Другое · 11 мин
Как отразить сотрудника по ГПХ в 1С
Как отразить сотрудника по договору ГПХ в 1С:ЗУП 3.1: приём, начисление вознаграждения, взносы, НДФЛ, отчётность. Пошаговая инструкция с проверкой результатов.
Договор гражданско-правового характера (ГПХ) в программах 1С оформляется иначе, чем трудовой договор: исполнитель не включается в штатное расписание, ему не начисляются отпускные и больничные, а страховые взносы считаются по усечённому составу. Ошибки при отражении ГПХ приводят к неверным суммам взносов, лишним строкам в отчётности и вопросам со стороны ФНС и СФР.
Основной рабочий инструмент — конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 3.1). В ней для подрядчиков предусмотрен отдельный документ «Договор (работы, услуги)», а начисление вознаграждения выполняется документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)». В «1С:Бухгалтерии» механизм проще: выплата проходит через операцию или документ начисления зарплаты с ручной настройкой взносов.
Ниже разобран порядок действий от создания физического лица до проверки отчётности, с указанием типовых ошибок и способов их исправления. Инструкции ориентированы на ЗУП 3.1, отдельно даны замечания для пользователей 1С:Бухгалтерии 8.3.
Чем ГПХ отличается от трудового договора в учёте
Различия критичны для корректной настройки программы. По трудовому договору сотрудник занимает позицию штатного расписания, ему положены отпуск, больничный, пособия, а работодатель платит взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ). По договору ГПХ этих выплат нет, и взносы на ВНиМ не начисляются.
Взносы на травматизм (НС и ПЗ) по ГПХ уплачиваются только если это прямо предусмотрено текстом договора. НДФЛ удерживается в обоих случаях, но по ГПХ исполнитель вправе заявить профессиональный вычет по подтверждающим расходам — это тоже нужно отразить в программе.
Трудовой договор и ГПХ в учёте
Штатная позиция, кадровые документы, отпуска и больничные, взносы ОПС+ОМС+ВНиМ+травматизм, табель.
Без штатной позиции, оплата по актам выполненных работ, взносы только ОПС+ОМС, травматизм — по условиям договора, НДФЛ с возможным профвычетом.
Прежде чем заводить человека в программу, убедитесь, что отношения действительно гражданско-правовые: разовая или проектная работа, отсутствие подчинения правилам внутреннего трудового распорядка, оплата результата, а не процесса. Переквалификация ГПХ в трудовые отношения — главный риск такого формата, и настройка 1С от него не защитит.
Заведение физического лица и договора ГПХ в ЗУП 3.1
Сначала проверьте, нет ли этого человека в базе: откройте справочник «Физические лица» (раздел «Настройка» или «Кадры») и выполните поиск по ФИО и ИНН. Дубли физических лиц — частая причина ошибок в персонифицированной отчётности: у одного человека появляются две карточки, и сведения по доходам разъезжаются.
Если физического лица нет, создайте его: укажите ФИО, дату рождения, пол, ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Эти сведения попадут в РСВ, персонифицированные сведения о физлицах и справку о доходах, поэтому перепроверьте их по документам.
Далее оформите сам договор. Перейдите в раздел «Кадры» или «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» (в ряде релизов — «Сотрудники» → «Договоры ГПХ») и создайте документ «Договор (работы, услуги)». Укажите организацию, физическое лицо, даты начала и окончания договора, сумму, подразделение и способ отражения в учёте. Сохраните и проведите документ.
- 1Проверьте наличие физического лица в справочнике по ФИО, ИНН и СНИЛС
- 2Создайте физическое лицо и заполните ИНН, СНИЛС, паспортные данные
- 3Оформите документ «Договор (работы, услуги)» с датами и суммой
- 4Укажите подразделение и способ отражения затрат в учёте
- 5Проведите документ и проверьте его появление в журнале договоров
Если исполнитель одновременно штатный сотрудник
Ситуация допустимая: сотрудник по трудовому договору выполняет отдельную работу по ГПХ. В этом случае новое физическое лицо создавать не нужно — договор ГПХ оформляется на то же физлицо. Программа корректно объединит доходы для расчёта НДФЛ и взносов, а в отчётности отразит оба вида отношений.
