Другое · 11 мин
Поле «Трудовая функция» в 1С: как заполнить правильно
Как заполнить поле «Трудовая функция» в 1С:ЗУП 3.1 для СЗВ-ТД и ЭТК: где хранится, как связать с должностью и кодом ОКПДТР, типичные ошибки и проверка.
Поле «Трудовая функция» появилось в 1С:ЗУП 3.1 в связи с переходом на электронные трудовые книжки: сведения о кадровых мероприятиях передаются в ПФР (ныне СФР) по форме СЗВ-ТД, и в отчёте указывается не просто должность, а выполняемая работником трудовая функция по классификатору. Если поле не заполнено, отчёт либо не сформируется, либо уйдёт с ошибками на проверке.
Трудовая функция — это не произвольный текст, а формулировка, привязанная к справочнику должностей и к общероссийским классификаторам: ОКПДТР (ОК 016-94) или профессиональным стандартам. В типовой конфигурации поле заполняется один раз для позиции штатного расписания или должности, после чего автоматически подставляется в приёмы на работу, переводы и отчёты.
Ниже разобрано, где именно в программе хранится трудовая функция, как её заполнить для новых и уже работающих сотрудников, какие коды указывать и как проверить, что данные корректно попали в СЗВ-ТД.
Что такое трудовая функция и зачем она нужна в 1С
Трудовая функция — это конкретная работа, которую выполняет сотрудник по занимаемой должности: например, «ведение бухгалтерского учёта» для бухгалтера или «управление автомобилем» для водителя. Формулировка должна соответствовать классификатору профессий и должностей или профессиональному стандарту, если он введён для данной работы.
В 1С это поле появилось как обязательный реквизит для электронных трудовых книжек. Отчёт СЗВ-ТД, который работодатель сдаёт при приёме, переводе, увольнении и переименовании должности, содержит графу «Трудовая функция». Если в программе поле пустое, при проверке отчёта возникнет ошибка, и сведения не будут приняты.
Кроме отчётности, трудовая функция используется при формировании сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р), которую работник может запросить при увольнении или для личных целей. Поэтому заполнять поле нужно аккуратно и единообразно по всей организации.
Где в 1С:ЗУП находится поле «Трудовая функция»
В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 поле расположено в нескольких связанных местах. Основное — карточка позиции штатного расписания: раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → открыть позицию. Если штатное расписание не ведётся, поле заполняется в справочнике «Должности» («Настройка» → «Должности» или через «Кадры» → «Должности» в зависимости от настроек).
В карточке позиции перейдите на вкладку, связанную с электронными трудовыми книжками (обычно «ЭТК» или «Трудовая функция»). Там находятся поля «Трудовая функция» (текстовое наименование) и «Код ОКПДТР» (или настройка по профстандарту). В некоторых релизах достаточно выбрать запись из встроенного классификатора — наименование и код подставятся автоматически.
Если конфигурация сильно доработана или ваша организация использует 1С:КАМИН, 1С:УПП или отраслевые решения, расположение поля может отличаться. В таком случае проверьте карточку должности в справочнике кадровых данных и настройки обмена с ЭТК.
Как заполнить трудовую функцию: пошаговая инструкция
Последовательность действий одинакова как для новой позиции, так и для уже существующей. Рекомендуется заполнять поле централизованно — сначала все позиции штатного расписания, затем проверка через отчёт.
- 1Откройте «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» и убедитесь, что учёт ЭТК включён (настройка доступна в разделе кадрового учёта)
- 2Перейдите в «Кадры» → «Штатное расписание» и откройте нужную позицию двойным щелчком
- 3Найдите вкладку или группу полей «Трудовая функция (ЭТК)»
- 4В поле «Трудовая функция» введите наименование работы или выберите запись из классификатора кнопкой подбора
- 5Укажите код по ОКПДТР (пять знаков) — при подборе из классификатора он заполнится автоматически
- 6Запишите позицию и повторите для остальных позиций
- 7Сформируйте тестовый отчёт СЗВ-ТД и убедитесь, что графа трудовой функции заполнена без ошибок
Если позиций много, удобнее использовать групповую обработку: в некоторых релизах доступна обработка заполнения трудовых функций, либо можно воспользоваться групповым изменением реквизитов («Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Групповое изменение реквизитов»), выбрав объект «Позиции штатного расписания».
Для сотрудников, принятых до введения ЭТК, отдельно заполнять ничего не нужно: трудовая функция берётся из позиции, на которой они работают. Достаточно один раз корректно заполнить штатное расписание.
