действующими указаниями Росстата.
Что делать, если отчёт по численности пустой или показывает ноль?
Проверьте три вещи: правильно ли задан период, не стоит ли лишний отбор по организации или подразделению, проведены ли кадровые приказы о приёме. Если документы не проведены, отчёт не увидит сотрудников, даже если карточки созданы.
Можно ли узнать численность за прошлый год?
Да, кадровые отчёты строятся на любую дату, за которую в базе есть проведённые документы. Установите нужный период в отчёте «Списочный состав» или «Среднесписочная численность». Если база сворачивалась или история переносилась ограниченно, данные за ранние периоды могут быть неполными.
Что важно запомнить
Численность сотрудников в 1С смотрят через кадровые отчёты: «Списочный состав» — для текущего штата, «Среднесписочная численность» — для отчётности, «Штатная расстановка» — для сравнения с планом. Перед использованием цифр проверьте проведение кадровых документов, отсутствие дублей физлиц и отбор по нужной организации.