Как создать штатное расписание в 1С

Штатное расписание в 1С — это не просто печатная форма Т-3, а полноценный механизм кадрового учёта: от позиций штатного расписания зависят приёмы на работу, кадровые переводы, расчёт зарплаты и кадровые отчёты. Если вести его в программе корректно, приём сотрудника занимает минуту, а отчёты по ФОТ и вакансиям формируются автоматически.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1), где учёт по штатному расписанию реализован наиболее полно. В 1С:Бухгалтерии механизм ограничен: там штатное расписание используется в основном для справочного списка должностей и печати формы. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права кадровика или администратора и актуальная резервная копия базы, если настройки меняются в рабочей информационной базе.

Какие конфигурации 1С поддерживают штатное расписание

Полноценное ведение штатного расписания с историей изменений, индексацией и контролем ставок доступно в 1С:Зарплата и управление персоналом 8. Здесь позиция штатного расписания — самостоятельный объект: у неё есть подразделение, должность, количество ставок, тарифная ставка, надбавки, график работы и дата утверждения.

В 1С:Бухгалтерии 8 отдельного документа «штатное расписание» нет. Реестр должностей ведётся через справочник «Должности», а форму Т-3 можно получить только типовыми печатными формами ограниченно. Если организации нужно планировать ФОТ, контролировать вакансии и хранить историю изменений штатки, требуется ЗУП.

Где вести штатное расписание

1С:ЗУП 3.1

Полный учёт: история изменений, индексация, вакансии, связь с приёмами и начислениями. Подходит организациям с кадровым учётом.

1С:Бухгалтерия 8

Только справочник должностей и базовые печатные формы. Подходит микропредприятиям без планирования ФОТ.

Внешний файл (Excel)

Допустимо как черновик, но не связан с кадровыми документами и быстро расходится с учётом.

Включение учёта по штатному расписанию в настройках

По умолчанию в ЗУП учёт по штатному расписанию может быть отключён, и приёмы на работу тогда оформляются без привязки к позициям. Чтобы включить механизм, откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» (в некоторых релизах — «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Кадровый учёт») и установите флаг «Ведётся штатное расписание».

Дополнительные опции определяют глубину учёта: ведение истории изменений штатного расписания, использование «вилки» окладов и надбавок, автоматическая проверка штатного расписания на соответствие кадровым документам. Если организация уже ведёт учёт в программе, включение истории стоит выполнять аккуратно: программа начнёт требовать документальное оформление каждого изменения позиции.

Создание и утверждение штатного расписания

Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать». Если ведение истории включено, первым документом будет «Утверждение штатного расписания» — укажите дату, номер приказа, организацию и месяц, с которого расписание вступает в силу.

Добавьте позиции в табличную часть. Для каждой позиции программа предложит выбрать подразделение и должность из соответствующих справочников — если нужного элемента нет, его можно создать прямо из формы позиции, не прерывая работу. Заполните количество ставок: допускаются дробные значения, например 0,5 или 1,25.

Заполнение оплаты труда по позиции

На вкладке оплаты труда укажите основное начисление (оклад, тарифную ставку) и размер. При включённой «вилке» можно задать минимальное и максимальное значение — это удобно для вакансий, где оклад варьируется. Дополнительные надбавки добавляются строками: за вредность, за выслугу, персональные повышающие коэффициенты.

ФОТ по позиции программа рассчитывает автоматически как произведение суммы начислений на количество ставок. Проверьте итоговую строку документа: расхождение с плановым бюджетом на этом этапе исправить проще, чем после приёмов сотрудников.

1. 1
   Включите «Ведётся штатное расписание» в настройках кадрового учёта
2. 2
   Проверьте справочники подразделений и должностей, создайте недостающие элементы
3. 3
   Создайте документ «Утверждение штатного расписания» с датой и номером приказа
4. 4
   Добавьте позиции: подразделение, должность, число ставок, начисления и размеры
5. 5
   Проверьте итоговый ФОТ и проведите документ
6. 6
   Распечатайте форму Т-3 и подпишите у руководителя

Внесение изменений и ведение истории

Изменять утверждённое расписание напрямую нельзя — для этого служит документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Все изменения штатного расписания»). В нём можно закрыть позицию, добавить новую, изменить число ставок или размер начислений. Каждое изменение действует с указанной даты, поэтому история сохраняется: всегда можно посмотреть, как выглядело расписание на любое прошлое число.

