Другое · 10 мин
Как в 1С отразить возврат зарплаты в кассу
Как оформить возврат зарплаты в кассу в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: документы, проводки, сторнирование НДФЛ и взносов, типичные ошибки и проверка результата.
Возврат зарплаты в кассу — ситуация, с которой сталкиваются многие бухгалтеры: сотруднику ошибочно перечислили лишнюю сумму, выплатили аванс за дни, когда он фактически не работал, или деньги, выданные из кассы, не были получены вовремя. В 1С такие операции оформляются по-разному в зависимости от причины возврата и от того, в какой программе ведётся учёт — в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) или в «1С:Бухгалтерии».
Ключевой принцип: сначала нужно понять, возвращает ли сотрудник излишне выплаченные суммы добровольно или сумма депонируется, а также была ли ошибка счётной. От этого зависит, потребуется ли сторнировать начисления, НДФЛ и страховые взносы или достаточно простого приходного кассового ордера. Неправильный выбор сценария приводит к искажению расчётов с сотрудником, расхождениям в отчётности по НДФЛ и претензиям при проверках.
Ниже разобраны основные сценарии с конкретными документами, проводками и способами проверки результата. Инструкции ориентированы на актуальные релизы «1С:ЗУП 3.1» и «1С:Бухгалтерия 3.0»; в других конфигурациях названия документов могут отличаться, но логика сохраняется.
Определите причину возврата: от неё зависит схема оформления
Прежде чем создавать документы, ответьте на три вопроса: кому и за что были выплачены деньги, признаёт ли сотрудник долг, была ли сумма начислена ошибочно. От ответов зависит вся цепочка документов.
Типовые ситуации: возврат неполученной зарплаты (депонирование и последующая выдача), возврат излишне выплаченной суммы по счётной ошибке, возврат аванса за неотработанные дни, возврат при увольнении с излишне использованным отпуском, добровольный возврат денег сотрудником в кассу. Каждая из них отражается по-разному: где-то достаточно кассового документа, где-то требуется корректировка начислений и пересчёт налогов.
Как выбрать действие
Возврат излишне выплаченной зарплаты: сторнирование в 1С:ЗУП
Если сотруднику выплатили больше положенного из-за арифметической ошибки или неправильно учтённого времени, просто принять деньги в кассу недостаточно: в учёте останется начисленная сумма, НДФЛ и взносы с неё. Сначала нужно скорректировать само начисление.
В «1С:ЗУП 3.1» для этого предназначен документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата» → «Сторнирование начислений»). Укажите сотрудника, месяц исходного начисления и документ-основание — программа автоматически сформирует сторно начисления, пересчитает НДФЛ (излишне удержанный налог) и страховые взносы. Проверьте закладки документа: суммы сторно должны соответствовать излишне выплаченной части, а не всему начислению, если ошибка частичная. При частичной корректировке удобнее использовать документ «Сторнирование доходов» или ручную корректировку.
После сторнирования у сотрудника образуется долг перед организацией. Дальше возможны два пути: удержание из следующих выплат (с согласия сотрудника и в пределах ограничений ТК РФ) или добровольный возврат денег в кассу. Во втором случае переходите к оформлению приходного кассового ордера.
Приходный кассовый ордер на возврат зарплаты
Приём денег от сотрудника в кассу оформляется документом «Приходный кассовый ордер» (в «1С:Бухгалтерии» — раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы», в ЗУП при синхронизации документ создаётся на стороне бухгалтерской программы). Вид операции — «Возврат заработной платы» или аналогичный, в зависимости от конфигурации.
В документе укажите сотрудника как плательщика, сумму, основание (например, «возврат излишне выплаченной заработной платы по приказу №…»). Корреспондирующий счёт — 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда»: проводка Дт 50 Кт 70 закроет задолженность сотрудника, образовавшуюся после сторнирования или выплаты. Если возврат касается подотчётных сумм или материального ущерба, счета будут другими (71, 73) — не подменяйте их счётом 70.
После проведения распечатайте ПКО, подпишите у кассира и главного бухгалтера, отрывную квитанцию выдайте сотруднику — это его доказательство возврата денег. При синхронизации ЗУП с Бухгалтерией убедитесь, что кассовый документ не задвоился: иногда его создают вручную в обеих программах.
- 1Зафиксируйте факт переплаты: сверьте расчётный листок, ведомость и выписку банка
- 2Оформите в ЗУП документ «Сторнирование начислений» по исходному документу
- 3Проверьте пересчёт НДФЛ и взносов на закладках документа
- 4Получите от сотрудника заявление или согласие на возврат
- 5Создайте ПКО с видом операции «Возврат заработной платы» на счёт 70
- 6Выдайте сотруднику квитанцию ПКО
- 7Сверьте обороты по счёту 70 и отчёты по НДФЛ за период
Депонирование: зарплата не получена в срок
Отдельный случай — когда зарплата выдана из кассы, но сотрудник её не получил в установленные дни. Тогда сумма депонируется: в ведомости напротив фамилии сотрудника ставится отметка «депонировано», а в 1С это делается автоматически при закрытии ведомости — в документе «Ведомость в кассу» неполученные суммы помечаются, и формируется проводка Дт 70 Кт 76.4 «Расчёты по депонированным суммам».
