Где находятся трудовые договоры в 1С ЗУП

Вопрос о том, где искать трудовые договоры в 1С ЗУП, возникает у кадровиков и бухгалтеров регулярно, потому что в типовой конфигурации нет отдельного справочника с названием «Трудовые договоры». Информация о договоре распределена между документами приёма на работу, карточкой сотрудника и специальными отчётами, и понимание этой структуры экономит много времени.

Ключевой момент: в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 трудовой договор — это не самостоятельный документ, а совокупность данных, которые программа подставляет в печатную форму по типовому шаблону. Сами данные хранятся в документе «Приём на работу» (или «Кадровый перевод»), в регистрах сведений о сотруднике и в справочнике «Шаблоны документов».

Ниже разобраны все рабочие места, где можно найти, посмотреть и распечатать трудовой договор, а также типичные ситуации, когда договор «не находится», и способы проверить корректность данных.

Где хранятся данные трудового договора: структура в ЗУП 3.1

Основной носитель условий трудового договора — документ «Приём на работу». В нём указываются дата приёма, подразделение, должность, график работы, оклад и начисления, условия испытательного срока, дата и номер трудового договора. Именно эти поля программа подставляет в печатную форму договора.

Второй источник — карточка сотрудника в справочнике «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники»). По ссылке «Трудовой договор» или через вкладку с кадровыми данными можно посмотреть текущие условия: дату и номер договора, срок действия (для срочных договоров), основание срочности.

Третий уровень — регистры сведений, в которых накапливается история изменений: кадровые переводы, изменения оплаты, смена графика. Эти изменения отражаются в дополнительных соглашениях, которые печатаются из документов «Кадровый перевод» и «Изменение оплаты труда».

Как найти трудовой договор через документ приёма на работу

Самый прямой путь — открыть журнал приёмов. Перейдите: Кадры → Приёмы на работу. В списке отображаются все приёмы по организации. Найдите нужного сотрудника через поиск по фамилии (поле поиска в шапке списка) или отбором по сотруднику.

Откройте документ двойным щелчком. В шапке документа есть поля «Номер договора» и «Дата договора» — они заполняются при оформлении приёма. Если эти поля пустые, печатная форма договора сформируется с пропусками, и их нужно заполнить вручную.

Для вывода договора на печать нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа и выберите «Трудовой договор». Если в выпадающем списке такого пункта нет, значит, для шаблона не настроена печатная форма — об этом ниже в разделе про типовые шаблоны.

1. 1
   Откройте Кадры → Приёмы на работу и найдите документ по сотруднику
2. 2
   Проверьте заполнение полей «Номер договора» и «Дата договора»
3. 3
   Нажмите «Печать» → «Трудовой договор»
4. 4
   Проверьте предварительный просмотр: подставились ли ФИО, должность, оклад, условия
5. 5
   При необходимости отправьте на принтер или сохраните в PDF

Как посмотреть договор через карточку сотрудника

Откройте Кадры → Сотрудники и найдите нужного человека. В карточке сотрудника в блоке кадровых данных отображается текущее место работы, должность и условия. Ссылка с реквизитами трудового договора (номер и дата) ведёт к данным последнего кадрового документа, определяющего условия труда.

Через кнопку «Печать» в карточке сотрудника доступны справки и формы, связанные с сотрудником, однако сам трудовой договор корректнее формировать именно из документа приёма — там хранятся условия на момент заключения.

Если сотрудник переводился между должностями, текущие условия будут отличаться от условий при приёме. В этом случае для проверки истории используйте отчёт «Кадровая история сотрудника» или журнал «Кадровые переводы» (Кадры → Все кадровые документы с отбором по виду).

Где настраиваются шаблоны трудовых договоров

ЗУП позволяет формировать договор по собственному шаблону Word. Шаблоны хранятся в разделе Настройка → Печатные формы, отчеты и обработки → Шаблоны документов (в некоторых релизах — через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки»). Типовой шаблон трудового договора можно открыть и отредактировать под требования организации.

