Прочие доходы от трудовой деятельности в 1С 8.3: что это и как отразить

В 1С 8.3 (прежде всего в «Зарплате и управлении персоналом») под прочими доходами от трудовой деятельности понимают выплаты физическому лицу, которые связаны с выполнением трудовых или аналогичных обязанностей, но не являются обычной заработной платой по основному начислению. Это, например, вознаграждения членам совета директоров, выплаты по договорам ГПХ, премии бывшим сотрудникам, доходы в натуральной форме и другие суммы, которые налоговый агент обязан обложить НДФЛ по отдельным кодам дохода.

Корректное отражение таких выплат важно по двум причинам. Во-первых, от кода дохода зависит дата фактического получения дохода, момент удержания НДФЛ и попадание суммы в отчётность 6-НДФЛ и справки о доходах. Во-вторых, ошибка в классификации приводит к доначислению налога, пеням и штрафам при проверке.

Ниже разберём, какие выплаты относятся к прочим доходам от трудовой деятельности, какими кодами НДФЛ они обозначаются, как настроить начисление в 1С:ЗУП 8.3 и как проверить результат перед сдачей отчётности.

Что относится к прочим доходам от трудовой деятельности

Понятие «прочие доходы» в программе собирательное. В него попадают выплаты, которые не проводятся через типовое начисление зарплаты, но облагаются НДФЛ как доход от выполнения работ, услуг или обязанностей. Типичные примеры:

• вознаграждения по договорам гражданско-правового характера (подряд, оказание услуг, авторские договоры);
• выплаты членам совета директоров и наблюдательного совета;
• премии, материальная помощь и иные выплаты бывшим сотрудникам после увольнения;
• доходы в натуральной форме (оплата товаров, услуг за работника);
• призы и подарки сверх необлагаемого лимита, выданные в рамках трудовых отношений;
• вознаграждения прокурорским работникам, педагогам за классное руководство и иные специальные выплаты, для которых предусмотрены отдельные коды.

Ключевой признак — наличие налогового агента (организации) и связь выплаты с трудовой или приравненной к ней деятельностью физлица. Доходы от продажи имущества или от сдачи квартиры в аренду сюда не относятся: их гражданин декларирует сам.

Коды доходов по НДФЛ для прочих выплат

Код дохода — главный параметр, который определяет поведение выплаты в учёте. От него зависят дата получения дохода, порядок удержания налога и отражение в отчётности. Основные коды, используемые для прочих доходов от трудовой деятельности:

Перечень кодов периодически обновляется приказами ФНС. Перед настройкой нового вида начисления проверьте актуальный справочник кодов доходов в программе: в 1С:ЗУП он находится в разделе «Налоги и взносы» → «Виды доходов НДФЛ». Если конфигурация давно не обновлялась, части новых кодов может не быть.

Где в 1С:ЗУП 8.3 настраиваются прочие доходы

Настройка выполняется в нескольких местах, и порядок зависит от того, кому выплачивается доход — штатному сотруднику, бывшему работнику или стороннему физлицу.

Виды начислений

Основной инструмент — справочник «Начисления» (раздел «Настройка» → «Начисления»). Для прочего дохода создаётся новый вид начисления, где на вкладке «Налоги, взносы, учёт» указывается код дохода НДФЛ, категория дохода (оплата труда или прочий доход), порядок учёта по страховым взносам и статья затрат для бухгалтерского учёта.

Документы разовых начислений

Разовые прочие выплаты сотрудникам регистрируются документами «Разовое начисление», «Премия», «Материальная помощь» (раздел «Зарплата»). Для бывших сотрудников предназначен документ «Выплаты бывшим сотрудникам» (раздел «Зарплата» → «Все начисления» или «Выплаты бывшим сотрудникам» в зависимости от релиза).