Начисление вознаграждения и НДФЛ
Оплата по ГПХ начисляется не ежемесячной зарплатой, а по факту выполнения работ — как правило, по акту. В ЗУП 3.1 используйте документ «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» из раздела «Зарплата». Выберите договор, укажите сумму начисления и дату выплаты — от даты зависит, в каком периоде доход попадёт в расчёт 6-НДФЛ.
Программа автоматически рассчитает НДФЛ по ставке, действующей для резидентов, и удержит его при выплате. Если исполнитель заявил профессиональный налоговый вычет и предоставил подтверждающие расходы, сумму вычета укажите в том же документе начисления — база по НДФЛ уменьшится.
Выплата оформляется ведомостью (в банк, кассу или на зарплатный проект) с видом операции по договорам ГПХ. Проверьте, чтобы в ведомость подтянулось именно начисление по договору, а не штатная зарплата других сотрудников.
Страховые взносы по ГПХ: что начисляется, а что нет
По договорам ГПХ начисляются взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование по единому тарифу — программа считает их автоматически при условии, что договор оформлен корректным видом документа. Взносы на ВНиМ по умолчанию не начисляются.
Взносы на травматизм зависят от текста договора. Если обязанность страхования от несчастных случаев прописана, проверьте настройки учётной политики и договора, чтобы программа включила эти взносы в расчёт; если не прописана — взносов быть не должно, и их появление в расчёте сигнализирует об ошибке настройки.
Начисленные взносы можно увидеть в документе начисления на вкладке «Взносы» либо в отчёте «Анализ взносов в фонды». Сверьте базу: она должна совпадать с суммой начисленного вознаграждения без НДФЛ.
Как проверить расчёт по ГПХ
Начислены только ОПС и ОМС (плюс травматизм, если предусмотрен договором)
Появились взносы на ВНиМ — неверный вид договора или настройка начисления
Равна сумме вознаграждения по акту
База меньше или больше — проверьте вид расчёта и вычеты
Удержан с полной суммы за минусом заявленного профвычета
НДФЛ не рассчитан — проверьте дату выплаты и статус налогоплательщика
Отражение ГПХ в 1С:Бухгалтерии 8.3
Если зарплатная конфигурация не используется, учёт ведут в 1С:Бухгалтерии. Исполнителя заводят в справочнике «Физические лица» и привязывают к контрагенту. Начисление вознаграждения оформляют документом «Операция, введённая вручную» либо через «Начисление зарплаты» с добавлением физлица и ручным указанием сумм НДФЛ и взносов.
Типовые проводки: Дт 20 (25, 26, 44) Кт 76.10 — начислено вознаграждение; Дт 76.10 Кт 68.01 — удержан НДФЛ; Дт 20 (25, 26, 44) Кт 69 — взносы на ОПС и ОМС; Дт 76.10 Кт 51 (50) — выплата исполнителю. Счёт 76.10 «Расчёты с прочими дебиторами и кредиторами» в типовом плане счетов предназначен как раз для расчётов с физлицами, не состоящими в штате.
Ручной способ требует внимательности: программа не проверит ставки и лимиты автоматически. Перед сдачей отчётности сверьте начисленные суммы с регистрами налогового учёта и убедитесь, что физлицо попало в РСВ и персонифицированные сведения.
Отчётность по исполнителям ГПХ
Исполнители по ГПХ включаются в расчёт по страховым взносам: их доходы отражаются в подразделе с застрахованными лицами, а в приложении с персонифицированными данными указываются суммы вознаграждений. Также сведения о выплатах попадают в отчёт «Персонифицированные сведения о физических лицах» и в справку о доходах (бывшая 2-НДФЛ) в составе 6-НДФЛ.
