Другое · 10 мин
Где в 1С создать больничный лист: подробная инструкция
Как создать больничный лист в 1С:ЗУП: где находится документ, как заполнить электронный больничный, загрузить ЭЛН из СФР, проверить расчёт и избежать ошибок.
Документ «Больничный лист» в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) находится в разделе «Зарплата» — подменю «Больничные листы», а также дублируется в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников». Создать его можно двумя способами: вручную по бумажному листку нетрудоспособности или автоматически, загрузив электронный больничный (ЭЛН) из СФР (бывший ФСС) по номеру.
Способ создания зависит от того, как организация обменивается данными с Социальным фондом России. Если настроен прямой обмен (сеансовый обмен 1С-Отчетность или встроенный механизм ЭЛН), программа сама подтянет данные листка по номеру и СНИЛС сотрудника. Если обмен не настроен, данные вносятся вручную — это легально, но требует внимательности при вводе периода, процента оплаты и стажа.
Важное ограничение: работодатель оплачивает только первые три дня болезни сотрудника (по бытовым заболеваниям и травмам), остальные дни оплачивает СФР напрямую работнику. В 1С это разделение выполняется автоматически при корректном заполнении документа. Ниже разобраны оба сценария создания больничного, проверка расчёта и типичные ошибки.
Где находится документ «Больничный лист» в 1С:ЗУП
Основной путь: откройте раздел «Зарплата» в левой панели навигации, затем выберите пункт «Больничные листы». Откроется журнал всех зарегистрированных листков нетрудоспособности. Кнопка «Создать» открывает новый пустой документ.
Альтернативный путь — раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников». Здесь больничные отображаются вместе с отпусками, командировками и прогулами, что удобно для кадровика, контролирующего общую картину отсутствий. Через кнопку «Создать» в этом журнале также можно выбрать вид документа «Больничный лист».
Если пункт «Больничные листы» не виден в меню, проверьте настройки: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика», а также функциональность программы («Настройка» → «Функциональность») — должны быть включены опции учёта больничных и пособий. У пользователя также должны быть права на кадрово-расчётные документы.
Создание больничного по электронному листку (ЭЛН)
Электронный больничный — основной формат: медучреждения оформляют листки нетрудоспособности в электронном виде, а работодатель получает их из СФР. Сотрудник сообщает вам только номер ЭЛН.
- 1Откройте «Зарплата» → «Больничные листы» → «Создать»
- 2Укажите организацию, дату документа и сотрудника
- 3В поле «Номер листка нетрудоспособности» введите номер ЭЛН
- 4Нажмите «Получить из ФСС» (или «Загрузить из файла», если выгружали XML с личного кабинета СФР)
- 5Проверьте подтянувшиеся данные: период, диагноз-код, дату закрытия
- 6Перейдите на вкладку «Оплата» и проверьте стаж и процент оплаты
- 7Нажмите «Провести и закрыть»
Для автоматической загрузки должен быть настроен обмен с СФР: либо через встроенный механизм «Обмен электронными больничными с СФР» (раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность»), либо через сертификат уполномоченного лица. Если обмена нет, ЭЛН можно выгрузить из личного кабинета страхователя на сайте СФР в формате XML и загрузить в документ кнопкой «Загрузить из файла».
Ручное создание больничного листа
Ручной ввод применяется, когда обмен с СФР не настроен, листок бумажный (редкие исключения, например для отдельных категорий граждан) или данные ЭЛН нужно скорректировать. Создайте документ тем же путём и заполните поля самостоятельно.
На закладке «Главное» укажите: сотрудника, период нетрудоспособности (дату начала и окончания), причину нетрудоспособности (заболевание, травма, уход за ребёнком, карантин и т.д.), номер листка. От причины зависит, кто оплачивает дни и в каком размере: например, уход за больным ребёнком полностью оплачивает СФР, а бытовое заболевание — первые три дня за счёт работодателя.
На закладке «Оплата» проверьте процент оплаты, который программа определяет по страховому стажу: 60% при стаже до 5 лет, 80% — от 5 до 8 лет, 100% — от 8 лет. Стаж подтягивается из карточки сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники» → трудовая деятельность). Если стаж не заполнен, программа может рассчитать пособие исходя из минимума — это частая причина заниженных выплат.
На закладке «Начислено (подробно)» виден сам расчёт: средний заработок за два предшествующих календарных года, ограничения по предельной базе и по МРОТ. Если сотрудник работает у вас недавно, добавьте справку о заработке с предыдущего места работы (кнопка «Добавить справку с пред. места работы» в документе или в карточке сотрудника).
Проверка расчёта пособия
После заполнения документа сумма пособия рассчитывается автоматически. Расчёт разбивается на две части: за счёт работодателя (первые три дня) и за счёт СФР (остальные дни). В проактивном механизме выплат работодатель платит только свою часть, а данные для фонда отправляются в СФР реестром.
