Другое · 11 мин
Штатное расписание в 1С: где найти и как правильно заполнить
Где находится штатное расписание в 1С:ЗУП, как включить его ведение, создать и заполнить документ, внести изменения и проверить результат. Пошаговая инструкция.
Штатное расписание в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) — это не просто печатная форма, а полноценный механизм планирования структуры организации, окладов и надбавок. От корректности его заполнения зависят приёмы на работу, кадровые переводы и расчёт зарплаты: если позиция отсутствует в штатном расписании, принять на неё сотрудника в типовом режиме не получится.
Механизм доступен в 1С:ЗУП редакции 3 и работает в двух режимах: простом (без истории изменений) и полном (с ведением истории через документы). Выбор режима определяется настройками учётной политики и в дальнейшем влияет на то, как именно вы будете вносить изменения — напрямую в справочник или специальными документами.
Ниже разобрано, где находится штатное расписание в интерфейсе, как включить его ведение, как создать и заполнить позиции, как оформить изменения и как проверить, что всё заполнено корректно.
Где находится штатное расписание в 1С:ЗУП
Основной путь: раздел «Кадры» → «Штатное расписание». В зависимости от настроек интерфейса и версии конфигурации пункт может называться «Штатное расписание» либо «Позиции штатного расписания». Если ведение штатного расписания ещё не включено, этого пункта в меню может не быть вовсе — сначала нужно активировать механизм в настройках.
Дополнительные точки входа: раздел «Настройка» → «Штатное расписание» (позиции и настройки), а также отчёты — раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатное расписание (Т-3)», который формирует унифицированную печатную форму. В документах приёма на работу и кадрового перевода позиция штатного расписания выбирается в поле «Позиция» — это тоже быстрый способ перейти к списку позиций.
Если вы работаете в 1С:Бухгалтерии, полноценного механизма штатного расписания там нет — доступен лишь упрощённый список сотрудников и должностей. Всё описанное ниже относится именно к 1С:ЗУП, где кадровый учёт реализован полностью.
Включение ведения штатного расписания в настройках
Прежде чем создавать позиции, проверьте настройки: раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» (в некоторых версиях — «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Кадровый учёт»). Найдите флажок «Ведется штатное расписание» и установите его. После этого в разделе «Кадры» появятся соответствующие пункты меню.
Рядом расположены важные дополнительные опции, которые определяют режим работы:
- «Ведется история изменений штатного расписания» — изменения оформляются документами «Изменение штатного расписания» и хранятся с датами, что позволяет видеть структуру на любую прошедшую дату;
- «Ведутся разряды и категории должностей» — нужно, если применяется тарификация по разрядам;
- «Используется работа на условиях неполного рабочего времени» и настройки ставок — влияют на то, как указывается количество ставок;
- «В штатном расписании используются надбавки» — позволяет задавать постоянные надбавки прямо в позиции.
Режим с историей рекомендуется большинству организаций: он даёт прозрачность изменений и корректную печать формы Т-3 на любую дату. Простой режим без истории подойдёт только для очень маленьких компаний со стабильной структурой.
Создание и заполнение позиции штатного расписания
Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать». Если включена история, программа предложит документ «Изменение штатного расписания» — позиции создаются и редактируются внутри него. Если история отключена, откроется карточка позиции напрямую.
Обязательные поля позиции:
- Подразделение — выбирается из справочника «Подразделения организации»; если нужного нет, создайте его заранее;
- Должность — из справочника «Должности»;
- Количество ставок — можно указывать дробные значения (например, 0,5);
- Оклад (тарифная ставка) — сумма за полную ставку; программа сама пересчитает на долю ставки при приёме;
- Надбавки — табличная часть с видами начислений (премии, доплаты), если они включены в настройках.
Поле «Наименование» позиции обычно формируется автоматически из подразделения и должности, но его можно изменить вручную — например, добавить уточнение «Старший менеджер / Отдел продаж (оптовое направление)». Удобные наименования сильно упрощают поиск при приёме сотрудников.
- 1Включите ведение штатного расписания в «Настройка» → «Кадровый учёт»
- 2Создайте подразделение и должность, если их ещё нет в справочниках
- 3Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» → «Создать» (или документ «Изменение штатного расписания»)
- 4Заполните подразделение, должность, количество ставок и оклад
- 5Добавьте надбавки в табличной части, если они предусмотрены
- 6Проведите документ или запишите позицию и проверьте её в списке
Внесение изменений: индексация, новые и закрытые позиции
При включённой истории любые изменения — повышение оклада, добавление ставки, закрытие позиции — оформляются документом «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры»). В документе укажите дату, с которой действуют изменения, и отредактируйте нужные позиции: программа покажет старые и новые значения рядом.
Для массового повышения окладов удобнее документ «Изменение плановых начислений» или специальная обработка индексации — в зависимости от версии конфигурации. Они позволяют изменить оклады сразу по группе позиций с коэффициентом, не редактируя каждую вручную.
Закрытие позиции (сокращение) выполняется тем же документом изменения: позиция помечается как неиспользуемая с определённой даты. Удалять позицию из списка нельзя, если по ней есть кадровые документы — программа этого не позволит, и правильно сделает: история приёмов и переводов должна остаться целостной.
