Штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП: где найти и как работать

Штатное расписание в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 находится в разделе «Кадры» → «Штатное расписание». Если пункта нет в меню, значит ведение учёта по штатному расписанию отключено в настройках программы — его нужно включить через «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания».

Штатное расписание (в терминах 1С — «штатная расстановка», справочник позиций) — это перечень подразделений, должностей, количества ставок и условий оплаты труда. От него зависят приёмы на работу, кадровые переводы, вакансии и ряд отчётов, поэтому важно не только найти этот объект, но и правильно его настроить.

Ниже разобраны все практические вопросы: где искать штатное расписание в разных ситуациях, как включить функциональность, как создавать и изменять позиции, какие отчёты использовать и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где найти штатное расписание в меню программы

Основной путь — панель разделов слева (или сверху, в зависимости от настроек интерфейса): «Кадры» → «Штатное расписание». Откроется список позиций штатного расписания, сгруппированных по подразделениям. Здесь видны должность, количество ставок, оклад и статус позиции (утверждена или закрыта).

Альтернативный способ — строка поиска в верхней части окна программы (иконка лупы или сочетание Ctrl+F в меню «Ещё» в режиме такси). Наберите «штатное расписание» — система покажет ссылки на справочник, документы изменения и связанные отчёты.

Также штатное расписание доступно из раздела «Настройка» → «Персонал» → «Штатное расписание» и из карточки сотрудника: при приёме на работу или кадровом переводе поле «Позиция штатного расписания» открывает тот же справочник.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» в панели разделов
2. 2
   Выберите пункт «Штатное расписание»
3. 3
   Если пункта нет — откройте «Настройка» → «Кадровый учёт» и включите флажок «Ведется штатное расписание»
4. 4
   Вернитесь в «Кадры» и проверьте появление пункта

Что делать, если пункта «Штатное расписание» нет в меню

Самая частая причина — учёт по штатному расписанию выключен в настройках. Пройдите: «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания» и установите флажок «Ведется штатное расписание». После этого пункт появится в разделе «Кадры».

Вторая причина — ограничение прав доступа. Если пользователь работает под ролью без доступа к кадровому учёту (например, только расчётчик с ограниченным профилем), раздел «Кадры» может быть скрыт или пуст. Проверить это может администратор: «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».

Третья ситуация — изменённый порядок панели навигации. Пункт мог быть случайно убран из избранного или перемещён. Откройте меню «Ещё» в разделе «Кадры» — полный список команд раздела отображается там.

Настройка параметров штатного расписания

В окне «Настройка штатного расписания» доступно несколько важных опций. Флажок «Ведется история изменений штатного расписания» включает документальный учёт: каждое изменение позиции оформляется документом «Изменение штатного расписания» с датой, что позволяет видеть состояние штатки на любой момент в прошлом.

Опция «Используются разряды и категории» нужна организациям с тарификацией. Флажок «Проверять на соответствие штатному расписанию» заставляет программу контролировать, чтобы кадровые документы не выходили за пределы свободных ставок и вилок окладов — это полезно для бюджетных учреждений и крупных компаний.

Отдельно настраивается «Вилка» окладов: если в организации для одной позиции допустим диапазон окладов, включите соответствующую настройку, иначе в позиции будет одно фиксированное значение.

Как создать и утвердить позицию штатного расписания

Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать». В карточке позиции укажите подразделение, должность, количество ставок (можно дробное, например 0,5), дату утверждения и условия оплаты: оклад или тариф, надбавки, доплаты.

На закладке начислений добавьте все постоянные выплаты, положенные по позиции. Именно этот состав попадёт в документ приёма на работу автоматически, поэтому важно заполнить его полностью — иначе придётся вручную править каждый приём.

Если включена история изменений, позиции создаются документом «Утверждение штатного расписания» (доступен из списка штатки по кнопке «Создать» → выбор документа). Документ фиксирует дату, с которой позиция действует. Без проведённого документа утверждения позиция считается неутверждённой и недоступна для приёма сотрудников.

