Как внести штатное расписание в 1С:ЗУП

Штатное расписание в 1С:ЗУП — это не просто печатная форма Т-3, а полноценный инструмент кадрового учета: на его основе программа контролирует приемы сотрудников, проверяет соответствие окладов и надбавок, ведет историю изменений ставок и позволяет планировать фонд оплаты труда. Если штатка ведется корректно, при приеме сотрудника программа сама подставит разряд оплаты и не даст принять человека на позицию, свободных ставок по которой нет.

Внести штатное расписание можно двумя способами: вручную, создавая каждую позицию по одной, или пакетно — документом «Утверждение штатного расписания», который формирует сразу весь перечень позиций на дату. Ниже разобраны оба варианта, настройка учетной политики, изменение и закрытие позиций, а также типовые ошибки, из-за которых штатка «расходится» с фактическими приемами.

Материал ориентирован на конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1. В более ранних редакциях и в ЗУП 2.5 механизм отличается, и описанные шаги могут не совпасть.

Включение ведения штатного расписания в настройках

По умолчанию в новой информационной базе штатное расписание может быть отключено, и приемы сотрудников оформляются свободно, без привязки к позициям. Чтобы включить механизм, откройте раздел Настройка — Реквизиты и настройки — Кадровый учет (в некоторых версиях путь: Кадры — Настройки кадрового учета) и установите флажок «Ведется штатное расписание».

Рядом находятся важные дополнительные опции. Флажок «Ведется история изменений штатного расписания» включает документальный учет: каждое изменение позиции фиксируется документом, и вы всегда сможете посмотреть, какая ставка и оклад действовали на произвольную дату. Флажок «Проверять соответствие фактической зарплаты размеру по штатному расписанию» заставит программу сигнализировать при расхождениях. Рекомендуется включать обе опции сразу — без истории изменений отчеты по штатке на прошлые даты будут некорректны.

Отдельно проверьте настройку «Использовать вилку ставок и окладов». Если в организации оклад по позиции может варьироваться в диапазоне (например, от 50 000 до 70 000), включите эту опцию — иначе в позиции можно будет указать только фиксированное значение.

Создание позиции вручную через справочник

Простейший способ внести одну-две позиции — справочник Кадры — Штатное расписание. Нажмите «Создать», и откроется карточка позиции. Обязательные поля: организация (если в базе их несколько), подразделение, должность и количество ставок. Дата утверждения определяет, с какого момента позиция считается действующей — на нее ориентируются отчеты и контроль при приеме.

На вкладке «Оплата труда» укажите начисления, соответствующие позиции: должностной оклад, районный коэффициент, надбавки. Размер вводится вручную; если включен контроль соответствия, программа будет сравнивать начисления в приеме сотрудника именно с этими значениями. На вкладке «Дополнительно» можно задать условия труда, график работы и категорию персонала для статистической отчетности.

1. 1
   Откройте Кадры — Штатное расписание и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните подразделение, должность, количество ставок и дату утверждения
3. 3
   На вкладке «Оплата труда» добавьте оклад и надбавки с размерами
4. 4
   Запишите позицию и проверьте её в отчете «Штатное расписание (Т-3)»

Массовое внесение документом «Утверждение штатного расписания»

Когда нужно внести весь штат организации сразу — например, при старте учета в программе — удобнее документ Кадры — Штатное расписание — Утверждение штатного расписания. Он доступен, если включена история изменений. В документе по кнопке «Добавить» создаются новые позиции прямо в табличной части: для каждой строки указываются подразделение, должность, количество ставок и начисления.

Преимущество документа в том, что он фиксирует единую дату утверждения для всего перечня и сам становится основанием для печатной формы приказа. После проведения все позиции появляются в справочнике и доступны для приемов сотрудников с указанной даты.

При первоначальном заполнении базы есть также помощник начального ввода: программа предложит ввести штатное расписание и штатную расстановку (фактически занятые ставки) на дату начала учета. Это снижает риск расхождения между штаткой и уже работающими сотрудниками.

Маршрут решения

Как выбрать способ внесения

Нужно добавить 1–3 новые позиции в действующую штаткуСоздайте позиции вручную через справочник «Штатное расписание»

Вводите штат целиком при старте учета или массово реорганизуете структуруИспользуйте документ «Утверждение штатного расписания»

Меняются оклады или надбавки по существующим позициямОформите документ «Изменение штатного расписания», а не редактируйте позиции напрямую

Изменение окладов и позиций

Редактировать карточку позиции напрямую при включенной истории изменений не следует: программа либо запретит это, либо изменения «повиснут» без даты, и отчеты на прошлые периоды станут недостоверными. Правильный инструмент — документ Кадры — Изменение штатного расписания.