Договоры ГПХ

Вознаграждения подрядчикам оформляются документами «Договор работы, услуги» и «Акт приемки выполненных работ» (раздел «Зарплата» → «Договоры (включая авторские)»). Программа сама подставит код дохода 2010 и рассчитает НДФЛ и взносы по правилам для ГПХ.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Начисления» и создайте новый вид начисления
2. 2
   На вкладке «Основное» задайте наименование и назначение начисления
3. 3
   На вкладке «Налоги, взносы, учёт» выберите код дохода НДФЛ и категорию дохода
4. 4
   Укажите порядок обложения страховыми взносами и статью расходов
5. 5
   Сохраните начисление и зарегистрируйте выплату подходящим документом
6. 6
   Проверьте расчёт НДФЛ в документе и попадание суммы в регистры учёта

Как отразить выплату бывшему сотруднику

Частый сценарий: организация выплачивает премию или материальную помощь уволенному работнику. Такой доход не должен попадать в обычный документ «Начисление зарплаты и взносов», иначе программа попытается рассчитать человеку зарплату и взносы как действующему сотруднику.

Правильный порядок: создайте документ «Выплаты бывшим сотрудникам», выберите физическое лицо (карточка сохраняется в базе после увольнения), укажите вид выплаты с нужным кодом НДФЛ и сумму. Программа рассчитает налог. Далее выплата проводится документом «Ведомость…» с видом выплаты «Выплаты бывшим сотрудникам», где НДФЛ удерживается фактически.

Обратите внимание: по выплатам бывшим сотрудникам после увольнения страховые взносы, как правило, не начисляются, если выплата не связана с периодом работы. Настройку обложения взносами проверьте в виде начисления — ошибка здесь приводит к излишним начислениям взносов и вопросам при сверке с ФНС.

Доходы в натуральной форме и прочие особые случаи

Доход в натуральной форме — например, оплата организацией питания, обучения или отдыха сотрудника — регистрируется документом «Доход в натуральной форме» (раздел «Зарплата»). Особенность такого дохода в том, что НДФЛ с него нельзя удержать сразу: налог удерживается при ближайшей денежной выплате, но не более 50% суммы выплаты.

Программа отслеживает такие «неудержанные» суммы автоматически. Проверить задолженность по налогу можно в отчёте «Анализ НДФЛ» или «НДФЛ удержанный» с детализацией по сотруднику. Если до конца года налог так и не удержан, сведения передаются в налоговую с признаком невозможности удержания.

Отдельный случай — доходы, которые физлицо получило от нескольких налоговых агентов или от деятельности вне организации (например, работа по совместительству у другого работодателя). В 1С такие суммы не отражаются: организация учитывает только те доходы, по которым сама является налоговым агентом.

Проверка результата и отражение в отчётности

После проведения выплаты убедитесь, что доход корректно встал в учёт. Основные точки контроля:

• документ выплаты содержит удержанный НДФЛ с правильным кодом дохода и датой получения дохода;
• в отчёте «Расчётный листок» или «Анализ НДФЛ» сумма видна по нужному коду;
• в 6-НДФЛ выплата попадает в нужный период: для кодов с датой дохода «день выплаты» — в период выплаты, для зарплатных кодов — в месяц начисления;
• справка о доходах физлица формируется без расхождений между начисленным и удержанным налогом.

Для сверки удобно использовать отчёты раздела «Отчётность, справки» → «Анализ НДФЛ по кодам доходов» и «Свод начисленной зарплаты и взносов». Расхождение между начисленным доходом и базой по НДФЛ чаще всего говорит о неверно указанном коде дохода или о непроведённой ведомости на выплату.

Контрольные точки

Как проверить результат

Дата получения дохода в документе

Норма

Соответствует коду: для ГПХ и премий — день выплаты, для зарплаты — конец месяца

Тревожный признак

Дата дохода не совпадает с правилами для выбранного кода

НДФЛ в ведомости

Норма

Налог рассчитан и удержан при выплате

Тревожный признак

Ведомость проведена, а НДФЛ равен нулю без оснований

Отчёт 6-НДФЛ

Норма

Выплата попала в раздел 2 нужного периода

Тревожный признак

Сумма отсутствует или попала не в тот квартал

Страховые взносы

Норма

Объект обложения соответствует виду выплаты

Тревожный признак

Взносы начислены на необлагаемую выплату или наоборот

Типичные ошибки при работе с прочими доходами

На практике одни и те же ошибки повторяются регулярно. Самая распространённая — использование кода 2000 для всех выплат подряд. Это искажает дату получения дохода: для кодов группы «оплата труда» доход считается полученным в последний день месяца, а для большинства прочих выплат — в день фактической выплаты. Итог — неверные строки в 6-НДФЛ.

