Как в 1С создать график работы 2 через 2

График «два через два» — один из самых распространённых сменных режимов: сотрудник работает два дня, затем два дня отдыхает. В программах 1С (в первую очередь в 1С:Зарплата и управление персоналом) такой режим настраивается через справочник «Графики работы сотрудников» с циклическим шаблоном заполнения. От корректности настройки зависят расчёт зарплаты, табель учёта рабочего времени, норма часов и оплата ночных и праздничных смен.

Статья написана применительно к 1С:ЗУП редакции 3.1, где механизм графиков реализован наиболее полно. В 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей возможности ограничены, поэтому отдельно разберём, что делать, если вашей конфигурации не хватает нужных функций.

Где в 1С находится настройка графиков и что нужно включить заранее

Справочник графиков находится в разделе Настройка → Графики работы сотрудников (в некоторых интерфейсах — Кадры → Графики работы сотрудников). Прежде чем создавать график, убедитесь, что в настройках учётной политики включены нужные опции: Настройка → Реквизиты и доп. сведения → Учёт рабочего времени, а также при необходимости работа в ночное и вечернее время.

Если сотрудники по графику 2/2 работают сменами по 11–12 часов с переходом через полночь, включите учёт ночных часов: они оплачиваются в повышенном размере, и программа должна уметь их выделять автоматически. Для этого в настройках расчёта зарплаты проверьте наличие начисления «Доплата за работу в ночное время» и задайте процент доплаты (по ТК РФ минимум 20%, конкретный размер организация устанавливает сама).

Также проверьте производственный календарь: Настройка → Производственные календари. Он должен быть заполнен на текущий период, иначе программа не сможет корректно определять праздничные дни и рассчитывать норму времени.

Создание графика 2/2: пошаговая настройка цикла

Откройте справочник и создайте новый элемент кнопкой Создать. Задайте понятное наименование, например «График 2/2 день (с 8:00)». Далее перейдите по ссылке Изменить свойства графика — откроется форма настройки шаблона.

Ключевой параметр — способ заполнения. Для режима «два через два» выберите «По циклам произвольной длины». В таблице цикла появятся строки-дни. Заполните их последовательно:

1. 1
   Создайте новый график и откройте «Изменить свойства графика»
2. 2
   Выберите способ заполнения «По циклам произвольной длины»
3. 3
   В строках 1 и 2 укажите вид времени «Явка» и количество часов (например, 11)
4. 4
   В строках 3 и 4 укажите вид времени «Выходные дни» без часов
5. 5
   Установите дату отсчёта — день, с которого цикл считается первым рабочим днём
6. 6
   При работе через полночь настройте шаблон с указанием времени начала и окончания смены
7. 7
   Запишите график и назначьте его сотрудникам кадровым документом

Дата отсчёта — критически важный параметр. Программа строит весь календарь графика, отсчитывая циклы от этой даты. Если у сотрудника первый рабочий день — понедельник 2-е число, укажите именно эту дату. Ошибка в дате отсчёта сдвинет весь график, и табель перестанет совпадать с реальными выходами.

Если в организации две бригады работают в противофазе (одна отдыхает, пока другая работает), создайте второй график с той же структурой, но с датой отсчёта, смещённой на два дня. Не пытайтесь объединить бригады в один график — у них разные фазы цикла.

Как указать часы работы и ночное время

Простой вариант — задать в днях цикла только количество часов явки, например 11 или 12. Этого достаточно, если смена не переходит через полночь и точное время начала не важно для учёта. Программа будет считать отработанные часы и сравнивать их с нормой.

Если смена начинается, например, в 8:00 и заканчивается в 20:00 с часовым перерывом, лучше настроить расписание с явным временем. В форме свойств графика перейдите на вкладку расписания и укажите для рабочих дней период работы и перерыв. Тогда программа корректно определит вечерние часы, а при необходимости — пересечение смены с праздничными днями.

Смена переходит через полночь

Для смен 20:00–8:00 включите в настройке расписания признак перехода на следующие сутки и задайте два интервала: с 20:00 до 24:00 и с 0:00 до 8:00. Ночные часы (с 22:00 до 6:00 по ТК РФ) программа выделит автоматически при корректно настроенном виде времени «Ночные часы». Проверьте, что в шаблоне графика ночные часы отражаются отдельной строкой — от этого зависит доплата.

Назначение графика сотрудникам

Сам по себе созданный график ни на кого не действует — его нужно назначить. В 1С:ЗУП это делается кадровыми документами: Приём на работу, Кадровый перевод или специальным документом Изменение графика работы списком сотрудников (раздел Кадры). Последний удобен, когда график 2/2 вводится сразу для группы.

В документе выберите сотрудников, укажите новый график и дату, с которой он применяется. Дата назначения должна совпадать с началом цикла или хотя бы попадать внутрь корректно построенного календаря — иначе первый месяц табель может заполниться со сдвигом.

Учтите: у сотрудника в каждый момент времени действует один график. Если человек переводится с пятидневки на 2/2 в середине месяца, программа рассчитает норму времени пропорционально по двум графикам — это нормальное поведение, а не ошибка.

