Приказ на командировку в 1С 8.3 Бухгалтерия: где найти и как оформить

Строго говоря, в типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3» отдельного документа «Приказ на командировку» нет — это зона ответственности «1С:Зарплата и управление персоналом». Однако распечатать унифицированную форму Т-9 и оформить все расчёты по командировке можно и в бухгалтерской программе, если знать, где искать нужные документы.

Основные операции по командировке в 1С:Бухгалтерия 8.3 распределены между разделами «Покупки», «Банк и касса», «Зарплата и кадры» и «Операции». Авансовый отчёт командированного сотрудника оформляется одноимённым документом, а печатная форма приказа доступна из документа «Командировка» — если она включена в вашем релизе.

Ниже разберём, где конкретно находится каждый документ, как сформировать приказ по форме Т-9, что делать, если документа «Командировка» в меню нет, и как проверить, что все суммы отражены корректно.

Где находится документ «Командировка» в 1С 8.3

В актуальных релизах 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) документ «Командировка» добавлен в подсистему кадрового учёта. Откройте раздел «Зарплата и кадры» — «Кадровые документы» и нажмите кнопку «Создать». В выпадающем списке среди приказов о приёме, увольнении и отпусках будет пункт «Командировка».

Если в вашей базе ведётся упрощённый кадровый учёт, документ может находиться по пути «Зарплата и кадры» — «Кадровые документы» — «Командировки» отдельным журналом. В некоторых релизах журнал называется «Командировки» и выведен прямо в панель навигации раздела.

Документ содержит даты начала и окончания поездки, место назначения, цель, источник финансирования и флажок оплаты суточных. На его основании автоматически рассчитывается средний заработок за дни командировки — при условии, что в базе ведётся расчёт зарплаты.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата и кадры» в главном меню
2. 2
   Перейдите в журнал «Кадровые документы» или «Командировки»
3. 3
   Нажмите «Создать» и выберите «Командировка»
4. 4
   Заполните сотрудника, даты, место и цель поездки
5. 5
   Проведите документ и нажмите «Печать» — «Приказ о направлении в командировку (Т-9)»

Как распечатать приказ по форме Т-9

После проведения документа «Командировка» в его форме появляется кнопка «Печать». В списке доступных форм выберите «Приказ о направлении работника в командировку (Т-9)». Программа подставит данные из документа: ФИО, табельный номер, структурное подразделение, срок, место и основание поездки.

Обратите внимание: форма Т-9 носит рекомендательный характер — организация вправе использовать собственный бланк приказа, утверждённый в учётной политике. В 1С можно подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» — «Печатные формы, отчёты и обработки» — «Дополнительные отчёты и обработки».

Перед печатью проверьте заполнение организационных реквизитов: наименование организации, должность руководителя и его ФИО подтягиваются из справочника «Организации» и регистра «Ответственные лица». Если в приказе пустые поля подписанта — сначала заполните ответственных лиц.

Что делать, если документа «Командировка» нет в меню

В старых релизах конфигурации и при отключённом кадровом учёте документа «Командировка» может не быть. В этом случае командировка отражается набором стандартных документов, а приказ формируется вне программы — например, в Word по утверждённому шаблону.

Сначала проверьте настройки: «Администрирование» — «Параметры учёта» — «Настройки зарплаты». Если учёт зарплаты ведётся во внешней программе (ЗУП), кадровые документы в бухгалтерии ограничены, и приказ оформляется именно там, а в БП попадают только проводки по синхронизации.

Также документ может быть скрыт настройкой интерфейса. Откройте «Главное» — «Настройки» — «Панель навигации» или воспользуйтесь функцией «Все функции» (клавиши Shift+F11 в тонком клиенте через меню сервиса) и найдите «Командировки» в списке документов.

Маршрут решения

Как выбрать способ оформления

Документ «Командировка» есть в разделе «Зарплата и кадры»Создайте его, проведите и распечатайте Т-9 из кнопки «Печать»

Документа нет, зарплата считается в ЗУПОформите приказ и расчёт среднего заработка в ЗУП, в БП отразите только авансовый отчёт

Кадровый учёт не ведётся вовсеПриказ сделайте по шаблону вне 1С, в программе оформите выдачу аванса и авансовый отчёт

Выдача аванса командированному сотруднику

Денежный аванс на командировку выдаётся документом «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» — «Кассовые документы») с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу». Укажите сотрудника, сумму и основание — реквизиты приказа на командировку.

