Сотрудник призван на военные сборы: как оформить в 1С

Когда сотрудник приносит повестку о призыве на военные сборы, у кадровика и расчётчика возникает стандартная задача: освободить работника от работы на период сборов, сохранить за ним средний заработок по месту работы и правильно отразить всё это в учётной системе. В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 для этого предусмотрен штатный механизм — отдельный вид отсутствия «Военные сборы», который автоматически рассчитывает оплату по среднему заработку и корректно попадает в табель.

За период военных сборов работнику по трудовому законодательству сохраняются место работы, должность и средний заработок, а государство затем компенсирует работодателю понесённые расходы. Поэтому важно не просто «отметить отсутствие», а оформить его именно как оплачиваемое отсутствие по среднему — иначе расчёт зарплаты, табель и отчётность будут сформированы с ошибками.

Ниже разобран полный цикл оформления: какие документы запросить у сотрудника, какой документ создать в 1С:ЗУП 3.1, как проверить расчёт среднего заработка, как отразится отсутствие в табеле и что делать в типовых нестандартных ситуациях — от совместителей до сборов, переходящих на следующий месяц.

Какие документы запросить у сотрудника до оформления в 1С

Основанием для освобождения от работы служит повестка военного комиссариата, в которой указаны даты явки и период прохождения сборов. Попросите сотрудника предоставить повестку заранее, до начала отсутствия: так у вас будет время оформить документ в программе и скорректировать плановые начисления до расчёта зарплаты.

После окончания сборов работник обычно приносит справку о прохождении сборов с фактическими датами. Сверьте её с повесткой: если фактический период отличается от планового, документ в 1С нужно будет скорректировать. Копии повестки и справки подшейте в личное дело — они понадобятся при проверках и при подтверждении расходов для компенсации.

Если сотрудник ушёл на сборы, не предупредив работодателя, оформите отсутствие по факту предъявления документов. До получения подтверждающих бумаг не спешите фиксировать прогул: отсутствие по уважительной причине, подтверждённое позже, придётся сторнировать, а это лишние корректировки в учёте.

Каким документом оформить военные сборы в 1С:ЗУП 3.1

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 военные сборы регистрируются документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск, командировка)» из раздела «Зарплата» или «Кадры» (в зависимости от настроек интерфейса). В документе выбирается вид отсутствия «Военные сборы» — именно он включает расчёт оплаты по среднему заработку и правильное отражение в табеле.

Если в вашей базе документ недоступен или нужного вида отсутствия нет в списке, проверьте настройку функциональности: в разделе «Настройка — Расчёт зарплаты» должны быть включены опции учёта отсутствий и оплаты по среднему заработку. В некоторых доработанных конфигурациях вид отсутствия мог быть переименован — ищите начисление с назначением «Оплата времени сохраняемого среднего заработка» и способом расчёта для военных сборов.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» (или «Кадры») и создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск, командировка)».
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и месяц, в котором отсутствие будет учтено при расчёте.
3. 3
   Выберите вид отсутствия «Военные сборы» и задайте даты начала и окончания по повестке.
4. 4
   Проверьте на закладке «Оплата» рассчитанный средний заработок и сумму оплаты.
5. 5
   Проведите документ и распечатайте при необходимости приказ по форме организации.
6. 6
   После окончания сборов сверьте фактические даты со справкой и при расхождении исправьте документ.

Как программа рассчитывает оплату за время сборов

Оплата за период военных сборов считается по среднему заработку по общим правилам: берётся заработок за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала сборов, и делится на фактически отработанные в этом периоде дни. Полученный среднедневной заработок умножается на количество рабочих дней по графику сотрудника, приходящихся на период сборов.

В документе на закладке «Оплата» можно раскрыть детализацию расчёта и увидеть, какие начисления и дни вошли в расчётный период. Если сотрудник работает меньше года, расчётный период формируется из фактически отработанных месяцев — программа сделает это автоматически.

Обратите внимание: оплачиваются только рабочие дни по графику работника, попадающие на сборы. Если сборы захватывают выходные и праздничные дни, они в оплату не включаются, хотя сам период отсутствия в документе указывается полностью, с даты начала по дату окончания.

Если в месяце начала сборов у сотрудника были разовые премии или материальная помощь, проверьте их вхождение в базу среднего заработка по правилам вашей учётной политики. Разовые выплаты, не относящиеся к системе оплаты труда, в средний заработок не включаются, и лишняя сумма в базе приведёт к завышению оплаты.

Как отразится отсутствие в табеле и расчёте зарплаты

Проведённый документ автоматически вытесняет плановое рабочее время: в табеле учёта рабочего времени дни сборов будут отмечены отдельным кодом (в типовой конфигурации — специальное буквенное обозначение для военных сборов), а часы по этим дням не войдут в отработанное время. Проверить результат можно через отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе «Отчёты, справки».