Здесь важно не путать операции: сдача неполученных денег обратно в банк — это не «возврат зарплаты в кассу», а выдача наличных из кассы в банк (Дт 51 Кт 50). Когда сотрудник позже обратится за деньгами, оформляется расходный кассовый ордер Дт 76.4 Кт 50. Если вы ошибочно проведёте депонирование как возврат сотрудником долга, по счёту 70 зависнет кредитовое сальдо, которое исказит расчёты и отчётность.
Корректировка НДФЛ и страховых взносов при возврате
Если возврат связан со сторнированием начисления, налоги пересчитываются автоматически в документе сторнирования. НДФЛ, исчисленный с излишней суммы, становится «излишне удержанным» — его можно зачесть при следующих выплатах или вернуть сотруднику по его заявлению через документ «Возврат НДФЛ» в ЗУП. В отчёте 6-НДФЛ корректировка отразится в периоде пересчёта.
Страховые взносы пересчитываются в том периоде, в котором выполнено сторно, и уточняются в расчёте по взносам (РСВ) за соответствующий период. Если отчётность за прошлый период уже сдана, потребуется уточнённый расчёт. Проверьте, что после корректировки в отчёте «Анализ взносов в фонды» и «Полное сводку начислений» суммы сходятся с бухгалтерскими проводками.
Если же возврат не связан с ошибкой в начислении (например, сотрудник вернул выданные ему деньги по личным обстоятельствам, а начисление корректно), налоги не трогают: доход был получен правомерно, НДФЛ удержан верно. Оформляется только кассовый документ.
Как проверить результат
Нет дебетового сальдо после возврата (долг закрыт)
Осталась дебетовая задолженность — сторно или ПКО не проведены
Сторнированная сумма отражена, долг на начало/конец корректен
Суммы дублируются или не совпадают с кассовым документом
Излишне удержанный налог виден отдельно и зачтён/возвращён
Налог завис без отражения в документах
ПКО включён, номера и даты последовательны
Документ не попал в кассовую книгу или дата нарушает последовательность
Типичные ошибки и чего не делать
Самая частая ошибка — принять деньги в кассу, не сторнируя начисление. В результате сотрудник «вернул» деньги, а в учёте у него остаётся и доход, и налог с него, и одновременно формируется кредитовое сальдо по счёту 70, которое потом годами висит в учёте. Вторая типичная ошибка — оформить возврат через счёт 73 или 71 «для удобства»: это искажает аналитику расчётов и затрудняет сверку.
Также опасно проводить возврат задним числом в уже закрытом и сданном периоде без корректировки отчётности. Если период закрыт, используйте документы корректировки текущей датой с указанием периода, к которому относится операция, и подайте уточнённые расчёты. И наконец, не забывайте про лимит кассы: крупный возврат в конце дня может привести к превышению лимита остатка наличных — излишек нужно сдать в банк.
Частые вопросы
Можно ли оформить возврат зарплаты в кассу, если сотрудник уже уволен?
Да. Сторнирование делается в периоде увольнения или текущей датой, деньги принимаются ПКО на счёт 70 с аналитикой по уволенному сотруднику. Если сотрудник отказывается возвращать сумму и оснований для удержания не было, взыскание возможно только через суд.
Нужно ли пробивать кассовый чек при возврате зарплаты в кассу?
По общему правилу расчёты по оплате труда с сотрудниками не являются расчётами в смысле закона о ККТ, поэтому чек при возврате излишне выплаченной зарплаты, как правило, не требуется. Но если природа платежа иная (например, возврат по договору займа), ситуацию стоит оценивать отдельно.
Чем отличается «Сторнирование начислений» от «Сторнирование доходов» в ЗУП?
«Сторнирование начислений» полностью отменяет выбранный документ начисления со всеми налогами и взносами. «Сторнирование доходов» позволяет скорректировать только сумму дохода для целей НДФЛ, не трогая само начисление — удобно при частичных корректировках прошлых периодов.
Что делать, если переплата обнаружена через несколько месяцев?
Сторнирование выполняется текущей датой с указанием месяца исходной ошибки. НДФЛ и взносы пересчитаются, за прошлые периоды сдаются уточнённые 6-НДФЛ и РСВ. Учитывайте сроки давности и ограничения ТК РФ на взыскание с сотрудника.
Как отразить возврат, если зарплата выплачена на карту, а не через кассу?
Сотрудник может вернуть деньги на расчётный счёт организации — тогда вместо ПКО оформляется поступление на расчётный счёт с видом операции «Возврат заработной платы» (Дт 51 Кт 70). Сторнирование начисления при ошибке всё равно обязательно.
Облагается ли НДФЛ сумма, которую сотрудник вернул в кассу?
Если начисление было ошибочным и корректно сторнировано, излишне удержанный НДФЛ пересчитывается и возвращается или зачитывается. Если начисление правомерное, а возврат — добровольная передача денег, налог остаётся удержанным в обычном порядке.
Что важно запомнить
Схема зависит от причины: при ошибке в начислении сначала сторнируйте его в ЗУП с пересчётом НДФЛ и взносов, затем примите деньги ПКО на счёт 70. При депонировании сторно не нужно — используется счёт 76.4. После оформления сверьте счёт 70, расчётный листок и отчётность по НДФЛ.