Перед массовым назначением графика назначьте его одному тестовому сотруднику и сформируйте табель за ближайший месяц. Сверьте несколько дат с реальным календарём смен — это занимает пять минут и исключает ситуацию, когда ошибку в дате отсчёта обнаруживают после расчёта зарплаты всего подразделения.

Проверка результата: табель и норма времени

После назначения графика сформируйте отчёт Табель учёта рабочего времени (Т-13): раздел Отчёты, справки → Табели. Рабочие и выходные дни должны чередоваться строго по схеме 2/2 без «съехавших» недель. Особое внимание уделите стыкам месяцев — цикл не должен сбиваться на границе периодов.

Второй контроль — норма рабочего времени. В документе Начисление зарплаты и взносов при расчёте оклада программа сравнивает фактически отработанные часы с нормой по графику сотрудника. Для графика 2/2 норма за месяц обычно отличается от нормы пятидневки — это ожидаемо. Переработка или недоработка выявляется по итогам учётного периода при суммированном учёте.

Контрольные точки

Как проверить результат

Чередование дней в табеле Т-13

Норма

Строго 2 рабочих, 2 выходных на всём протяжении периода

Тревожный признак

Три рабочих подряд или сбой чередования на стыке месяцев

Норма часов в начислении зарплаты

Норма

Норма соответствует числу рабочих смен по графику, умноженному на часы смены

Тревожный признак

Норма равна норме пятидневки — значит, график не назначен или не применился

Ночные часы

Норма

В табеле и расчёте выделяются ночные часы с доплатой

Тревожный признак

Все часы идут как дневные при работе после 22:00

Особенности: праздники, отпуска и отклонения

При графике 2/2 праздничные дни не являются автоматически выходными: если смена выпала на праздник, сотрудник работает, а часы оплачиваются в повышенном размере. Программа определяет праздники по производственному календарю и начисляет доплату за работу в праздничный день автоматически, если вид начисления настроен. Проверьте это на первом же месяце с праздниками.

Отпуска, больничные и командировки вводятся стандартными документами отклонений — они вытесняют часы по графику. Для графика 2/2 важно, чтобы отпуск оформлялся в календарных днях: программа сама определит, какие смены попадают в период отпуска, и исключит их из отработанного времени.

Индивидуальные графики и разовые изменения

Если конкретному сотруднику нужно разово изменить смену (подмена коллеги), не правьте общий график — используйте документ Индивидуальный график или данные о фактически отработанном времени. Изменение общего шаблона затронет всех, кому он назначен, включая уже рассчитанные периоды после перепроведения.

Типичные ошибки и ограничения

Отдельное ограничение касается конфигураций. В 1С:Бухгалтерии графики работы существуют, но механизм проще: там можно задать сменный график для расчёта оклада пропорционально норме, однако полноценного учёта ночных часов, индивидуальных графиков и суммированного учёта нет. Если нужен полноценный кадровый учёт сменных режимов, требуется 1С:ЗУП.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Смены по 8–12 часов в пределах одних сутокЗадайте в цикле только часы явки по дням — этого достаточно

Смена переходит через полночьНастройте расписание с двумя интервалами и включите учёт ночных часов

Две бригады работают в противофазеСоздайте два графика с датами отсчёта, смещёнными на 2 дня

Нужно разово поменять смену одному сотрудникуИспользуйте индивидуальный график, не меняя общий шаблон

FAQ

Можно ли создать график 2/2 в 1С:Бухгалтерии?

Да, в справочнике «Графики работы» доступен сменный режим с циклом. Но функциональность ограничена: нет детального учёта ночных часов, индивидуальных графиков и полноценного суммированного учёта. Для сменных режимов с доплатами корректнее использовать 1С:ЗУП.

Почему норма часов по графику 2/2 не совпадает с нормой пятидневки?

Это нормально: при цикле 2/2 количество рабочих смен в месяце отличается от числа рабочих дней производственного календаря. Сверка переработок и недоработок выполняется по итогам учётного периода при суммированном учёте, а не помесячно.

Как исправить график, если табель заполнен со сдвигом?

Проверьте дату отсчёта в свойствах графика — чаще всего проблема в ней. Исправьте дату так, чтобы она соответствовала реальному первому рабочему дню цикла, затем перезаполните табель. Не редактируйте табель вручную поверх ошибочного графика.

Нужно ли создавать отдельный график для каждого сотрудника?

Нет. Один график назначается любому числу сотрудников с одинаковой фазой цикла. Отдельные графики нужны только для бригад с другой датой отсчёта или с иным количеством часов в смене.

Как оплачиваются праздничные дни при графике 2/2?

Если смена выпадает на праздничный день, она оплачивается в повышенном размере — программа начисляет доплату автоматически по производственному календарю. Предоставление выходного вместо повышенной оплаты оформляется отдельно по заявлению сотрудника.

Что делать, если сотрудник переводится на 2/2 в середине месяца?

Оформите кадровый перевод или документ изменения графика с датой перехода. Программа рассчитает норму времени пропорционально: часть месяца по старому графику, часть по новому. Это штатное поведение, вмешательство не требуется.