Вторая частая ошибка — отражение выплаты бывшему сотруднику через обычное начисление зарплаты. Программа при этом может доначислить взносы и включить сумму в средний заработок других расчётов. Третья — забытый налог с дохода в натуральной форме: бухгалтер регистрирует доход, но не контролирует последующее удержание НДФЛ.

Отражение в 1С:Бухгалтерии 8.3

Если зарплатный учёт ведётся непосредственно в «1С:Бухгалтерии 8.3», прочие доходы отражаются похожим образом, но с ограничениями. Для сотрудников используются документы «Начисление зарплаты» с ручным добавлением вида начисления, для подрядчиков — «Начисление зарплаты» с типом договора ГПХ или документ «Операция, введённая вручную» в простых случаях.

Вид начисления в Бухгалтерии также содержит код дохода НДФЛ и настройку взносов (справочник «Виды начислений»). При обмене между ЗУП и Бухгалтерией важно, чтобы способы отражения в учёте были сопоставлены со статьями затрат — иначе проводки по прочим доходам придётся разбирать вручную.

Где вести учёт прочих доходов

1С:ЗУП 8.3

Полный инструментарий: выплаты бывшим, натуральные доходы, договоры ГПХ, автоматический контроль НДФЛ. Подходит при численности от нескольких человек и сложных выплатах

1С:Бухгалтерия 8.3

Базовые возможности для небольших компаний: разовые начисления и ГПХ отражаются, но специализированных документов меньше, часть операций делается вручную

FAQ

Чем прочий доход отличается от обычной зарплаты в 1С?

Зарплата отражается начислениями с кодом дохода 2000 и датой получения дохода в последний день месяца. Прочие доходы оформляются отдельными видами начислений с собственными кодами, и для большинства из них датой дохода считается день фактической выплаты. Это меняет порядок удержания НДФЛ и заполнение отчётности.

Каким кодом облагать премию уволенному сотруднику?

Зависит от характера премии. Премия за производственные результаты периода работы обычно отражается с кодом 2000 даже после увольнения, непроизводственные выплаты — с кодом 4800 («иные доходы»). Оформляется выплата документом «Выплаты бывшим сотрудникам» в 1С:ЗУП.

Нужно ли начислять страховые взносы на прочие доходы?

Зависит от вида выплаты и статуса получателя. Вознаграждения по ГПХ облагаются пенсионными и медицинскими взносами, выплаты после увольнения, не связанные с периодом работы, как правило, взносами не облагаются. Настройка задаётся в виде начисления на вкладке «Налоги, взносы, учёт».

Что делать, если НДФЛ с дохода в натуральной форме не удержался?

Проверьте отчёт по удержанному НДФЛ: программа удерживает налог при ближайшей денежной выплате, но не более половины её суммы. Если до конца года удержать налог не удалось, сведения передаются в ФНС с признаком невозможности удержания, и налог уплачивает само физлицо по уведомлению.

Где посмотреть все прочие доходы сотрудника за год?

Используйте отчёты раздела «Налоги и взносы» → «Отчёты по НДФЛ»: «Анализ НДФЛ по кодам доходов» покажет суммы в разрезе кодов, а карточка учёта доходов и НДФЛ по сотруднику — полную картину начислений, вычетов и удержанного налога.

Почему выплата не попала в 6-НДФЛ?

Чаще всего причина в том, что ведомость на выплату не проведена или проведена другой датой: в раздел 2 расчёта сумма попадает по дате фактического удержания налога. Также проверьте код дохода и дату получения дохода в документе начисления — при неверной дате выплата уйдёт в другой отчётный период.