Изменение и закрытие позиций

Для изменения оклада, количества ставок или состава надбавок используйте документ «Изменение штатного расписания» (создаётся из списка штатки или из раздела «Кадры»). Укажите дату вступления изменений в силу и отредактируйте нужные позиции. После проведения программа сама предложит оформить кадровые переводы сотрудников, занимающих изменённые позиции, если изменились условия их оплаты.

Закрытие позиции выполняется тем же документом: снимите флажок активности или укажите дату закрытия. Закрытая позиция не предлагается при приёме на работу, но сохраняется в истории для отчётов за прошлые периоды.

Физическое удаление позиции возможно только если по ней нет ни одного документа и сотрудника. На практике удалять позиции почти никогда не удаётся и не нужно — корректный способ избавиться от неактуальной позиции именно закрытие.

Отчёты по штатному расписанию

Основные отчёты находятся в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Наиболее востребованные: «Штатное расписание» (печатная форма Т-3), «Штатная расстановка» (занятые и свободные ставки с ФИО сотрудников), «Остатки отпусков» и «Вакансии штатного расписания».

Отчёт «Штатная расстановка» — главный рабочий инструмент: он показывает по каждой позиции количество ставок, занятое количество, свободные вакансии и оклады. По нему удобно сверять фактическую численность с плановой.

Если требуется унифицированная форма Т-3, проверьте, что в настройках организации заполнены данные для подписи (руководитель, кадровик) и что в отчёте выбрана правильная дата — форма строится на конкретное число.

Контрольные точки

Как проверить результат

Пункт «Штатное расписание» в разделе «Кадры»

Норма

Пункт присутствует и открывает список позиций

Тревожный признак

Пункта нет — учёт по штатке выключен или нет прав

Позиция доступна при приёме на работу

Норма

Позиция выбирается в документе приёма

Тревожный признак

Позиция не отображается — не утверждена или закрыта

Отчёт «Штатная расстановка»

Норма

Ставки и занятость соответствуют фактической численности

Тревожный признак

Расхождения — есть сотрудники, принятые без позиции или с устаревшими данными

Типичные ошибки при работе со штатным расписанием

Частая ошибка — дублирование позиций: вместо изменения существующей позиции пользователь создаёт новую с тем же подразделением и должностью. В результате отчёты задваивают ставки, а история становится нечитаемой. Перед созданием новой позиции проверьте список по подразделению.

Вторая ошибка — приём сотрудников «мимо» штатки, когда учёт по штатному расписанию включён, но контроль соответствия отключён. Такие сотрудники не попадают в штатную расстановку корректно, и отчёты по вакансиям врут. Включите проверку соответствия в настройках, чтобы программа предупреждала о превышении ставок.

Третья проблема — изменение окладов напрямую в карточке позиции при включённой истории. Отчёт за прошлый период тогда покажет новый оклад вместо действовавшего тогда, что критично при проверках и расчёте индексации.

FAQ: частые вопросы о штатном расписании в 1С ЗУП

Можно ли работать в ЗУП вообще без штатного расписания?

Да. Если флажок «Ведется штатное расписание» снят, приёмы на работу оформляются с указанием только подразделения и должности. Это подходит небольшим организациям, но лишает вас контроля ставок, вакансий и формы Т-3.

Почему позиция не выбирается в документе приёма на работу?

Наиболее вероятные причины: позиция не утверждена (нет проведённого документа «Утверждение штатного расписания»), позиция закрыта, либо дата приёма раньше даты утверждения позиции. Проверьте статус позиции в списке штатного расписания.

Как посмотреть штатное расписание на прошлую дату?

Это возможно, только если включена история изменений. Откройте отчёт «Штатное расписание» или «Штатная расстановка» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» и установите нужную дату в параметрах отчёта.

Как изменить оклад сразу по нескольким позициям?

Создайте документ «Изменение штатного расписания», добавьте в него все нужные позиции и установите новые оклады. Для массовой индексации удобнее документ «Изменение плановых начислений» с коэффициентом — он изменит начисления сотрудников напрямую.

Чем позиция штатного расписания отличается от должности?

Должность — просто справочник профессий и должностей (например, «Бухгалтер»). Позиция штатного расписания — это должность в конкретном подразделении с определённым количеством ставок, окладом и надбавками. Одна должность может соответствовать нескольким позициям в разных подразделениях.