Штатная расстановка в 1С ЗУП: где найти и как использовать

Штатная расстановка в 1С:ЗУП — это справочник, в котором хранятся позиции штатного расписания: подразделение, должность, количество ставок, оклад и надбавки. Именно на неё опираются кадровые документы при приёме сотрудника на работу и кадровом переводе, поэтому найти этот раздел нужно в первую очередь при начале ведения кадрового учёта.

В типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (ред. 3.1) справочник расположен в разделе «Кадры» → «Штатная расстановка». Также доступ к нему есть из разделов «Настройка» и «Отчёты, справки». Если пункта в меню нет — чаще всего причина в отключённой функциональной опции или в правах пользователя.

Ниже разобрано, где именно искать штатную расстановку в разных сценариях, как включить её ведение, как сформировать печатную форму и что проверить, если раздел не отображается.

Где находится штатная расстановка в меню ЗУП

Основной путь к справочнику: откройте раздел «Кадры» в панели разделов слева, затем в панели навигации найдите пункт «Штатная расстановка». Откроется список позиций, сгруппированный по подразделениям и должностям.

Дополнительные точки входа:

• «Настройка» → «Штатная расстановка» — тот же справочник, доступный из раздела настроек;
• «Отчёты, справки» → «Штатная расстановка» и «Штатное расписание» — отчётные формы для печати;
• поле поиска в правом верхнем углу программы — введите «штатная расстановка», и система покажет и справочник, и связанные отчёты.

Если вы только что запустили программу и раздела «Кадры» нет вовсе, проверьте, не работаете ли вы в упрощённом интерфейсе или в конфигурации другого семейства (например, «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения» — там путь аналогичен, но состав отчётов отличается).

Как включить ведение штатного расписания, если раздела нет

Самая частая причина «пропавшей» штатной расстановки — отключённая функциональная опция. По умолчанию в новой базе ведение штатного расписания может быть выключено, и тогда при приёме сотрудника позиция указывается свободным текстом, а справочник скрыт.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Кадровый учёт» (или «Реквизиты организации» → «Кадровый учёт» в зависимости от релиза).
2. 2
   Установите флажок «Ведется штатное расписание».
3. 3
   При необходимости включите «Ведется история изменений штатного расписания» — тогда изменения фиксируются документами с датой.
4. 4
   Сохраните настройки и проверьте, появился ли пункт «Штатная расстановка» в разделе «Кадры».

После включения опции создайте позиции документом «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Штатная расстановка» → кнопка создания документа либо «Кадры» → «Утверждения штатного расписания»). Позиции, введённые вручную в обход документа, могут не попасть в отчётность по истории.

Если опция включена, а раздела всё равно нет, проверьте права: пользователю нужна роль, дающая доступ к кадровым данным (например, «Кадровик» или «Настройка кадрового учёта»). Ограничение прав — вторая по частоте причина «невидимого» раздела.

Чем штатная расстановка отличается от штатного расписания

В программе «Штатная расстановка» — рабочий инструмент кадровика: здесь видно, сколько ставок заложено, сколько занято и сколько свободно. Колонки «Занято» и «Свободно» заполняются автоматически по данным о приёмах и переводах сотрудников.

Отчёт «Штатное расписание» (раздел «Отчёты, справки») — это печатный документ на выбранную дату. Именно его подписывают и хранят как официальную форму. Если нужна форма Т-3, используйте отчёт «Штатное расписание (Т-3)» — он строится по тем же данным справочника.

Практический вывод: вносите изменения через документы в справочнике «Штатная расстановка», а распечатывайте результат через отчёты. Правка печатной формы «вручную» в Excel не изменит данные в программе и создаст расхождения при следующей проверке.

Как создать и изменить позицию штатной расстановки

Новая позиция создаётся документом «Утверждение штатного расписания». В табличной части укажите подразделение, должность, количество ставок, оклад (тарифную ставку) и постоянные надбавки. После проведения документа позиция появится в справочнике.

Для изменения существующей позиции (изменение оклада, числа ставок, закрытие позиции) используется документ «Изменение штатного расписания». Он позволяет зафиксировать изменение с конкретной даты, что важно для корректного расчёта зарплаты и кадровой отчётности.

