Как начислить средний заработок за время вынужденного прогула в 1С

Вынужденный прогул возникает, когда сотрудник отсутствовал на работе по вине работодателя: был незаконно уволен, отстранён от работы без оснований или не допущен к рабочему месту. По решению суда или трудовой инспекции работодатель обязан оплатить это время по среднему заработку (ст. 234, 394 ТК РФ). В «1С:Зарплата и управление персоналом» для этого есть штатный механизм, но его нужно правильно настроить и корректно отразить период отсутствия.

Главная сложность в том, что оплата вынужденного прогула — это не обычный вид расчёта, а оплата по среднему заработку за прошлый период, который в программе мог быть закрыт без начислений. Поэтому последовательность действий включает кадровую часть (отмена увольнения или регистрация отсутствия), расчётную часть (начисление по среднему) и налоговую часть (НДФЛ и взносы с суммы оплаты).

Материал ориентирован на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1). В «1С:Бухгалтерии 8» типовых документов для полноценного расчёта по среднему заработку нет — там сумму придётся рассчитывать вручную или вести зарплатный учёт в ЗУП.

Когда и в каком размере оплачивается вынужденный прогул

Оплате подлежит всё время отсутствия с даты незаконного увольнения (отстранения) до даты восстановления на работе. База расчёта — средний дневной заработок, определяемый по правилам ст. 139 ТК РФ и Положения № 922: выплаты за 12 календарных месяцев, предшествующих событию, делятся на фактически отработанные в этом периоде дни.

Оплачиваются только рабочие дни по графику сотрудника, приходящиеся на период прогула. Если сотрудник в период прогула получал выходное пособие при увольнении, его сумма подлежит зачёту. Доход, полученный от другого работодателя в этот период, по общему правилу не уменьшает оплату, но пособие по временной нетрудоспособности, выплаченное за дни прогула, учитывается.

Шаг 1. Восстановите сотрудника в кадровом учёте

Если сотрудник был уволен, а суд признал увольнение незаконным, первым делом отмените увольнение. В ЗУП 3.1 есть два варианта. Первый — документ «Восстановление в должности» (раздел «Кадры» → «Все кадровые документы»), который отменяет увольнение и возвращает сотрудника в штат с прежней даты. Второй — ручная отмена проведения документа «Увольнение», если расчётный период увольнения ещё не закрыт и нет последующих начислений.

Предпочтителен документ «Восстановление в должности»: он не разрушает историю и корректно отражается в отчётах. После его проведения сотрудник снова числится работающим, и программа позволит зарегистрировать отсутствие за весь период прогула.

Если сотрудник не увольнялся, а просто отсутствовал (например, был не допущен к работе), кадровый шаг пропускается — переходите сразу к регистрации отсутствия.

Шаг 2. Зарегистрируйте период отсутствия

Период вынужденного прогула фиксируется документом «Простой, отсутствие» (раздел «Зарплата» → «Все начисления» или «Кадры» → «Отсутствия»). Создайте документ, выберите сотрудника и укажите вид отсутствия «Вынужденный прогул (отстранение от работы)». Задайте даты начала и окончания периода.

Программа автоматически определит количество рабочих дней по графику сотрудника и рассчитает средний дневной заработок. Если период прогула длинный и захватывает несколько месяцев, документ можно оформить одним периодом — программа распределит начисление по месяцам, что важно для правильного учёта НДФЛ и взносов.

Проверьте, что у сотрудника назначен правильный график работы на весь период прогула. Если график в период отсутствия не был заполнен, расчёт дней будет неверным — сначала заполните график в справочнике «Графики работы сотрудников».

1. 1
   Восстановите сотрудника документом «Восстановление в должности», если он был уволен
2. 2
   Проверьте, что график работы сотрудника заполнен на весь период прогула
3. 3
   Создайте документ «Простой, отсутствие» с видом отсутствия «Вынужденный прогул»
4. 4
   Укажите период отсутствия и проверьте рассчитанный средний заработок по кнопке с зелёным карандашом
5. 5
   Проведите документ и проверьте начисление в расчётном листке сотрудника
6. 6
   Выплатите сумму ведомостью, удержите НДФЛ и начислите взносы в обычном порядке

Шаг 3. Проверьте расчёт среднего заработка

В документе «Простой, отсутствие» нажмите на значок карандаша рядом с полем «Средний заработок» — откроется форма с детализацией расчёта. Здесь видно, какие начисления и дни вошли в расчётный период (12 месяцев, предшествующих месяцу начала прогула).

Типичная проблема: если сотрудник был уволен давно, а восстанавливается спустя месяцы, расчётный период может оказаться пустым или неполным. В этом случае средний заработок считается исходя из фактически начисленных сумм и дней за период до увольнения — программа подберёт данные автоматически, но проверьте их вручную. Если данных нет совсем (например, сотрудник проработал несколько дней), средний считается из оклада согласно п. 8 Положения № 922.

Итоговая сумма начисления равна произведению среднего дневного заработка на количество рабочих дней прогула. Сверьте её с решением суда: если суд определил конкретную сумму, а программа посчитала иначе, разберитесь, какой расчётный период и график использовались.

