Как начислить зарплату сотрудникам в 1С

Начисление зарплаты в 1С — это не одна кнопка, а цепочка: настройка учётной политики, приём сотрудников, регистрация отработанного времени, расчёт начислений и удержаний, выплата и отражение в учёте. Если пропустить этап, программа либо не даст провести документ, либо посчитает неправильно — и ошибка всплывёт только при сдаче отчётности или при расчёте с сотрудником при увольнении.

Типовые конфигурации, где ведут зарплату, — «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия 8» с включённым модулем зарплаты. Логика в них похожа, но ЗУП рассчитан на полноценный кадровый учёт: штатное расписание, графики, отпуска, больничные. В Бухгалтерии зарплатный блок проще и подходит для небольших компаний с простой системой оплаты. Ниже разобран общий порядок с уточнениями по обеим конфигурациям.

Подготовка: что настроить до первого начисления

До первого расчёта проверьте учётную политику организации. В ЗУП это раздел «Настройка — Реквизиты организации — Учётная политика», где задаётся дата выплаты зарплаты, порядок учёта НДФЛ, применяемые льготы по взносам (например, пониженные тарифы для малого бизнеса). В Бухгалтерии аналогичные параметры находятся в разделе «Главное — Зарплата и кадры — Настройки зарплаты».

Далее проверьте справочник «Начисления» (виды расчёта). Оклад, премия, районный коэффициент, доплата за ночные — каждый вид начисления имеет свои настройки налогообложения: код дохода по НДФЛ, облагается ли взносами, как отражается в бухучёте. Ошибка в этих настройках — самая частая причина неверного НДФЛ и расхождений в отчётности.

Убедитесь, что графики работы сотрудников заполнены. ЗУП рассчитывает норму времени по графику, и если график не назначен или не заполнен на расчётный месяц, оклад посчитается некорректно или не посчитается вовсе.

Приём сотрудников и назначение начислений

Каждый сотрудник должен быть оформлен документом «Приём на работу» (в ЗУП) или «Приём на работу в организацию» (в Бухгалтерии). В документе указываются подразделение, должность, график работы, дата приёма и плановые начисления — оклад или тарифная ставка. Именно из этого документа программа берёт данные для автоматического расчёта.

Если сотруднику положены вычеты по НДФЛ (на детей, стандартные), их нужно ввести документом «Заявление на вычеты по НДФЛ». Без заявления программа не применит вычет, и налог получится завышенным. Статус налогоплательщика (резидент/нерезидент) проверяется в карточке сотрудника — от него зависит ставка НДФЛ.

Изменения условий в течение месяца (перевод, изменение оклада) оформляются кадровыми документами, а не ручной правкой прошлого приёма. Ручная правка старых документов ломает историю и может исказить уже сданную отчётность.

Учёт отработанного времени и отклонений

Если все сотрудники отработали месяц полностью по графику, отдельный табель вводить не обязательно — программа при расчёте возьмёт норму из графика. Но любые отклонения обязательно регистрируются документами: «Больничный лист», «Отпуск», «Командировка», «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск за свой счёт)», «Работа сверхурочно», «Простой».

Ключевое правило: отклонения вводятся до документа начисления зарплаты. Если больничный ввести после расчёта, программа при перерасчёте скорректирует суммы, но проще и безопаснее соблюдать последовательность. Для учёта фактического времени в ЗУП можно использовать документ «Табель» — тогда расчёт пойдёт по факту, а не по графику.

Создание документа начисления зарплаты

Основной документ — «Начисление зарплаты и взносов» (в ЗУП: «Зарплата — Начисление зарплаты и взносов»; в Бухгалтерии: «Зарплата и кадры — Все начисления — Начисление зарплаты»). Создайте новый документ, укажите месяц начисления и организацию, затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех работающих сотрудников и рассчитает начисления, удержания, НДФЛ и взносы автоматически.

После заполнения пройдитесь по закладкам документа. На закладке «Начисления» проверьте, что у всех сотрудников посчитался оклад и учтены отклонения. На закладке «НДФЛ» сверьте применённые вычеты и итоговый налог. На закладке «Взносы» убедитесь, что тариф применился правильно — особенно если организация использует пониженные ставки.

