Разделы лицевых счетов в 1С: как заполнить правильно

Лицевой счёт сотрудника в 1С — это сводная форма, где по месяцам собраны начисления, удержания, налоги, взносы, выплаты и итоговая задолженность. Чаще всего с ним работают в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП): документ «Лицевой счёт» доступен из раздела «Зарплата» — «Отчёты, справки по зарплате». В типовой конфигурации разделы заполняются автоматически по данным учёта, но корректность результата зависит от того, правильно ли введены первичные документы.

Ошибки в лицевом счёте почти всегда означают ошибки не в самой форме, а в учёте: не проведён документ начисления, неверно указан период, сотрудник принят не в ту организацию или подразделение. Поэтому работа с разделами лицевого счёта — это прежде всего проверка источников данных.

Ниже разобрано, из каких разделов состоит лицевой счёт, откуда берутся суммы в каждом из них, как заполнить форму вручную при необходимости и как проверить результат перед выдачей сотруднику или передачей в архив.

Из каких разделов состоит лицевой счёт

Типовая форма лицевого счёта в ЗУП включает шапку и несколько табличных разделов. В шапке указываются организация, сотрудник, табельный номер, подразделение, должность и период формирования. Данные шапки подтягиваются из кадровых документов — приёма на работу и кадровых переводов.

Основные разделы формы:

• Начислено — оклад, премии, отпускные, больничные, надбавки и прочие начисления по видам расчёта;
• Удержано — НДФЛ, алименты, займы, профсоюзные взносы и другие удержания;
• Налоги и взносы — НДФЛ и страховые взносы, исчисленные с доходов сотрудника;
• Выплачено — все выплаты через ведомости: аванс, зарплата, отпускные, премии;
• Задолженность — долг за организацией или за сотрудником на начало и конец периода.

Каждый раздел детализируется по месяцам внутри выбранного периода. Если период — год, вы увидите 12 строк, что удобно для анализа динамики и поиска месяца, где возникла расхождение.

Как сформировать лицевой счёт по шагам

В ЗУП 3.1 путь к форме: раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки по зарплате» → «Лицевой счёт». Если пункт не виден, проверьте права пользователя — отчёт доступен ролям расчётчика и кадровика-расчётчика.

Порядок формирования:

1. Откройте отчёт и укажите период — обычно календарный год или несколько месяцев.
2. В поле «Организация» выберите организацию, если в базе их несколько. Без этого отбора данные могут смешаться.
3. В поле «Сотрудник» выберите конкретного работника. Для пакетной печати используйте вариант формирования по списку сотрудников через настройки отбора.
4. Нажмите «Сформировать». Программа соберёт данные из регистров расчёта, учёта НДФЛ, взносов и выплат.
5. Проверьте итоговую строку задолженности: она должна сходиться с расчётным листком за последний месяц периода.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Отчёты, справки по зарплате» → «Лицевой счёт»
2. 2
   Укажите период, организацию и сотрудника
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь заполнения всех разделов
4. 4
   Сверьте итоги с расчётным листком за последний месяц периода
5. 5
   При расхождениях ищите ошибку в первичных документах, а не правьте отчёт

Раздел «Начислено»: откуда берутся суммы

Раздел заполняется из документов, регистрирующих начисления: «Начисление зарплаты и взносов», «Премия», «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Разовое начисление» и других. Каждое начисление выводится отдельной строкой или колонкой по виду расчёта — в зависимости от варианта формы.

Если какого-то начисления в разделе нет, проверьте три вещи. Первое — проведён ли документ: непроведённые документы в отчёт не попадают. Второе — относится ли документ к выбранному периоду: месяц начисления определяется полем «Месяц» в документе, а не его датой. Третье — тот ли сотрудник указан: при дублях физлиц в базе начисления могут уйти на «другого» человека.

Особый случай — сторнирование. Сторнирующие документы уменьшают начисления соответствующего месяца, и в лицевом счёте сумма может стать меньше, чем в первичном расчётном листке, сформированном до сторно. Это нормальное поведение, а не ошибка формы.

Разделы «Удержано» и «Налоги и взносы»

Удержания формируются из документов «Исполнительный лист», «Займ сотруднику», «Удержание в счёт расчётов по займам», а также из плановых удержаний, назначенных в кадровых документах. Фактическое удержание при этом регистрируется документом «Начисление зарплаты и взносов» — именно его данные попадают в лицевой счёт.

НДФЛ в лицевом счёте отражается по данным учёта налога: исчисленный налог виден в документах начисления и в отчётах по НДФЛ. Важно понимать разницу: исчисленный НДФЛ и удержанный НДФЛ — разные величины. Исчисленный возникает при начислении дохода, удержанный — при выплате. Если в разделе удержаний НДФЛ не совпадает с исчисленным, чаще всего причина в том, что доход начислен, но ещё не выплачен.