Если аванс перечисляется на карту сотрудника, используйте «Списание с расчётного счёта» с операцией «Перечисление подотчётному лицу». Проводка в обоих случаях формируется по дебету счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

Сумму аванса рассчитывают исходя из суточных за дни поездки, стоимости проезда и проживания. Нормы суточных для налогового учёта установлены Налоговым кодексом (для НДФЛ — 700 руб. в день по России и 2500 руб. для загранкомандировок), но коммерческая организация вправе платить больше по локальному акту — сверхнорматив облагается НДФЛ и взносами.

Оформление авансового отчёта после поездки

По возвращении сотрудник в течение трёх рабочих дней сдаёт авансовый отчёт. В 1С документ находится в разделе «Покупки» — «Авансовые отчёты» (в некоторых интерфейсах — «Банк и касса» — «Авансовые отчёты»). Создайте документ, выберите сотрудника — программа покажет остаток ранее выданного аванса.

На вкладке «Оплата» внесите билеты и счета за проживание, на вкладке «Суточные» укажите период командировки и норму — сумма рассчитается автоматически. Вкладка «Прочее» предназначена для прочих расходов с подтверждающими документами.

После проведения программа формирует проводки: списание с кредита 71 на счета затрат (26, 44 и др.) и НДС по счетам-фактурам гостиниц, если выделен. Печатная форма авансового отчёта АО-1 доступна по кнопке «Печать».

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71

Норма

Остаток по сотруднику закрыт или равен сумме нового аванса

Тревожный признак

Висит дебетовое сальдо после сдачи отчёта — расчёт не закрыт

Проводки авансового отчёта

Норма

Суточные и расходы ушли на правильный счёт затрат

Тревожный признак

Суммы попали не на тот счёт или подразделение

Печатная форма Т-9

Норма

Заполнены подписант, даты, место и цель поездки

Тревожный признак

Пустые поля руководителя или организации

Начисление среднего заработка за дни командировки

За дни командировки сотруднику положен средний заработок. Если документ «Командировка» создан и зарплата рассчитывается в 1С:Бухгалтерии, сумма начислится автоматически при заполнении документа «Начисление зарплаты» за соответствующий месяц — в табличной части появится строка «Оплата по среднему заработку».

Если расчёт ведётся вручную, создайте документ «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции») с проводками: Дт 26 (44) — Кт 70 на сумму среднего заработка. Но помните: при ручном отражении НДФЛ и взносы программа автоматически не посчитает — потребуется корректировка регистров или перенос данных из ЗУП.

Частые вопросы и ограничения

Учтите, что возможности зависят от релиза конфигурации: в базовой версии 1С:Бухгалтерии ограничения те же, что и в ПРОФ, по командировочным документам. Различия касаются только числа одновременно работающих пользователей.

Если требуется полноценный кадровый документооборот — служебные задания, согласование приказов, отчёты по командировкам — рассмотрите связку с «1С:Зарплата и управление персоналом», где эти механизмы развиты значительно сильнее.

FAQ

Можно ли распечатать Т-9, если документа «Командировка» нет в моей версии?

Напрямую из программы — нет, печатная форма привязана к документу. Обновите конфигурацию до актуального релиза или подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование» — «Дополнительные отчёты и обработки», привязав её, например, к авансовому отчёту.

Где в 1С 8.3 указать норму суточных?

Норма суточных задаётся непосредственно в авансовом отчёте на вкладке «Суточные» — поле «Суточные (в пределах норм)» и при необходимости сверх нормы. Значения по умолчанию можно задать в настройках учётной политики или вводить вручную в каждом документе.

Как оформить загранкомандировку?

Порядок тот же: приказ, аванс, авансовый отчёт. Отличия — суточные считаются в валюте с пересчётом по курсу ЦБ на дату утверждения отчёта, а норма для НДФЛ выше. В авансовом отчёте укажите валюту и даты пересечения границы по отметкам в загранпаспорте.

Почему в печатной форме Т-9 пустая подпись руководителя?

Не заполнен регистр «Ответственные лица организации». Откройте карточку организации, перейдите по ссылке «Ответственные лица» и добавьте руководителя с датой начала полномочий, после чего пересформируйте печатную форму.

Нужно ли отражать командировку, если расходов не было?

Да. Даже при нулевых расходах нужны приказ на командировку и авансовый отчёт на суточные — они подтверждают деловую цель поездки и обоснованность выплат для налогового учёта.