Другое · 10 мин
Как начислить зарплату в 1С 8.3: пошаговая инструкция
Как начислить зарплату в 1С 8.3 (ЗУП и Бухгалтерия): подготовка данных, документ «Начисление зарплаты и взносов», проверка НДФЛ, взносов и типичные ошибки.
Начисление зарплаты в 1С 8.3 выполняется документом «Начисление зарплаты и взносов» в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) или документом «Начисление зарплаты» в «1С:Бухгалтерии». Перед расчётом нужно убедиться, что по сотрудникам заполнены приёмы на работу, плановые начисления, графики работы и вычеты по НДФЛ — иначе суммы посчитаются неправильно или не посчитаются вовсе.
Ниже — практический порядок расчёта от проверки исходных данных до контроля результата, различия между конфигурациями и типичные ошибки, из-за которых зарплата «съезжает».
Что подготовить перед начислением зарплаты
Автоматический расчёт в 1С опирается на данные, введённые заранее. Если чего-то не хватает, программа либо выдаст нулевые суммы, либо посчитает оклад целиком, проигнорировав больничные и отпуска. Проверьте четыре блока данных.
Во-первых, кадровые документы: «Приём на работу» должен быть проведён, в нём указаны дата приёма, график работы и плановое начисление (оклад или тарифная ставка). Во-вторых, графики работы сотрудников должны быть заполнены на расчётный месяц — по ним определяется норма времени. В-третьих, все отклонения (отпуска, больничные, командировки, прогулы) должны быть введены отдельными документами до расчёта зарплаты. В-четвёртых, заявления на вычеты НДФЛ и сведения об имущественных/социальных вычетах должны быть актуальны.
Откройте карточку сотрудника: в разделе «Начисления» должен быть оклад или тариф с датой назначения
Графики сотрудников в разделе «Настройка» должны быть заполнены на текущий месяц
Проверьте раздел «Зарплата» — «Отсутствия» на предмет непроведённых документов
В карточке сотрудника — вкладка «Налог на доходы»
Где находится документ начисления в разных конфигурациях
В 1С:ЗУП 8.3 перейдите в раздел «Зарплата» — «Начисление зарплаты и взносов». Это основной документ, который за один раз считает оклад, премии, удержания, НДФЛ и страховые взносы. В «1С:Бухгалтерии 8.3» документ называется «Начисление зарплаты» и находится в разделе «Зарплата и кадры» — «Все начисления».
Разница принципиальна: ЗУП — полноценная зарплатная конфигурация с графиками, кадровым учётом и сложными расчётами. Бухгалтерия подходит для небольшого штата с простым окладным расчётом: в ней нет полноценного табеля и детальных кадровых механизмов, а отклонения часто приходится корректировать вручную. Если у вас больше нескольких сотрудников и есть отпуска, больничные, разные графики — рассчитывать зарплату нужно в ЗУП, а в Бухгалтерию передавать только проводки.
ЗУП или Бухгалтерия
Подходит для штата любого размера, сложных графиков, районных коэффициентов, среднего заработка. Требует более детальной настройки
Подходит для малого штата с простым окладом. Ограничение: нет полноценного табеля, отклонения корректируются вручную
Пошаговое начисление зарплаты в 1С:ЗУП 8.3
Откройте раздел «Зарплата» — «Начисление зарплаты и взносов» и нажмите «Создать». Укажите месяц начисления и организацию. Если расчёт делается по подразделениям отдельными документами, выберите подразделение — иначе оставьте поле пустым, чтобы охватить всех сотрудников.
Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, принятых на работу, и рассчитает начисления по плану с учётом отработанного времени и введённых отсутствий. Если нужно добавить сотрудника вручную, используйте кнопку «Добавить» или «Подбор». После заполнения проверьте вкладки документа: «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы».
Проведите документ кнопкой «Провести». Программа выполнит расчёт и сформирует движения по регистрам. Если при проведении появились сообщения об ошибках (например, «Не заполнен график работы»), закройте документ, устраните причину и перезаполните.
- 1Раздел «Зарплата» — «Начисление зарплаты и взносов» — «Создать»
- 2Укажите месяц начисления, при необходимости подразделение
- 3Нажмите «Заполнить» и дождитесь автоматического расчёта
- 4Проверьте вкладки «Начисления», «НДФЛ», «Взносы» по выборочным сотрудникам
- 5Проведите документ и устраните ошибки, если они появились
- 6Сформируйте расчётные листки для контроля: «Зарплата» — «Отчёты по зарплате»
Расчёт аванса (первой половины месяца)
Аванс начисляется другим документом — «Начисление за первую половину месяца» в том же разделе «Зарплата». Программа рассчитает сумму пропорционально отработанному времени за первые 15 дней и НДФЛ с неё. Выплата аванса оформляется ведомостью с видом «Аванс». Окончательный расчёт документом «Начисление зарплаты и взносов» за полный месяц автоматически учтёт уже выплаченные суммы.
Начисление зарплаты в 1С:Бухгалтерии 8.3
В разделе «Зарплата и кадры» — «Все начисления» нажмите «Создать» — «Начисление зарплаты». Укажите месяц и нажмите «Заполнить». Программа рассчитает оклад, НДФЛ и взносы по данным, указанным в карточках сотрудников и в документах приёма на работу.