Проверка расчёта перед проведением

Самый надёжный способ проверки — расчётный листок. В ЗУП он формируется из документа начисления или отчётом «Расчётные листки сотрудников». По листку видно, из чего сложилась сумма: отработанное время, начисления, удержания, НДФЛ, долг на начало и конец месяца. Выборочно проверьте 2–3 сотрудников вручную: оклад, делённый на норму дней и умноженный на отработанные дни, должен сойтись с программой.

Обратите внимание на сотрудников, у которых НДФЛ равен нулю или сумма к выплате выглядит аномально. Частые причины: не введено заявление на вычеты, сотрудник принят не с начала месяца, не заполнен график, двойное заведение физического лица в справочнике.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма оклада у сотрудника на полной ставке без отклонений

Норма

Равна окладу из приёма на работу

Тревожный признак

Сумма меньше или больше — проверяйте график и отклонения

НДФЛ

Норма

Примерно 13% (или иная ставка) от облагаемой базы за вычетом вычетов

Тревожный признак

Налог нулевой или заметно выше — проверяйте вычеты и статус резидента

Взносы

Норма

Заполнены по всем сотрудникам с применённым тарифом

Тревожный признак

Пустые строки или неверный тариф — проверяйте учётную политику

Выплата зарплаты и отражение в учёте

После проведения начисления оформляется ведомость: «Ведомость в банк» (при перечислении на карты), «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика». В ЗУП ведомости создаются из раздела «Выплаты». Документ заполняется по кнопке и подтягивает суммы к выплате с учётом удержанного НДФЛ и аванса, если он выплачивался документом «Начисление за первую половину месяца».

После выплаты проверьте, что в ведомости стоит признак оплаты (для зарплатных проектов — после подтверждения из банка). Неоплаченная ведомость означает, что НДФЛ считается неудержанным, и это исказит отчёт 6-НДФЛ. Для передачи данных в бухучёт в ЗУП используется документ «Отражение зарплаты в бухучёте», который формирует проводки по счетам 26, 44, 70, 68, 69 и выгружается в Бухгалтерию.

Частые вопросы

Можно ли начислять зарплату в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?

Да, если штат небольшой и система оплаты простая — оклад, премия, стандартные отпуска. В Бухгалтерии есть документы приёма, начисления, больничных и ведомостей. Для сложных графиков, сменной работы, штатного расписания и большого числа сотрудников лучше подходит ЗУП с последующей синхронизацией проводок в Бухгалтерию.

Почему документ начисления заполнился не всеми сотрудниками?

Чаще всего причина в том, что сотрудник не принят на работу документом, принят с датой позже расчётного месяца, уволен или у него не заполнен график работы. Проверьте также, что в документе выбрана правильная организация — в многофирменной базе это типичная причина «пропавших» людей.

Как начислить только аванс за первую половину месяца?

В ЗУП используется документ «Начисление за первую половину месяца» — он рассчитывает сумму за фактически отработанное время с 1 по 15 число. Выплата оформляется ведомостью с видом «Аванс». В Бухгалтерии аванс чаще выплачивают фиксированной суммой ведомостью без отдельного расчётного документа.

Что делать, если НДФЛ посчитался неправильно?

Не правьте сумму вручную. Проверьте статус резидента в карточке сотрудника, наличие и период действия заявления на вычеты, коды дохода в начислениях и отсутствие дублей физлица. После исправления исходных данных перезаполните документ начисления — налог пересчитается автоматически.

Как исправить ошибку в уже проведённом начислении прошлого месяца?

Если отчётность ещё не сдана — отмените проведение, исправьте исходные документы и перезаполните начисление. Если период закрыт и отчёты сданы, используйте механизм перерасчётов: в ЗУП исправления оформляются текущим месяцем (документы «Перерасчёт» создаются автоматически при исправлении прошлых документов), а отчётность подаётся уточнённой.

Нужно ли вводить табель, если все работают на окладе?

Не обязательно. При отсутствии документа «Табель» программа считает, что сотрудник отработал весь месяц по графику, за вычетом зарегистрированных отклонений. Табель нужен, когда фактическое время отличается от графика и эти отличия не оформлены отдельными документами.