Резервы отпусков в 1С: где находятся и как настроить расчёт

Резерв отпусков — это сумма, которую организация ежемесячно откладывает на будущую оплату отпусков сотрудников вместе со страховыми взносами. В программах 1С механизм реализован в двух конфигурациях: 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предприятия. Искать настройки нужно в разных местах в зависимости от конфигурации, и именно с этим чаще всего возникает путаница.

В 1С:ЗУП 3.1 резервы отпусков настраиваются через учётную политику организации: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → ссылка «Резерв отпусков». Сам расчёт выполняется документом «Резервы отпусков», который находится в разделе «Зарплата».

В 1С:Бухгалтерии 3.0 включение резервов выполняется в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Учётная политика» → «Резервы отпусков», а ежемесячное начисление делается документом «Резервы отпусков» в разделе «Зарплата и кадры» или через обработку «Закрытие месяца».

Где в 1С:ЗУП находятся настройки резервов отпусков

Основная точка входа — учётная политика конкретной организации. Откройте раздел «Настройка», выберите «Реквизиты организации» (или «Организации» в зависимости от релиза), перейдите на вкладку «Учётная политика и другие настройки». Внизу формы находится ссылка «Резерв отпусков» — по ней открывается форма настройки.

В форме нужно установить флажок «Формировать резерв отпусков» и выбрать метод расчёта: нормативный (процент от фонда оплаты труда) или метод обязательств (МСФО), основанный на фактических остатках отпусков сотрудников. Дополнительно указывается, формируется ли резерв в налоговом учёте, и задаются предельная сумма отчислений и процент для нормативного метода.

Если ссылка «Резерв отпусков» не отображается, проверьте, что в настройках функциональности включён учёт резервов: раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → флажок, связанный с резервами отпусков. В некоторых релизах доступность опции зависит от того, ведётся ли в программе бухгалтерский учёт совместно с зарплатным.

Где находится документ начисления резервов

После включения настройки ежемесячный расчёт выполняется документом «Резервы отпусков». В 1С:ЗУП он расположен в разделе «Зарплата» → «Резервы отпусков». Документ создаётся последним в месяце — после начисления зарплаты, взносов и отражения зарплаты в учёте.

Документ рассчитывает три показателя: исчисленный резерв (сколько должно быть накоплено), накопленный резерв (что уже есть) и зачтённый резерв (сколько использовано на отпускные текущего месяца). Разница между исчисленным и накопленным и есть сумма доначисления или сторнирования.

1. 1
   Начислите зарплату и взносы за месяц, проведите отражение зарплаты в учёте
2. 2
   Создайте документ «Резервы отпусков» (Зарплата → Резервы отпусков)
3. 3
   Заполните документ автоматически и проверьте вкладки с расчётом по сотрудникам
4. 4
   Проведите документ и сформируйте отчёт «Резервы отпусков» для контроля
5. 5
   Выполните синхронизацию с бухгалтерией или закрытие месяца

Где резервы отпусков в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 3.0 настройка находится по пути «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → раздел «Учётная политика» → «Резервы отпусков». Здесь устанавливается флажок «Формировать резерв отпусков», выбирается метод (нормативный или обязательств) и при нормативном методе указываются процент отчислений и предельная сумма.

Начисление выполняется документом «Резервы отпусков» в разделе «Зарплата и кадры» → «Резервы отпусков» либо автоматически при выполнении регламентной операции «Начисление резервов отпусков» в обработке «Закрытие месяца» (раздел «Операции»). Если операция в закрытии месяца не появляется — значит, резерв не включён в учётной политике.

Учтите, что в бухгалтерии метод обязательств доступен не во всех случаях: при ведении кадрового учёта в отдельной программе ЗУП детальный расчёт по остаткам отпусков выполняется там, а в бухгалтерию переносятся уже готовые суммы через синхронизацию.