Одиночную позицию можно открыть прямо из списка штатной расстановки и посмотреть её карточку: там же видны условия оплаты и ссылка на документ-основание. Но редактировать условия оплаты напрямую в карточке при включённой истории изменений не следует — только через документ, иначе история «сломается».

Как сформировать отчёт по штатной расстановке

Перейдите в «Отчёты, справки» → «Штатная расстановка». В настройках отчёта укажите дату, организацию и при необходимости подразделение. Отчёт покажет позиции, число ставок, занятые и свободные места, а также ФОТ по позициям.

Полезные варианты отчётов в этом же разделе:

• «Штатное расписание (Т-3)» — унифицированная печатная форма;
• «Штатная расстановка (расшифровка)» — с указанием сотрудников, занимающих каждую позицию;
• «Изменения штатного расписания» — история изменений за период;
• «Соответствие штатному расписанию» — контроль отклонений фактических условий работы сотрудников от позиций.

Контрольные точки

Как проверить результат

Свободные ставки

Норма

Колонка «Свободно» показывает разницу между ставками и занятыми

Тревожный признак

Отрицательные значения — сотрудников на позиции больше, чем ставок

Дата отчёта

Норма

Отчёт на дату показывает актуальные позиции

Тревожный признак

Позиции «пропадают» — проверьте даты утверждающих документов

ФОТ

Норма

ФОТ считается по окладу и постоянным надбавкам позиции

Тревожный признак

Нулевой ФОТ при заполненном окладе — проверьте настройки начислений

Типичные ошибки при работе со штатной расстановкой

Ещё одна распространённая ситуация — пользователь ищет штатную расстановку в разделе «Зарплата». В типовой ЗУП она относится к кадровому контуру, поэтому ищите её именно в разделе «Кадры». В разделе «Зарплата» находятся только связанные начисления и плановый ФОТ.

Если после обновления конфигурации пункт меню изменил расположение, воспользуйтесь строкой полнотекстового поиска (значок лупы в правом верхнем углу) — это самый быстрый способ найти объект независимо от версии интерфейса.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Пункта «Штатная расстановка» нет в разделе «Кадры»Включите опцию «Ведется штатное расписание» в настройках кадрового учёта

Раздел есть, но список пустойСоздайте позиции документом «Утверждение штатного расписания»

Нужна печатная форма для подписиСформируйте отчёт «Штатное расписание (Т-3)» из раздела «Отчёты, справки»

Нужно изменить оклад или число ставокИспользуйте документ «Изменение штатного расписания» с датой изменения

FAQ

Почему в разделе «Кадры» нет пункта «Штатная расстановка»?

Наиболее вероятные причины: отключена функциональная опция «Ведется штатное расписание» в настройках кадрового учёта либо у пользователя недостаточно прав. Проверьте оба условия — после включения опции и выдачи роли кадровика пункт появится.

Чем отличаются «Штатная расстановка» и «Штатное расписание» в ЗУП?

Штатная расстановка — рабочий справочник позиций с контролем занятых и свободных ставок. Штатное расписание — печатная форма (в том числе Т-3), которая строится на дату по данным этого справочника.

Как посмотреть, какие сотрудники занимают позицию?

Откройте позицию в справочнике и используйте расшифровку, либо сформируйте отчёт «Штатная расстановка (расшифровка)» в разделе «Отчёты, справки» — он покажет сотрудников по каждой позиции.

Можно ли изменить оклад позиции без документа?

Технически карточка позиции позволяет редактирование, но при включённой истории изменений это нарушит учёт: изменение не будет датировано. Корректный способ — документ «Изменение штатного расписания».

Почему в отчёте отрицательное число свободных ставок?

На позицию принято больше сотрудников, чем заложено ставок. Либо увеличьте число ставок документом изменения, либо проверьте, не оформлены ли лишние приёмы на эту позицию.

Где найти штатную расстановку в ЗУП бюджетного учреждения?

Путь аналогичен: раздел «Кадры» → «Штатная расстановка». Отличия касаются состава отчётов и специфики бюджетных начислений, но расположение справочника то же.