В документе выберите нужные позиции кнопкой «Подобрать» и измените параметры: размер оклада, состав начислений, количество ставок, график работы. Дата документа определяет, с какого момента действуют новые условия. Если изменение окладов затрагивает уже принятых сотрудников, после проведения документа программа предложит оформить кадровый перевод или изменение оплаты труда для них — иначе фактические начисления останутся старыми.

Закрытие неиспользуемых позиций

Когда ставка сокращается, позицию нельзя просто удалить из справочника — по ней могут существовать исторические приемы и начисления. Для корректного закрытия используется документ Закрытие позиций штатного расписания (Кадры — Штатное расписание). Укажите позиции и дату, с которой они прекращают действие.

Перед закрытием убедитесь, что по позиции нет действующих сотрудников: программа контролирует это, но лучше заранее оформить увольнения или переводы. Закрытая позиция остается в базе с признаком «закрыта» и не предлагается при новых приемах, при этом история по ней сохраняется для отчетов.

Проверка результата и типичные ошибки

После внесения штатного расписания сверьте результат отчетами. Основной — Кадры — Кадровые отчеты — Штатное расписание (Т-3): он показывает утвержденный перечень позиций на выбранную дату. Отчет «Штатная расстановка» или «Остатки штатных единиц» покажет, сколько ставок занято и сколько свободно по каждой позиции. Если число свободных ставок отрицательное — сотрудников принято больше, чем предусмотрено штаткой.

Еще одна проверка — тестовый прием сотрудника: в документе «Прием на работу» позиция должна выбираться из списка, а оклад подставляться автоматически. Если оклад не подставился, проверьте, заполнена ли вкладка «Оплата труда» в позиции и совпадает ли дата приема с периодом действия позиции.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчет Т-3 на текущую дату

Норма

Все позиции присутствуют с верными ставками и окладами

Тревожный признак

Позиции отсутствуют или оклады нулевые — проверьте дату утверждения и вкладку «Оплата труда»

Свободные ставки в отчете по штатной расстановке

Норма

Значения нулевые или положительные

Тревожный признак

Отрицательное число — приемов больше, чем ставок

Прием на работу по новой позиции

Норма

Оклад и надбавки подставляются автоматически

Тревожный признак

Поля пустые — позиция не действует на дату приема или не заполнены начисления

Ограничения и альтернативные варианты учета

Штатное расписание в ЗУП ведется в разрезе подразделений и должностей, но не хранит произвольные «должностные инструкции» — для них есть отдельные механизмы описания рабочих мест. Также учтите: если организация небольшая и жесткий контроль ставок не нужен, штатку можно вообще не включать — приемы будут оформляться с ручным указанием должности и оклада. Это допустимо, но лишает вас отчетов по свободным ставкам и автоматической подстановки начислений.

Компромиссный вариант — вести штатное расписание без истории изменений. Тогда позиции редактируются напрямую, что проще, но отчеты корректно покажут только текущее состояние. Для организаций, где важна история индексаций и сокращений, такой режим не подходит.

Частые вопросы

Почему при приеме сотрудника не подставляется оклад?

Чаще всего дата приема раньше даты утверждения позиции, либо в карточке позиции не заполнена вкладка «Оплата труда». Проверьте также, что в настройках включено ведение штатного расписания и позиция не закрыта.

Можно ли внести штатное расписание задним числом?

Да, документы утверждения и изменения можно провести прошлой датой. Но если на этот период уже оформлены приемы и начислена зарплата, проверьте, не возникли ли расхождения между штаткой и фактическими начислениями, и при необходимости перепроведите кадровые документы.

Как учесть совместителя в штатном расписании?

Для совместителя отдельная позиция не нужна: при приеме укажите вид занятости «Внутреннее совместительство» и ту же позицию штатного расписания. Количество занимаемых ставок можно указать дробным, например 0,5.

Что делать, если одна должность есть в нескольких подразделениях?

Для каждого подразделения создается отдельная позиция штатного расписания — программа ведет учет ставок именно в связке «подразделение + должность». Дублирование здесь не ошибка, а нормальный режим учета.

Как распечатать форму Т-3 после внесения штатки?

Откройте Кадры — Кадровые отчеты — Штатное расписание (Т-3), укажите организацию и дату, сформируйте отчет. Печатная форма соответствует унифицированной форме Т-3 и формируется по данным действующих на выбранную дату позиций.

Можно ли загрузить штатное расписание из Excel?

Штатной обработки загрузки из таблиц в типовой конфигурации нет. Практикуемые варианты — ввод через документ «Утверждение штатного расписания» с копированием данных либо загрузка через внешние обработки и механизм табличного документа, что требует участия специалиста по 1С.