Сравнение методов расчёта

Нормативный метод

Процент от ФОТ с предельной суммой. Прост в настройке, подходит для налогового учёта, но даёт приблизительную оценку обязательства.

Метод обязательств (МСФО)

Расчёт по фактическим остаткам неотгулянных отпусков и среднему заработку. Точнее отражает обязательство, требует корректных данных об остатках отпусков.

Какие проводки и отчёты показывают резервы

Начисление резерва отражается по дебету счетов затрат (тех же, что и зарплата: 20, 25, 26, 44 и другие) и кредиту счёта 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчёт для отпусков. Использование резерва при выплате отпускных показывается по дебету 96 и кредиту 70 и 69. Если проводок нет — чаще всего документ «Резервы отпусков» не проведён или не настроены способы отражения.

Для контроля в 1С:ЗУП используйте отчёт «Резервы отпусков» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»), который показывает детальный расчёт по каждому сотруднику: остатки отпусков, средний заработок, суммы резерва и взносов. В бухгалтерии суммы видны в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 96 и в справке-расчёте к операции закрытия месяца.

Контрольные точки

Как проверить результат

Обороты по кредиту 96 счёта

Норма

Ежемесячные начисления резерва присутствуют

Тревожный признак

Оборотов нет — документ не создан или резерв не включён

Остатки отпусков в ЗУП

Норма

По сотрудникам корректные остатки дней

Тревожный признак

Нулевые или отрицательные остатки искажают расчёт методом обязательств

Справка-расчёт закрытия месяца

Норма

Сумма резерва совпадает с данными документа

Тревожный признак

Расхождения — не проведён документ или не выполнена синхронизация

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — документ «Резервы отпусков» создан до начисления зарплаты. В этом случае база для расчёта неполная, и суммы занижены. Документ нужно перезаполнить и перепровести после всех начислений месяца.

Вторая ошибка — некорректные остатки отпусков при методе обязательств. Если сотрудник принят давно, а начальные остатки не введены, резерв по нему будет рассчитан неверно. Остатки вводятся документом «Начальные остатки отпусков» в разделе «Кадры».

Третья ситуация — расхождение между ЗУП и бухгалтерией после синхронизации. Обычно причина в том, что документ изменён в одной программе после переноса. Решение — повторить синхронизацию за период и сверить отчёт «Резервы отпусков» с оборотами по 96 счёту.

Часто задаваемые вопросы

Почему в меню нет документа «Резервы отпусков»?

Документ появляется только после включения формирования резерва в учётной политике организации. Проверьте флажок в настройках резервов и права пользователя — у части ролей доступ к документу ограничен.

Обязательно ли формировать резерв отпусков в бухгалтерском учёте?

Для большинства организаций оценочное обязательство по отпускам обязательно по правилам бухгалтерского учёта; освобождены субъекты, применяющие упрощённые способы учёта. В налоговом учёте резерв — право, а не обязанность.

Какой метод выбрать: нормативный или обязательств?

Нормативный проще и подходит, когда нужен только налоговый резерв. Метод обязательств точнее отражает реальное обязательство и обычно применяется для бухгалтерского учёта, но требует корректных остатков отпусков по всем сотрудникам.

Резерв начисляется, но проводок в бухгалтерии нет. Что делать?

Проверьте, что документ проведён, выполнена синхронизация данных (если учёт разделён на ЗУП и БП) и заполнены способы отражения зарплаты в учёте. Затем посмотрите справку-расчёт в закрытии месяца.

Нужно ли инвентаризировать резерв в конце года?

Да, по итогам года проводится инвентаризация резерва: фактическое обязательство сравнивается с накопленной суммой, разница доначисляется или сторнируется. В 1С для этого используется тот же документ «Резервы отпусков» за декабрь с корректировкой.

Почему сумма резерва по сотруднику равна нулю?

Чаще всего у сотрудника нет остатка неотгулянных дней отпуска (при методе обязательств) или не было начислений в месяце (при нормативном методе). Проверьте остатки отпусков и наличие начисленной зарплаты.