Печать формы Т-3 и проверка заполнения
Унифицированная форма Т-3 формируется отчётом: «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатное расписание (Т-3)». Укажите организацию и дату, на которую нужна форма, — при включённой истории отчёт покажет структуру именно на эту дату. Отчёт можно сохранить в Excel или PDF и распечатать для подписания.
Для контроля соответствия штатного расписания фактической численности используйте отчёт «Остатки отпусков» — нет, для этой задачи нужен отчёт «Штатная расстановка» или «Соответствие штатному расписанию»: он показывает, сколько ставок предусмотрено, сколько занято и сколько вакантно по каждой позиции. Это главный инструмент проверки после заполнения.
Как проверить результат
Позиция выбирается в документе «Приём на работу», оклад подставляется автоматически
Позиции нет в списке выбора или оклад пустой
Отчёт показывает все подразделения, ставки и оклады на нужную дату
Пустые строки, нулевые оклады, отсутствуют новые подразделения
Количество занятых ставок не превышает предусмотренное
Есть «переполненные» позиции или сотрудники вне штатного расписания
Типичные ошибки при заполнении
Самая частая проблема — дубли позиций: кадровик создаёт новую позицию вместо поиска существующей, и в списке появляются «Менеджер / Отдел продаж» в трёх экземплярах с разными окладами. Это ломает отчётность по вакансиям и затрудняет выбор при приёме. Перед созданием позиции всегда ищите существующую по подразделению и должности.
Вторая группа ошибок — оклады: указание оклада за долю ставки вместо полного (программа при приёме на 0,5 ставки ещё раз поделит сумму), забытие надбавок, изменение оклада напрямую в позиции при включённой истории (изменение не попадёт в историю и Т-3 на прошлые даты будет неверной).
Особые сценарии и ограничения
Несколько организаций в одной базе
Штатное расписание ведётся отдельно по каждой организации. При создании документа изменения или позиции проверяйте поле «Организация» — типичная ошибка в многофирменных базах: позиция создана не в той организации, и принять на неё сотрудника нужной компании невозможно.
Совместительство и несколько ставок
Внутренний совместитель оформляется отдельным приёмом на ту же или другую позицию — количество ставок в позиции должно это позволять. Если по позиции предусмотрена 1 ставка, а занято уже 1, программа при приёме предупредит о превышении (в зависимости от настроек — запретит или разрешит с предупреждением).
Переход с простого режима на режим с историей
Если штатное расписание уже велось без истории, при включении истории программа зафиксирует текущее состояние как начальное. Дальнейшие изменения оформляйте только документами — иначе отчёты на разные даты разойдутся.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Штатное расписание в 1С:ЗУП включается в настройках кадрового учёта и заполняется через раздел «Кадры». Позиция обязательно содержит подразделение, должность, количество ставок и оклад за полную ставку. При включённой истории все изменения оформляются документами, а результат проверяется формой Т-3 и отчётом по штатной расстановке.
Частые вопросы
Почему в меню «Кадры» нет пункта «Штатное расписание»?
Скорее всего, ведение штатного расписания отключено. Откройте «Настройка» → «Кадровый учёт» и установите флажок «Ведется штатное расписание». Если флажок недоступен, проверьте права пользователя — изменение настроек требует прав администратора или настройщика кадрового учёта.
Можно ли принять сотрудника, не создавая позицию в штатном расписании?
В типовом режиме при включённом ведении штатного расписания — нет, позиция обязательна. Если требуется гибкость, можно отключить ведение штатного расписания в настройках, но тогда не будет контроля ставок, вакансий и корректной формы Т-3. Обычно правильнее создать позицию, чем отключать механизм.
Как указать полставки в штатном расписании?
В поле «Количество ставок» позиции введите 0,5. Оклад при этом указывайте за полную ставку — при приёме сотрудника на 0,5 ставки программа автоматически рассчитает пропорциональную сумму. Если ввести уже уменьшенный оклад, сотрудник получит вдвое меньше положенного.
Как изменить оклад с определённой даты, чтобы старые данные сохранились?
Включите историю изменений штатного расписания (если ещё не включена) и создайте документ «Изменение штатного расписания» с нужной датой. В нём укажите новый оклад по позиции. Форма Т-3 на даты до изменения покажет старый оклад, после — новый.
Что делать, если появились дубли позиций?
Оставьте одну «правильную» позицию, а лишние закройте документом изменения. Если по дублям уже приняты сотрудники, удалить их нельзя — сотрудников можно перевести на основную позицию кадровыми переводами, после чего закрыть дубли. Проводить такую чистку лучше на копии базы или с резервной копией.
Есть ли штатное расписание в 1С:Бухгалтерии?
Полноценного механизма с позициями, ставками, историей и формой Т-3 в 1С:Бухгалтерии нет — там ведётся упрощённый кадровый учёт. Для полноценного штатного расписания, кадровых документов и расчёта зарплаты предназначена конфигурация 1С:Зарплата и управление персоналом.