Пособие на погребение: как провести в 1С

Пособие на погребение — социальная выплата, которую работодатель обязан выплатить, если умер сам работник или несовершеннолетний член его семьи. Основание — заявление работника и справка о смерти по форме из загса. В 1С эта выплата оформляется отдельным видом начисления, не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах установленного размера, а расходы работодателя компенсирует СФР (Социальный фонд России).

Размер пособия ежегодно индексируется и устанавливается федеральным законом, поэтому точную сумму нужно сверять с актуальным значением на дату смерти — её же подсказывает и актуальная версия 1С:ЗУП при корректном обновлении. Ошибка в сумме или в налоговых настройках приведёт к лишним удержаниям либо к отказу фонда в возмещении.

Ниже — практический порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) и краткие рекомендации для 1С:Бухгалтерии: какие документы запросить, как настроить вид начисления, каким документом провести выплату и как проверить отражение в отчётности.

Когда работодатель обязан выплатить пособие

Обязанность возникает в двух ситуациях: умер сам застрахованный работник (в том числе работающий по совместительству) либо умер несовершеннолетний член семьи работника. В первом случае пособие может получить любое лицо, фактически оплатившее похороны, — родственник, супруг или даже посторонний человек, подтвердивший расходы. Во втором — сам работник.

Если умерший не работал, работодатель в выплате не участвует: пособие оформляет СФР напрямую или выплачивает орган соцзащиты. Важно не перепутать ситуации — если похороны оплатил родственник умершего работника, заявление подаётся работодателю умершего, а не работодателю родственника.

Срок обращения за пособием ограничен: обратиться нужно в течение установленного законом периода со дня смерти. Если работник принёс документы позже, посоветуйте ему уточнить право на выплату в СФР, прежде чем проводить начисление в программе.

Какие документы запросить до начисления

Минимальный пакет: заявление в произвольной форме и справка о смерти, выданная органом ЗАГС (именно справка, а не свидетельство о смерти — для пособия основанием служит справка установленной формы). Копию справки и заявление подшейте в личное дело или к расчётным документам.

Если пособие выплачивается лицу, похоронившему умершего работника, дополнительно запросите документ, подтверждающий фактические расходы на погребение (чеки ритуальных услуг, квитанции). Это защитит компанию при проверке СФР.

Проверьте дату смерти в справке: от неё зависит применяемый размер пособия. Если смерть наступила в прошлом году, а обращение — в текущем, применяется размер, действовавший на дату смерти, а не на дату выплаты.

Настройка вида начисления в 1С:ЗУП

В типовой 1С:ЗУП 3.1 пособие на погребение обычно уже присутствует в списке начислений или создаётся автоматически при первом использовании соответствующего документа. Проверьте настройки: откройте «Настройка → Начисления» и найдите вид начисления с назначением «Материальная помощь» или «Прочие начисления», предназначенный для пособия на погребение.

Ключевые параметры, которые должны быть выставлены: НДФЛ — «не облагается», страховые взносы — «не облагается» (доход, не являющийся объектом обложения), в отражении в учёте — соответствующая статья расходов за счёт средств СФР. Если вид начисления создан вручную с настройками «облагается», программа удержит налог и начислит взносы — это исказит и зарплату, и отчётность.

Если в вашей базе подходящего вида начисления нет, создайте его копированием типового необлагаемого начисления (например, материальной помощи к свадьбе) и измените назначение и наименование. После создания проверьте на тестовом расчёте, что в расчётном листке сумма не попадает в налоговую базу.

Оформление документа и выплата

В 1С:ЗУП 3.1 пособие оформляется документом «Материальная помощь» (раздел «Зарплата») с выбором соответствующего вида начисления, либо через «Все начисления» при разовом начислении. Укажите сотрудника (получателя), дату, сумму пособия и основание — в поле комментария или основания впишите реквизиты справки о смерти и заявления.

Выплата производится отдельной ведомостью «В банк» или «В кассу» с характером выплаты «Материальная помощь» / разовой выплатой, чтобы сумма не смешалась с авансом или зарплатой. При выплате умершему работнику пособие получает заявитель — в этом случае оформляется выплата физическому лицу, а не начисление на уволенного сотрудника.

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) без модуля зарплаты пособие проводится операцией вручную или документом «Начисление зарплаты» с ручной строкой: дебет счёта расчётов с СФР (69 с соответствующим субсчётом), кредит 70 или 76. Обязательно проверьте, что проводка не формирует базу по налогам.