Важное ограничение: в Бухгалтерии нет автоматического учёта отработанного времени по табелю. Если сотрудник был в отпуске или на больничном, сначала введите соответствующий документ («Отпуск», «Больничный лист» в разделе «Все начисления»), иначе программа начислит полный оклад. После проведения документа сформируются проводки по счетам 70, 68.01, 69 в корреспонденции со счетами затрат, заданными в способах учёта зарплаты.
Как проверить правильность расчёта
После проведения документа сформируйте расчётный листок по нескольким сотрудникам: «Зарплата» — «Отчёты по зарплате» — «Расчётный листок». В нём видно состав начислений, отработанное время, удержания и сумму к выплате. Сверьте норму дней с производственным календарём и отработанное время с фактическими данными.
Проверьте НДФЛ: он должен составлять 13% (или применяемую ставку) от облагаемой базы за вычетом предоставленных вычетов. Страховые взносы считаются с начисленной суммы до удержания НДФЛ. Если взносы равны нулю при ненулевой зарплате — скорее всего, в карточке сотрудника не заполнены сведения о страховании или договоре.
Контроль результата
Совпадает с производственным календарём
Норма нулевая или не совпадает — не заполнен график работы
Около 13% от базы за вычетом вычетов
НДФЛ нулевой или сильно завышен — проверьте вычеты и статус нерезидента
Начислены с каждого сотрудника со статусом застрахованного
Взносы нулевые при наличии начислений — проверьте сведения о страховании
Начислено минус НДФЛ минус удержания минус аванс
Отрицательная сумма — проверьте излишние удержания и переплату аванса
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — зарплата начислена полностью, хотя сотрудник был в отпуске. Причина: документ отпуска введён после расчёта или не проведён. Решение: проведите документ отсутствия и пересчитайте зарплату кнопкой «Пересчитать» в документе начисления или перезаполните его.
Вторая типичная ситуация — пустая табличная часть после нажатия «Заполнить». Обычно это значит, что у сотрудников нет действующих плановых начислений на месяц расчёта: проверьте даты в документах приёма и кадровых переводах. Третья ошибка — НДФЛ посчитан без вычета на детей: заявление на вычет введено с неправильной датой или на другого сотрудника.
Выплата и проводки после начисления
Начисление само по себе не означает выплату. В ЗУП выплата оформляется документами «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» из раздела «Выплаты». В ведомости укажите дату выплаты — от неё зависит дата фактического получения дохода для НДФЛ. После выплаты сформируйте документ уплаты НДФЛ и взносов по правилам, действующим в вашей учётной политике.
Для передачи данных в бухгалтерию в ЗУП используется документ «Отражение зарплаты в бухучёте» (раздел «Зарплата»), который формирует проводки по счетам затрат. В Бухгалтерии проводки создаются автоматически при проведении начисления. Проверьте, что способы учёта зарплаты настроены: иначе все суммы попадут на один счёт по умолчанию.
Что важно запомнить
Порядок такой: сначала кадровые документы, графики и отсутствия, затем «Начисление зарплаты и взносов» с кнопкой «Заполнить», контроль по расчётным листкам и только потом ведомости на выплату. Большинство ошибок возникает из-за незаполненных графиков и поздно введённых отпусков — проверяйте эти два момента в первую очередь.
Частые вопросы
Почему кнопка «Заполнить» не добавляет сотрудника в документ?
Чаще всего у сотрудника нет действующего планового начисления на месяц расчёта или приём на работу оформлен с будущей датой. Откройте карточку сотрудника, проверьте раздел «Начисления» и даты кадровых документов. Также сотрудник не попадёт в документ, если по нему уже есть проведённое начисление за этот месяц.
Как пересчитать зарплату, если документ уже проведён?
Откройте документ, нажмите «Заполнить» повторно — программа пересчитает суммы с учётом новых данных (например, введённого позже больничного). Если по документу уже созданы ведомости на выплату, сначала отмените их проведение, иначе возникнут расхождения между начисленным и выплаченным.
Можно ли начислить зарплату только одному сотруднику?
Да. Создайте документ, нажмите «Добавить» или «Подбор» и выберите нужного сотрудника вместо полного заполнения. Это удобно для доначислений, расчёта уволенных вне очереди или исправления ошибки по конкретному человеку.
Как начислить премию вместе с зарплатой?
Разовую премию лучше оформить отдельным документом «Премия» (раздел «Зарплата») до расчёта зарплаты — тогда она попадёт в базу НДФЛ и взносов корректно. Постоянную премию (процент от оклада) назначают плановым начислением в приёме на работу или кадровом переводе, и она рассчитается автоматически.
Что делать, если НДФЛ посчитался неверно?
Проверьте три вещи: дату и вид вычетов в карточке сотрудника, статус налогового резидента и наличие доходов прошлых месяцев, введённых в базу. НДФЛ считается нарастающим итогом с начала года, поэтому ошибка часто тянется из предыдущих периодов — сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ» и найдите месяц, где возникло расхождение.
Нужно ли вручную вводить проводки после начисления в ЗУП?
Нет. В ЗУП проводки формируются документом «Отражение зарплаты в бухучёте» и передаются в Бухгалтерию через синхронизацию. Ручные проводки по зарплате создавать не следует — они нарушат соответствие данных между конфигурациями и отчётностью.