Чтобы шаблон подставлялся при печати из приёма на работу, он должен быть привязан к соответствующему виду документа. В карточке шаблона указывается, для каких документов он используется, и настраиваются параметры автоподстановки: ФИО, должность, оклад, условия работы.

Как найти все договоры по организации: отчёты и журналы

Для массового просмотра удобен журнал «Все кадровые документы» (Кадры → Все кадровые документы). Установите отбор по виду документа «Приём на работу» и по организации — получите полный список приёмов, то есть фактически реестр заключённых трудовых договоров.

Для контроля срочных договоров есть специальный отчёт «Сотрудники с истекающими трудовыми договорами» (Кадры → Кадровые отчёты). Он показывает, у кого срок договора заканчивается в заданный период, что критично для своевременного уведомления работников.

Также полезен отчёт «Штатные сотрудники» и справка по кадровым данным — они показывают условия труда в разрезе подразделений и помогают сверить, везде ли заполнены номер и дата договора.

Контрольные точки

Как проверить полноту данных договора

Номер и дата договора в документе приёма

Норма

Поля заполнены, печатная форма выводится без пропусков

Тревожный признак

Поля пустые — в договоре прочерки

Основание срочности (для срочных договоров)

Норма

Указан срок окончания и основание из перечня ТК

Тревожный признак

Срок есть, основание не выбрано — риск нарушения

Шаблон печатной формы

Норма

Договор формируется по актуальному шаблону организации

Тревожный признак

Пункт «Трудовой договор» отсутствует в меню «Печать»

Типичные проблемы и их решения

Частая ситуация: договор «не печатается» или печатается пустым. Причина почти всегда в незаполненных полях документа приёма или в отсутствии привязанного шаблона. Проверьте сначала данные документа, затем настройки шаблонов документов.

Вторая проблема — в печатной форме старая должность или оклад. Это значит, что договор формируется из приёма, а условия потом менялись переводом. Для актуальных условий формируйте дополнительное соглашение из документа «Кадровый перевод», а не редактируйте старый приём задним числом.

Третья ситуация — пользователь не видит раздел «Кадры» или журналы. Это вопрос прав доступа: роли «Кадровик» или «Чтение кадровых данных» должны быть назначены администратором. Без них документы приёма недоступны, даже если существуют в базе.

FAQ

Есть ли в ЗУП отдельный документ «Трудовой договор»?

Нет. Трудовой договор — это печатная форма, собираемая из документа «Приём на работу» и карточки сотрудника. Условия договора вносятся в реквизиты приёма и изменяются последующими кадровыми документами.

Как найти договор конкретного сотрудника за пару кликов?

Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники), перейдите по ссылке к документу приёма из кадровых данных и нажмите «Печать → Трудовой договор». Альтернатива — поиск по фамилии в журнале «Приёмы на работу».

Почему в меню «Печать» нет пункта «Трудовой договор»?

Не настроен или не привязан шаблон документа. Проверьте Настройка → Шаблоны документов: типовой шаблон трудового договора должен быть активен и связан с видом документа «Приём на работу». Также проверьте права пользователя.

Где посмотреть срочные трудовые договоры и сроки их окончания?

Используйте отчёт «Сотрудники с истекающими трудовыми договорами» в разделе Кадры → Кадровые отчёты. Срок и основание срочности задаются в документе приёма на работу.

Как оформить изменение условий договора?

Через документ «Кадровый перевод» (смена должности, подразделения) или «Изменение оплаты труда» (смена оклада). Из этих документов печатается дополнительное соглашение к трудовому договору. Исходный приём редактировать задним числом не следует.

Можно ли загрузить в ЗУП подписанный скан договора?

Да, через механизм присоединённых файлов: в карточке сотрудника или документа приёма есть кнопка прикрепления файла (скрепка). Скан хранится в базе вместе с кадровыми данными.