Другое · 11 мин
Штатное расписание в 1С Бухгалтерия: где найти и как работать с ним
Где найти штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3: настройка функциональности, создание позиций, индексация, отчёты и отличия от 1С ЗУП. Пошаговая инструкция.
В базовой и профессиональной редакциях 1С:Бухгалтерии 8.3 штатное расписание есть, но по умолчанию оно часто скрыто: программа ведёт учёт сотрудников «упрощённо», без привязки к позициям штатного расписания. Поэтому типичная ситуация выглядит так: бухгалтер открывает раздел «Зарплата и кадры», видит только справочник «Сотрудники» и делает вывод, что штатного расписания в программе нет. На самом деле его нужно включить в настройках.
После включения соответствующего флага в параметрах учёта зарплаты в интерфейсе появляются справочник «Штатное расписание», документы изменения позиций и отчёты по штатной расстановке. Данные штатного расписания используются при приёме на работу, кадровых переводах и начислении зарплаты: оклад и надбавки подтягиваются из позиции, что снижает риск расхождений между приказом и расчётом.
Ниже разобрано, где именно находится штатное расписание в разных сценариях: если оно уже включено, если его нужно активировать, как завести позиции, как распечатать форму Т-3 и что делать, если возможностей 1С:Бухгалтерии не хватает.
Где находится штатное расписание, если оно уже включено
Когда функциональность активна, путь к штатному расписанию короткий. Откройте раздел «Зарплата и кадры» в панели разделов слева. В группе «Кадры» (или «Справочники и настройки», в зависимости от версии релиза) вы увидите ссылку «Штатное расписание». Это список позиций: подразделение, должность, количество ставок, оклад и надбавки.
Из этого же списка доступны связанные объекты. Кнопка «Создать» добавляет новую позицию, а через меню «Ещё» или панель навигации можно перейти к документам «Изменение штатного расписания» и «Индексация штатного расписания». В некоторых релизах отдельные документы создания и изменения скрыты, и позиции редактируются напрямую в справочнике — это нормально, поведение зависит от настройки «Используются документы изменения штатного расписания».
Быстрый способ попасть в нужное место — воспользоваться поиском по функциям. Нажмите на значок лупы в правом верхнем углу окна программы (или сочетание клавиш поиска команд) и введите «штатное». Система покажет все доступные объекты: справочник, документы и отчёты. Если поиск ничего не находит — функциональность выключена, переходите к следующему разделу.
- 1Откройте раздел «Зарплата и кадры» в панели разделов
- 2Найдите ссылку «Штатное расписание» в группе «Кадры»
- 3Если ссылки нет — откройте поиск по функциям и введите «штатное»
- 4Если поиск пуст — включите функциональность в настройках зарплаты
Как включить штатное расписание в настройках
Если в разделе «Зарплата и кадры» штатного расписания нет, его нужно активировать. Перейдите: «Главное» → «Зарплата и кадры» (в ряде релизов путь выглядит как «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка зарплаты»). Откроется форма настроек учёта зарплаты, где собраны все ключевые переключатели кадрового и расчётного блока.
Найдите флаг «Ведётся штатное расписание» и установите его. Рядом обычно доступны связанные опции: «Используются документы изменения штатного расписания» (изменения оформляются документами с датой, а не правкой справочника) и «Ведётся история изменения штатного расписания». Для корректного учёта рекомендуется включать историю — тогда программа хранит, какая позиция действовала на любую дату, и корректно строит отчёты за прошлые периоды.
После сохранения настроек интерфейс обновится: в разделе «Зарплата и кадры» появятся ссылки «Штатное расписание», «Приёмы на работу», «Кадровые переводы», «Увольнения». Обратите внимание: включение штатного расписания меняет логику кадровых документов — при приёме на работу программа потребует выбрать позицию штатного расписания, а не просто должность из справочника.
Как создать и заполнить позиции штатного расписания
Откройте «Зарплата и кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать». В карточке позиции укажите организацию (если в базе их несколько), подразделение и должность. Должность выбирается из одноимённого справочника — если нужной нет, создайте её прямо из поля выбора. Затем задайте количество ставок: можно указать дробное значение, например 0,5 для работника на полставки.
В табличной части «Оплата труда» укажите основное начисление (обычно «Оклад по дням» или «Оклад по часам») и размер. При необходимости добавьте постоянные надбавки: районный коэффициент, доплату за вредность, персональную надбавку. Эти начисления будут автоматически подставляться при приёме сотрудника на данную позицию и участвовать в ежемесячном расчёте.
Поле «Дата утверждения» (или дата документа изменения, если включены документы) определяет, с какого момента позиция действует. Не заводите позиции «задним числом» без необходимости: если по базе уже рассчитана зарплата, ретроспективные изменения штатного расписания могут потребовать пересмотра кадровых документов. Закрытая позиция не удаляется, а помечается датой закрытия — это сохраняет историю для отчётности.
Как распечатать форму Т-3 и построить отчёты
Унифицированная форма Т-3 формируется из списка штатного расписания. Откройте «Зарплата и кадры» → «Штатное расписание» и в командной панели списка нажмите кнопку печати или «Ещё» → выберите печатную форму «Штатное расписание (Т-3)». В параметрах укажите организацию и дату, на которую нужно построить форму. Программа выведет табличный документ, который можно сохранить в PDF или Excel.
Кроме Т-3, полезны аналитические отчёты. В разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» (или через поиск по функциям) доступны «Штатная расстановка» — показывает, кто из сотрудников занимает какие позиции, сколько ставок занято и сколько вакантно, — и «Штатное расписание» в виде отчёта с группировкой по подразделениям. Эти отчёты удобны для сверки планового фонда оплаты труда с фактическим.