При расчёте зарплаты за месяц документом «Начисление зарплаты и взносов» оплата за время сборов попадёт в расчёт автоматически — отдельно вводить её не нужно. Если документ об отсутствии создан после того, как зарплата за месяц уже рассчитана, пересчитайте начисления: программа предложит исправить расчёт при попытке провести документ задним числом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяц сборов

Норма

Дни сборов отмечены отдельным кодом, отработанное время уменьшено корректно

Тревожный признак

Дни стоят как явка или прогул — документ об отсутствии не проведён или создан с ошибкой

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть строка оплаты по среднему заработку за время сборов, окладная часть уменьшена пропорционально

Тревожный признак

Оплаты за сборы нет либо оклад начислен полностью — проверьте вид отсутствия и даты

Среднедневной заработок в документе

Норма

Совпадает с расчётом по данным за 12 предшествующих месяцев

Тревожный признак

Резко отличается от ожидаемого — проверьте базу среднего и исключаемые периоды

Нестандартные ситуации и как их обработать

Сборы переходят на следующий месяц

Если сборы начались в одном месяце, а закончились в другом, документ можно оформить одним периодом — программа сама распределит оплату по месяцам при расчёте. Однако на практике удобнее оформить отсутствие помесячно: так проще контролировать расчёт и закрытие периода, особенно если месяц начала сборов уже закрыт.

Сотрудник — совместитель

Военные сборы освобождают работника от всех мест работы. Оформите отсутствие по каждому месту работы отдельно: по основному месту и по каждому договору совместительства в 1С создаётся свой документ со своим расчётом среднего заработка. Компенсацию из бюджета работодатель получит по каждому месту работы.

Сотрудник был в отпуске или на больничном

Если сборы начались во время ежегодного отпуска, отпуск на период сборов прерывается: оформите отсутствие по сборам, а неиспользованные дни отпуска перенесите. В 1С для этого корректируется документ отпуска. Аналогично при совпадении с больничным: пособие за дни сборов не начисляется, листок нетрудоспособности корректируется по общим правилам.

Компенсация расходов работодателя и учёт выплаты

Расходы на выплату среднего заработка за время сборов компенсируются работодателю из бюджета через военный комиссариат. Для возмещения обычно требуется заявление с приложением документов, подтверждающих начисление и выплату: расчёт среднего заработка, расчётные листки, платёжные ведомости. Пакет документов и порядок возмещения уточните в своём военкомате — требования могут отличаться в деталях.

В самой 1С:ЗУП оплата за сборы отражается как обычное начисление, облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке и попадает в регламентированную отчётность (6-НДФЛ, РСВ) без особенностей. Отдельных кодов дохода для этой выплаты не предусмотрено — она отражается как оплата труда.

Для целей бухгалтерского учёта затраты на оплату сборов относятся на расходы по обычным видам деятельности, а полученная компенсация учитывается как прочий доход. Проводки формируются при синхронизации с бухгалтерской программой по настройкам отражения зарплаты в учёте.

Частые вопросы

Можно ли оформить военные сборы через документ «Командировка»?

Нет. Командировка и военные сборы — разные основания отсутствия с разными правилами учёта. Для сборов в 1С:ЗУП предусмотрен отдельный вид отсутствия, который корректно отражается в табеле и кадровых отчётах. Оформление через командировку исказит статистику и может вызвать вопросы при проверке.

Что делать, если сотрудник принёс повестку уже после начала сборов?

Оформите документ об отсутствии тем месяцем, когда получены документы, указав фактические даты сборов. Если зарплата за период уже рассчитана, программа выполнит доначисление в текущем периоде. Дисциплинарные меры за отсутствие применять нельзя — причина уважительная и подтверждена документально.

Нужно ли издавать отдельный приказ об освобождении от работы на время сборов?

Унифицированной формы такого приказа нет, но многие организации издают его в свободной форме на основании повестки — это упрощает кадровое делопроизводство и подтверждает законность отсутствия. В 1С:ЗУП печатную форму можно сформировать из документа об отсутствии, если она предусмотрена в вашей конфигурации.

Как оформить сборы, если сотрудник работает по сменному графику?

Порядок тот же: укажите период сборов в документе, а программа оплатит рабочие дни (смены) по графику сотрудника, попадающие на этот период. Проверьте, что график работы сотрудника заполнен в программе корректно — от этого зависит и количество оплачиваемых дней, и правильность табеля.

Облагается ли оплата за время военных сборов НДФЛ и взносами?

Да, выплата среднего заработка за период сборов облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, как и обычная заработная плата. В отчётах 6-НДФЛ и РСВ она отражается вместе с остальными начислениями без выделения отдельной строкой.

Что делать, если в списке видов отсутствия нет «Военные сборы»?

Проверьте настройку функциональности в разделе «Настройка — Расчёт зарплаты»: должны быть включены опции учёта отсутствий. Если конфигурация доработана или сильно устарела, вид начисления мог быть изменён — обратитесь к специалисту, сопровождающему вашу базу, чтобы восстановить типовой механизм, а не создавать ручные начисления.