Индексация окладов оформляется отдельным документом «Изменение плановых начислений» или через изменение штатного расписания с коэффициентом. Важно не смешивать: индексация через изменение штатки корректно отражается в среднем заработке, а ручное редактирование позиций — нет.

Связь с кадровыми документами и печать формы Т-3

После утверждения расписания приём на работу оформляется выбором позиции: программа подставляет подразделение, должность, график и начисления автоматически, а также контролирует число свободных ставок. Если включена проверка соответствия, приём сверх штата будет заблокирован или потребует подтверждения.

Печатная форма Т-3 вызывается из списка штатного расписания кнопкой «Печать» → «Штатное расписание (Т-3)». Форма формируется на выбранную дату с учётом истории изменений. Перед печатью проверьте, что в настройках организации заполнен руководитель и его должность — эти данные попадают в подпись формы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Приём на работу

Норма

Позиция выбирается из списка, начисления подставляются автоматически

Тревожный признак

Поле позиции пустое или список позиций не предлагается

Отчёт «Штатная расстановка»

Норма

Занятые и свободные ставки сходятся с фактическим составом

Тревожный признак

Отрицательные свободные ставки или сотрудники вне штатки

Форма Т-3

Норма

Формируется на нужную дату с корректным ФОТ

Тревожный признак

Пустые строки, устаревшие оклады, нет подписанта

Типичные ошибки и ограничения

На практике большинство проблем связано не с самим документом, а с расхождением между штатным расписанием и кадровыми документами. Ниже — ошибки, которые чаще всего приводят к некорректным отчётам и доработкам в спешном порядке.

Ограничение механизма: штатное расписание в ЗУП не заменяет бюджетирование. Плановый ФОТ из штатки — это расчёт по текущим начислениям без учёта премий, больничных и отпускных. Для полного планирования фонда оплаты труда используйте отчёты «Полная сводка начислений» или специализированные механизмы бюджетирования.

Перед массовой индексацией сформируйте отчёт «Изменения штатного расписания» за прошлый период и сверьте его с приказами: расхождения проще исправить до повышения окладов, чем пересчитывать средний заработок задним числом.

FAQ

Можно ли создать штатное расписание в 1С:Бухгалтерии?

Полноценного документа с историей и контролем ставок в 1С:Бухгалтерии нет. Можно вести справочник должностей и при необходимости формировать простую печатную форму, но для учёта вакансий, индексации и связи с приёмами потребуется 1С:ЗУП.

Как изменить оклад по позиции, не создавая новую позицию?

Используйте документ «Изменение штатного расписания»: выберите существующую позицию и укажите новый размер начисления с даты вступления в силу. История сохранится, а форма Т-3 на прошлые даты останется корректной.

Почему при приёме на работу не выбирается позиция штатного расписания?

Проверьте три вещи: включён ли флаг «Ведётся штатное расписание» в настройках кадрового учёта, утверждён ли документ на дату приёма и есть ли свободные ставки по позиции. Чаще всего причина в том, что расписание утверждено более поздней датой, чем дата приёма.

Как распечатать штатное расписание на прошлую дату?

Если включена история изменений, откройте список «Штатное расписание», установите дату просмотра и вызовите печать формы Т-3 — программа построит её с учётом всех изменений, действовавших на тот момент.

Нужно ли закрывать позицию при увольнении сотрудника?

Нет, если вакансию планируется заполнять: ставка останется свободной и будет видна в отчётах по вакансиям. Закрывайте позицию только при сокращении или реорганизации, предварительно оформив увольнения и переводы всех занимающих её работников.

Можно ли загрузить штатное расписание из Excel?

Типовой загрузки напрямую в документ утверждения нет, но справочники подразделений и должностей можно заполнить через обработку загрузки данных из табличного документа, а сами позиции затем добавить вручную или с помощью внешних обработок. Для разового заполнения ручной ввод обычно быстрее и надёжнее.