Проверяйте результат печати: в форме Т-3 должны корректно выводиться наименование организации, дата утверждения, итоговое количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы. Если итоги пустые или не сходятся, чаще всего причина в том, что у части позиций не заполнен размер оплаты или не указано количество ставок.
Как проверить результат
Все действующие позиции выведены, итог ставок и ФОТ заполнены
Часть позиций отсутствует или суммы пустые — проверьте даты утверждения и оплату
Занятые ставки совпадают с фактическими приёмами сотрудников
Есть «лишние» сотрудники без позиций — кадровые документы оформлены без указания позиции
При выборе позиции оклад и надбавки подставляются автоматически
Позиция не выбирается — штатное расписание не включено или позиция закрыта
Типичные проблемы и как их решить
Самая частая жалоба — «штатное расписание пропало после обновления». На практике оно не исчезает: после обновления иногда сбрасываются настройки панели навигации раздела, и ссылка просто скрыта. Откройте «Зарплата и кадры», нажмите на значок настройки навигации (шестерёнка в правом верхнем углу панели) и перетащите «Штатное расписание» из списка доступных команд в видимые.
Вторая ситуация — пункт есть, но список пуст. Здесь проверьте отбор по организации: если в базе несколько юридических лиц, в списке может стоять отбор по одной из них. Снимите отбор через «Ещё» → «Настроить список» или выберите нужную организацию. Также убедитесь, что позиции не закрыты: закрытые позиции по умолчанию могут не отображаться.
Третья проблема — программа не даёт провести приём на работу, требуя позицию. Это следствие включённого штатного расписания: либо создайте недостающую позицию, либо, если учёт вести «по-простому», вернитесь в настройки зарплаты и снимите флаг «Ведётся штатное расписание». Учтите, что отключение не удаляет уже введённые позиции, но новые кадровые документы перестанут их требовать.
Ограничения 1С:Бухгалтерии и когда нужен 1С:ЗУП
Штатное расписание в 1С:Бухгалтерии — инструмент базового уровня. Оно корректно решает задачи небольших организаций: список позиций, оклады, форма Т-3, контроль ставок. Однако здесь нет развитых механизмов вилок окладов по позициям, сложных графиков работы, плановых начислений по нескольким показателям, воинского учёта и расширенной кадровой аналитики.
Если в компании более нескольких десятков сотрудников, есть сменные графики, суммированный учёт рабочего времени, сложная система премий или требуется электронный обмен кадровыми документами, рассмотрите 1С:Зарплату и управление персоналом (ЗУП). Там штатное расписание находится в разделе «Кадры» и поддерживает историю изменений, индексацию с коэффициентами, вилки окладов и описание позиций.
Переход не обязателен «здесь и сейчас»: рабочий критерий — количество ручных операций. Если бухгалтер тратит заметное время на обход ограничений (ручной пересчёт надбавок, ведение графиков в Excel), это признак того, что возможностей Бухгалтерии уже не хватает.
Где вести штатное расписание
Подходит для небольшого штата и простой системы оплаты. Ограничение: нет вилок окладов, сложных графиков и расширенной кадровой аналитики
Для среднего и крупного штата, сменных графиков, сложных начислений. Требует отдельной настройки и синхронизации с бухгалтерской программой
Допустимо в Бухгалтерии при микроштате: сотрудники оформляются напрямую, оклад задаётся в кадровом документе. Минус — нет формы Т-3 и контроля ставок
Часто задаваемые вопросы
Почему в разделе «Зарплата и кадры» нет пункта «Штатное расписание»?
Функциональность выключена. Откройте «Главное» → «Зарплата и кадры» (настройки зарплаты) и установите флаг «Ведётся штатное расписание». Если флаг включён, а пункта нет — проверьте настройку панели навигации раздела через значок шестерёнки.
Можно ли вести штатное расписание по нескольким организациям в одной базе?
Да. При создании позиции указывается организация, а в списке и отчётах работает отбор по ней. Форма Т-3 формируется отдельно для каждой организации.
Как изменить оклад по позиции с определённой даты?
Если включены документы изменения — создайте документ «Изменение штатного расписания» (или «Индексация штатного расписания» для массового повышения) с нужной датой. Если документы не используются, оклад правится в карточке позиции, но история изменений в этом случае может не сохраняться.
Что делать, если сотрудник принят, а позиции для него нет?
Создайте позицию в штатном расписании с датой не позже даты приёма, затем откройте документ приёма и укажите её. После этого отчёт «Штатная расстановка» покажет ставку как занятую.
Формируется ли штатное расписание в 1С:Бухгалтерии базовой версии?
Да, механизм доступен и в базовой версии. Ограничения базовой поставки касаются количества организаций в базе (одна) и одновременной работы пользователей, но не самого штатного расписания.
Как распечатать штатное расписание на прошлую дату?
В параметрах печатной формы Т-3 укажите нужную дату — программа построит форму по позициям, действовавшим на тот момент. Для корректного результата должна быть включена история изменения штатного расписания.
Что важно запомнить
Штатное расписание в 1С:Бухгалтерии находится в разделе «Зарплата и кадры» и включается флагом «Ведётся штатное расписание» в настройках зарплаты. Позиции создаются с подразделением, должностью, ставками и оплатой; форма Т-3 печатается из списка на любую дату. Перед включением функциональности в рабочей базе сделайте резервную копию и проверьте привязку существующих сотрудников к позициям.