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний дневной заработок в документе

Норма

Совпадает с ручным расчётом: выплаты за 12 месяцев / отработанные дни

Тревожный признак

Расчётный период пустой или в него попали лишние месяцы

Количество оплачиваемых дней

Норма

Равно числу рабочих дней по графику сотрудника в периоде прогула

Тревожный признак

Дни посчитаны по календарю или по чужому графику

Расчётный листок сотрудника

Норма

Видна строка «Оплата вынужденного прогула» с корректной суммой

Тревожный признак

Начисление отсутствует или задвоено

Настройка вида расчёта «Вынужденный прогул»

Вид расчёта «Оплата вынужденного прогула» входит в типовую поставку ЗУП 3.1 и обычно не требует доработки. Проверить его можно в разделе «Настройка» → «Начисления». Убедитесь, что начисление активно, назначение — «Прочие начисления и выплаты» или аналогичное, расчёт выполняется по среднему заработку.

Обратите внимание на налогообложение: оплата вынужденного прогула облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке (это доход за выполнение трудовых обязанностей по сути отношений). Компенсация морального вреда, если она присуждена судом, НДФЛ не облагается и взносами не облагается — её нужно начислять отдельным видом расчёта с соответствующими настройками, не смешивая с оплатой прогула.

Особые сценарии и сложные случаи

Прогул длился несколько месяцев или лет

Если период прогула захватывает закрытые налоговые периоды, начисление всё равно проводится текущей датой одним документом. Программа корректно отнесёт доход к месяцам за счёт разбивки по периодам внутри документа. Уточнённые декларации за прошлые периоды обычно не требуются, так как обязанность начислить возникла только после решения суда, но этот вопрос стоит согласовать с бухгалтером по налоговому учёту.

Индексация среднего заработка

Если в организации за время прогула повышались оклады, средний заработок подлежит индексации по правилам п. 16–17 Положения № 922. В ЗУП коэффициент индексации учитывается автоматически, если повышение окладов оформлено документом «Изменение плановых начислений» или «Изменение оплаты труда» с признаком индексации. Проверьте в форме расчёта среднего, применён ли коэффициент.

Работа в 1С:Бухгалтерии без ЗУП

В «1С:Бухгалтерии 8» нет документа для автоматического расчёта по среднему заработку за прошлый период. Практический путь: рассчитать сумму вручную (или в отдельной таблице), создать новый вид начисления с обложением НДФЛ и взносами и провести его документом «Начисление зарплаты» по сотруднику. Для регулярной кадровой работы такие случаи удобнее обрабатывать в ЗУП с последующей синхронизацией.

Выплата, НДФЛ и отчётность

После проведения документа начисленная сумма попадает в общий расчёт с сотрудником. Выплата оформляется стандартной ведомостью («Ведомость в банк», «Ведомость в кассу») вместе с очередной зарплатой или отдельно. Срок выплаты обычно определяется решением суда — часто требуется выплатить немедленно.

НДФЛ удерживается при выплате, срок перечисления — стандартный, не позднее дня, следующего за выплатой (в рамках общих правил и уведомлений по ЕНП). В отчёте 6-НДФЛ сумма отражается в периоде фактической выплаты. Страховые взносы начисляются в месяце начисления оплаты и попадают в РСВ текущего периода.

Для контроля используйте расчётный листок сотрудника, отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» и анализ НДФЛ. Если сумма по решению суда перечисляется через исполнительное производство, дополнительно оформите документы по исполнительному листу — но сама оплата прогула удержанием не является.

Частые вопросы

Можно ли оплатить вынужденный прогул произвольной суммой, указанной в решении суда?

Да, если суд определил конкретную сумму, её можно ввести вручную, скорректировав результат в документе. Но корректнее добиться совпадения расчёта: проверьте расчётный период, график и индексацию — чаще всего расхождение вызвано именно этими параметрами.

Что делать, если сотрудник восстановлен судом, но фактически работать не вышел?

Оплата прогула начисляется до даты восстановления, указанной в решении суда. Если после восстановления сотрудник не приступил к работе, дальнейшее отсутствие оформляется уже по другим основаниям (прогул, отпуск без сохранения) и оплате по среднему не подлежит.

Уменьшает ли оплату прогула заработок сотрудника на другом месте работы?

По общему правилу — нет: оплата вынужденного прогула не уменьшается на доход, полученный у другого работодателя. Зачёту подлежат выходное пособие при увольнении и пособие по нетрудоспособности, выплаченное за те же дни.

Как отразить оплату прогула, если расчётный период в программе удалён или перенесён из другой базы?

Если данные о прошлых начислениях отсутствуют, введите их вручную в форме расчёта среднего заработка (кнопка «Изменить» / добавление строк расчётного периода) либо документом «Данные для расчёта зарплаты». Программа использует введённые суммы и дни как базу расчёта.

Нужно ли подавать уточнённый 6-НДФЛ за период прогула?

Обычно нет: доход признаётся в периоде фактической выплаты, а не задним числом. Исключение — если вы вручную отменяли увольнение и пересчитывали прошлые начисления; тогда уточнённые расчёты за затронутые периоды потребуются.

Облагается ли оплата вынужденного прогула взносами на травматизм?

Да, оплата вынужденного прогула относится к выплатам в рамках трудовых отношений и облагается всеми страховыми взносами, включая взносы на страхование от несчастных случаев. В ЗУП это настраивается в виде расчёта и выполняется автоматически.