Страховые взносы показываются справочно — они не удерживаются из зарплаты сотрудника, а начисляются на работодателя. Поэтому сумма взносов не влияет на колонку «К выплате», и пытаться «свести» её с выплатой не нужно.

Разделы «Выплачено» и «Задолженность»

Раздел выплат заполняется из ведомостей: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу», «Ведомость через раздатчика», «Ведомость на счета». Учитываются только проведённые ведомости с фактически зарегистрированной выплатой. Если ведомость создана, но оплата по ней не подтверждена, сумма в лицевой счёт не попадёт или попадёт с задержкой — в зависимости от настроек учёта.

Задолженность рассчитывается по формуле: долг на начало плюс начислено, минус удержано и выплачено. Положительный остаток — долг организации перед сотрудником, отрицательный — долг сотрудника. На конец месяца после выплаты зарплаты остаток обычно близок к нулю; ненулевой остаток означает либо долг по выплате, либо переплату, либо ошибку учёта.

Для проверки используйте контрольные точки:

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог «Начислено» за месяц

Норма

Совпадает с расчётным листком сотрудника за тот же месяц

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведённый или сторнирующий документ

Остаток задолженности на конец периода

Норма

Ноль или сумма, равная долгу по последней невыплаченной зарплате

Тревожный признак

Крупный остаток без объяснимой причины — есть незакрытая выплата или ошибка

НДФЛ исчисленный против удержанного

Норма

Разница объясняется невыплаченным доходом

Тревожный признак

Разница при полностью выплаченной зарплате — ошибка в учёте НДФЛ

Ручное заполнение и корректировка разделов

В типовой ЗУП лицевой счёт — отчёт, а не документ, поэтому напрямую редактировать его ячейки нельзя. Все исправления делаются в первичных документах: отменили или исправили начисление — пересчитали месяц — сформировали лицевой счёт заново. Это принципиально: ручная правка печатной формы создаёт расхождение с учётом и всплывёт при следующей проверке.

Если нужно внести данные прошлых лет при переходе на ЗУП, используются специальные документы переноса данных («Перенос данных», «Начальная задолженность по зарплате»). Только после их ввода лицевые счёта за переходный период сформируются корректно.

В «1С:Бухгалтерии» полноценного лицевого счёта по зарплате нет — там используют расчётные листки и оборотно-сальдовую ведомость по счету 70 с субконто «Сотрудники». Если требуется именно лицевой счёт с разделами, работать нужно в ЗУП.

Типичные ошибки при заполнении

Большинство проблем с разделами лицевого счёта сводится к нескольким повторяющимся причинам:

Отдельно стоит ситуация с уволенными сотрудниками: лицевой счёт по ним формируется так же, но проверьте, что документ увольнения проведён и окончательный расчёт выплачен — иначе в разделе задолженности останется «хвост», который будет тянуться в сводных отчётах.

Перед выдачей лицевого счёта сотруднику или архивом за год сформируйте параллельно расчётный листок за последний месяц периода и сверьте итоговую задолженность. Совпадение этих двух форм — самый быстрый способ убедиться, что все разделы заполнены корректно.

Частые вопросы

Почему лицевой счёт формируется пустым?

Чаще всего не выбран сотрудник или организация, либо за указанный период нет проведённых документов начисления. Проверьте также, что сотрудник был принят на работу до начала периода и документ приёма проведён.

Можно ли сформировать лицевые счета сразу по всем сотрудникам?

Да. Уберите отбор по конкретному сотруднику или используйте настройки отчёта с группировкой по сотрудникам — программа выведет отдельный лицевой счёт на каждого работника, что удобно для пакетной печати.

Почему сумма в разделе «Выплачено» меньше, чем реально перечислено?

Проверьте, все ли ведомости проведены и отражена ли по ним выплата. Если зарплата перечислялась несколькими платежами, убедитесь, что каждая часть оформлена отдельной ведомостью — банковские выписки сами по себе в учёт выплат не попадают.

Как внести данные прошлого работодателя в лицевой счёт?

Данные о доходах с прошлого места работы вводятся не в лицевой счёт, а в справку о доходах для расчёта пособий и НДФЛ-вычетов. Лицевой счёт отражает только расчёты внутри вашей организации.

Чем лицевой счёт отличается от расчётного листка?

Расчётный листок — помесячная форма для выдачи сотруднику с детализацией за один месяц. Лицевой счёт — свод за длительный период (обычно год) с разделами начислений, удержаний, налогов, выплат и задолженности, используется для анализа и архива.

Что делать, если задолженность на конец периода не сходится?

Разложите расхождение по месяцам: найдите первый месяц, где остаток «поплыл», и проверьте в нём ведомости и документы начисления. Обычно причина — непроведённая ведомость, сторно или двойная выплата.