В разделе 2 расчёта по взносам и в ЕФС-1 подаются сведения в части страхового стажа по договорам ГПХ — период действия договора указывается с соответствующим кодом. Проверьте, чтобы даты договора в отчёте совпадали с датами в документе «Договор (работы, услуги)».
Перед отправкой сформируйте в ЗУП отчёты «Проверка раздела 2 (СЗВ-СТАЖ)» и «Анализ НДФЛ», а также сверку баз по взносам. Расхождения между 6-НДФЛ и РСВ по доходам физлица — типовой повод для требования инспекции.
Типичные ошибки и их исправление
Самая распространённая ошибка — оформление подрядчика обычным кадровым приёмом на работу. Тогда программа начислит взносы на ВНиМ, включит человека в штатное расписание и среднесписочную численность. Исправление требует отмены кадровых документов и перерасчёта взносов, что в закрытом периоде делается через корректировочные документы.
Вторая частая проблема — дубли физических лиц, из-за которых доходы одного человека распадаются на две карточки. Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» либо вручную перенесите документы на одну карточку и пометьте лишнюю на удаление, предварительно убедившись, что отчётность за прошлые периоды не пострадает.
Третья группа ошибок — неверные даты: дата выплаты в ведомости не совпадает с фактической, и доход попадает не в тот отчётный период 6-НДФЛ. Исправляется уточнённым расчётом с корректными датами по строкам раздела 2.
Что важно запомнить
Исполнителя по ГПХ оформляют через физическое лицо и документ «Договор (работы, услуги)», начисляют оплату документом «Начисление по договорам», удерживают НДФЛ и платят взносы только на ОПС и ОМС. Корректность проверяют по составу взносов, базе начисления и попаданию дохода в нужный период отчётности.
Частые вопросы по отражению ГПХ в 1С
Нужно ли включать исполнителя по ГПХ в штатное расписание?
Нет. Договор ГПХ не создаёт штатную позицию и не оформляется кадровым приёмом. В ЗУП 3.1 для этого существует отдельный документ «Договор (работы, услуги)», который не влияет на штатное расписание и среднесписочную численность в части работников.
Как отразить профессиональный вычет по НДФЛ исполнителю?
Исполнитель подаёт заявление и документы, подтверждающие расходы. В документе «Начисление по договорам» в ЗУП 3.1 сумма вычета указывается в соответствующем поле, после чего НДФЛ рассчитывается с разницы между вознаграждением и вычетом. Без заявления и подтверждений вычет не применяется.
Что делать, если по ошибке начислили взносы на ВНиМ по договору ГПХ?
Проверьте вид документа: скорее всего, исполнитель оформлен кадровым приёмом или выбран неверный вид расчёта. Исправьте оформление, выполните перерасчёт взносов и подайте уточнённый расчёт по страховым взносам за затронутый период.
Можно ли выплатить вознаграждение по ГПХ вместе с зарплатой одной ведомостью?
Технически в ЗУП 3.1 ведомость может включать выплаты по договорам ГПХ, но важно, чтобы способ выплаты и дата были корректны для каждой строки. На практике удобнее оформлять отдельную ведомость по договорам — это упрощает сверку и снижает риск ошибок в датах получения дохода.
Как отразить ГПХ, если исполнитель — самозанятый?
Самозанятый (плательщик НПД) сам исчисляет налог и предоставляет чек из приложения «Мой налог». Организация не удерживает НДФЛ и не платит взносы. В 1С такая выплата отражается как расчёт с контрагентом без начисления зарплатных налогов; чек храните как подтверждение основания выплаты.
Попадёт ли исполнитель по ГПХ в отчёт ЕФС-1?
Да, в части сведений о страховом стаже: период действия договора ГПХ отражается в разделе 2 с соответствующим кодом. Также сведения подаются при начале и окончании договора. Проверьте, чтобы даты в отчёте совпадали с датами договора в программе.