Как проверить результат
Учтены доходы за два предшествующих года, включая справку с прошлого места работы
Средний заработок посчитан только из МРОТ при наличии заработка у сотрудника
Соответствует страховому стажу (60/80/100%)
Процент занижен из-за пустого стажа в карточке сотрудника
Первые 3 дня — за счёт работодателя, остальное — СФР
Вся сумма висит на работодателе или наоборот
Листок закрыт, данные совпадают с данными СФР
Листок открыт, период неполный
Для детального разбора расчёта нажмите в документе кнопку «Печать» → «Расчёт среднего заработка» и «Подробный расчёт начислений». Эти печатные формы показывают, какие суммы и за какие периоды вошли в расчёт, — их удобно прикладывать при разногласиях с сотрудником.
Отражение больничного в учёте и отправка данных в СФР
Проведённый больничный автоматически регистрирует отсутствие сотрудника: в табеле (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель Т-13») дни болезни отразятся кодом «Б». Сумма пособия за счёт работодателя попадёт в расчёт зарплаты за месяц и будет выплачена в ближайшую зарплату или аванс — в зависимости от настроек выплаты.
Для оплаты части СФР необходимо отправить в фонд сведения о застрахованном лице и реестр по больничному. В ЗУП это делается через раздел «Отчетность, справки» → «Пособия по нетрудоспособности» (или «Реестры сведений в СФР»). Без отправки реестра фонд не выплатит свою часть пособия, и сотрудник останется без денег — это самая критичная точка всей цепочки.
Типичные ошибки и как их избежать
Если ошибка обнаружена после проведения, не редактируйте документ «задним числом» без анализа последствий. Корректный способ — создать исправление: откройте исходный больничный и нажмите «Исправить» (кнопка доступна в форме документа). Программа создаст новый документ-исправление, который сторнирует старый расчёт и начислит правильный.
Особые ситуации: продолжение больничного и уход за ребёнком
Если сотруднику выдан второй листок как продолжение первого, в документе установите флажок «Является продолжением листка нетрудоспособности» и выберите первичный документ. Тогда три дня за счёт работодателя не применяются повторно — они уже учтены в первичном листке.
При уходе за больным ребёнком выберите причину нетрудоспособности «Уход за больным ребёнком» и укажите возраст ребёнка и вид лечения (амбулаторно/стационар) — от этого зависят ограничения по количеству оплачиваемых дней в году и процент оплаты. Такие больничные полностью оплачивает СФР, доли работодателя в них нет.
Что важно запомнить
Больничный создаётся в разделе «Зарплата» → «Больничные листы». Оптимальный путь — загрузить ЭЛН из СФР по номеру, проверить стаж и процент оплаты, провести документ и обязательно отправить реестр в фонд. Без реестра сотрудник не получит часть пособия от СФР.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если кнопка «Получить из ФСС» не работает?
Проверьте настройку обмена с СФР: раздел «Отчетность, справки» → «Настройки обмена с контролирующими органами» и наличие действующего сертификата уполномоченного лица. Как временное решение — выгрузите XML-файл ЭЛН из личного кабинета страхователя на портале СФР и загрузите его кнопкой «Загрузить из файла».
Можно ли создать больничный в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?
Да, в 1С:Бухгалтерии 8 документ также есть: раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Больничный лист». Функционал проще, чем в ЗУП, но для небольших организаций его достаточно: расчёт среднего заработка, разделение на части работодателя и СФР выполняются автоматически.
Как оплатить больничный бывшему сотруднику после увольнения?
Если заболевание наступило в течение 30 календарных дней после увольнения, создайте обычный документ «Больничный лист» на этого сотрудника (он остаётся в справочнике). Процент оплаты в этом случае — 60% независимо от стажа; программа применит его при правильно указанной причине нетрудоспособности.
Почему в табеле нет отметки «Б», хотя больничный проведён?
Чаще всего документ создан датой следующего месяца, а табель сформирован за предыдущий, либо в документе неверно указан период нетрудоспособности. Проверьте даты начала и окончания в больничном и период формирования отчёта. Также убедитесь, что документ именно проведён, а не сохранён в черновике.
Нужно ли начислять НДФЛ с пособия по больничному?
Да, пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ (кроме пособия по беременности и родам). В 1С налог исчисляется автоматически при проведении документа и отражается в ведомости на выплату — сумма к выплате показывается уже за вычетом налога.
Что делать, если сотрудник принёс номер ЭЛН, а листок ещё открыт?
Дождитесь закрытия листка медучреждением — только после этого загружайте данные и проводите расчёт. Если зарплатный срок уже подошёл, допустимо провести документ по открытому листку, а после закрытия создать исправление, но это лишняя работа и риск перерасчётов.