1. 1
   Получите заявление и справку о смерти, проверьте дату смерти и актуальный размер пособия
2. 2
   Проверьте или создайте вид начисления: НДФЛ и взносы — не облагается
3. 3
   Создайте документ «Материальная помощь», укажите сотрудника, сумму и основание
4. 4
   Проведите документ и проверьте расчётный листок: НДФЛ и взносов быть не должно
5. 5
   Оформите ведомость на выплату отдельно от зарплаты
6. 6
   Проверьте отражение в отчётах по взносам и при необходимости подайте сведения в СФР

Возмещение расходов из СФР

Пособие выплачивается за счёт средств СФР. В зависимости от региона и текущего порядка взаимодействия фонд либо возмещает расходы на основании представленных работодателем сведений, либо зачитывает сумму в счёт уплаты взносов. Актуальный механизм уточняйте в своём отделении СФР и в настройках обмена с фондом в 1С.

В 1С:ЗУП для этого предусмотрены документы обмена с СФР и отражение пособия в отчётности по взносам. Убедитесь, что сумма пособия корректно попала в соответствующие строки расчёта по страховым взносам как расход за счёт фонда — иначе возмещение придётся оформлять дополнительными корректировками.

Храните подтверждающие документы (заявление, справку о смерти, платёжные документы на выплату) не менее установленного срока: фонд вправе запросить их при камеральной или выездной проверке.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Сумма пособия видна отдельной строкой, НДФЛ и взносы не начислены

Тревожный признак

С пособия удержан НДФЛ или начислены взносы

Отчёт по взносам

Норма

Пособие отражено как расход за счёт СФР

Тревожный признак

Сумма попала в облагаемую базу

Ведомость на выплату

Норма

Выплата проведена отдельным документом с корректным характером выплаты

Тревожный признак

Сумма смешана с зарплатой или авансом

Типичные ошибки и особые ситуации

Самая частая ошибка — использование облагаемого вида начисления «Материальная помощь» по умолчанию. В результате с пособия удерживается НДФЛ, и работник (или родственник) получает меньше, а компания вынуждена делать возврат налога и уточнённую отчётность.

Вторая ошибка — неправильный получатель. Если умер сам работник, начислять пособие на него нельзя: выплата оформляется лицу, оплатившему похороны. В 1С это может потребовать заведения физического лица-получателя или выплаты через кассу по расходному ордеру с корректными проводками.

Третья ситуация — районный коэффициент. В районах с особыми климатическими условиями размер пособия может увеличиваться на районный коэффициент. Проверьте, применяется ли он в вашей организации, и скорректируйте сумму вручную, если программа не сделала это автоматически.

Перед проведением пособия сделайте копию базы или проверьте расчёт на тестовом сотруднике: одна неверная настройка вида начисления потом тянет за собой уточнённые 6-НДФЛ и РСВ за весь период.

Частые вопросы

Облагается ли пособие на погребение НДФЛ в 1С?

Нет, пособие на погребение в установленном размере не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Если программа удержала налог — проверьте настройки вида начисления: там должно стоять «не облагается».

Каким документом оформить пособие в 1С:ЗУП 3.1?

Обычно используется документ «Материальная помощь» с соответствующим видом начисления или разовое начисление через «Все начисления». Точное название зависит от релиза конфигурации.

Кто получает пособие, если умер сам работник?

Лицо, фактически оплатившее похороны: родственник, супруг или иной человек с подтверждающими расходы документами. Начислять выплату на умершего сотрудника нельзя.

Какой размер пособия указывать в программе?

Размер, установленный законом на дату смерти, с учётом районного коэффициента, если он применяется в вашем регионе. Точную сумму сверяйте с актуальными данными СФР — она ежегодно индексируется.

Как провести пособие в 1С:Бухгалтерии без модуля зарплаты?

Через операцию, введённую вручную: дебет счёта расчётов с СФР, кредит 70 или 76, без формирования налоговой базы. Затем оформляется выплата через кассу или банк.

Что делать, если СФР отказал в возмещении?

Проверьте комплект документов (справка о смерти, заявление, платёжные документы), правильность отражения пособия в отчётности и соблюдение срока обращения. Устраните замечания и подайте сведения повторно.