Какой код и формулировку указывать
Формулировка трудовой функции должна отражать реальную работу сотрудника. Обычно используется наименование профессии или должности по ОКПДТР, при необходимости дополненное уточнением: например, «бухгалтер», «водитель автомобиля», «инженер по охране труда». Если для работы утверждён профессиональный стандарт, формулировку берут из него.
Код ОКПДТР состоит из пяти цифр. В 1С встроен классификатор, поэтому вручную искать код в справочниках обычно не требуется — достаточно начать вводить наименование и выбрать подходящую позицию из списка. Если нужной профессии нет, проверьте обновлённость классификатора в программе.
Сравнение вариантов
Подходит для большинства должностей: код и наименование подставляются автоматически. Ограничение — классификатор давно не обновлялся, части современных профессий в нём нет
Подходит, когда для работы введён обязательный профстандарт (педагоги, медики, охрана труда). Требует ручной сверки текста со стандартом
Допустимо, когда точного соответствия нет: берётся ближайший по смыслу код, а текст уточняется. Риск — расхождение формулировок между организациями и вопросы при проверках
На практике СФР принимает сведения, если код присутствует в классификаторе и наименование не противоречит здравому смыслу. Тем не менее единообразие важно: для одинаковых должностей внутри организации формулировки должны совпадать.
Проверка результата через отчёт СЗВ-ТД
После заполнения позиций сформируйте отчёт: «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или «Отчётность в фонды» → «СЗВ-ТД». Создайте отчёт по кадровому мероприятию (приём или перевод) и откройте данные сотрудника.
Как проверить результат
Заполнена текстом и кодом для каждого сотрудника
Пустая графа или прочерки
Нет ошибок вида «не указана трудовая функция»
Ошибки по реквизиту трудовой функции
Файл проходит проверку без ошибок по структуре
Ошибки формата по полям функции или кода
Одинаковая формулировка и код
Разные коды у одной и той же должности
Если отчёт формируется с пустой графой, хотя позиция заполнена, проверьте дату кадрового события: трудовая функция подхватывается из позиции, действующей на дату мероприятия. При исторических изменениях позиции (переименованиях) убедитесь, что редактировалась актуальная запись.
Типичные ошибки и как их избежать
Отдельная ошибка — путать трудовую функцию с наименованием должности из штатного расписания. Должность может называться «менеджер по работе с ключевыми клиентами», а трудовая функция по классификатору — «менеджер по продажам». Поле должности остаётся как есть, трудовая функция приводится к классификатору.
Особые сценарии и ограничения
Совместители и несколько позиций
Если сотрудник работает по совместительству, трудовая функция берётся из каждой позиции отдельно. По основному месту и совместительству в СЗВ-ТД уходят разные записи, поэтому обе позиции должны быть заполнены.
Переименование должности
При переименовании должности оформляется кадровый перевод, и в СЗВ-ТД передаётся новая трудовая функция. Перед мероприятием проверьте, что у новой позиции поле заполнено, иначе отчёт по переименованию уйдёт с пустой графой.
Архивные и неактуальные позиции
Позиции, по которым нет действующих сотрудников, можно не заполнять — они не попадают в отчётность. Но если по такой позиции возможны запоздалые кадровые документы, лучше заполнить и её для единообразия.
Удобно завести внутренний регламент: таблицу соответствия «должность — трудовая функция — код ОКПДТР», утверждённую кадровой службой. Тогда при создании новых позиций кадровик заполняет поле по готовому справочнику, а не придумывает формулировку каждый раз заново.
FAQ
Обязательно ли заполнять трудовую функцию, если организация не сдаёт СЗВ-ТД?
Если у вас есть наёмные работники, СЗВ-ТД сдаётся при каждом кадровом мероприятии — это обязанность работодателя. Поэтому поле фактически обязательно. Исключение — организации без сотрудников, где отчётность нулевая.
Что делать, если нужной профессии нет в классификаторе ОКПДТР?
Выберите ближайшую по содержанию работы позицию классификатора и укажите её код, а текстовую формулировку уточните под фактическую работу. При наличии профстандарта ориентируйтесь на его наименование трудовой функции.
Нужно ли заполнять поле заново при каждом приёме на работу?
Нет. Трудовая функция хранится в позиции штатного расписания или должности и автоматически подставляется во все кадровые документы по этой позиции. Заполняется один раз для каждой позиции.
Почему в СЗВ-ТД трудовая функция пустая, хотя в позиции она заполнена?
Чаще всего заполнена другая запись позиции (при ведении истории изменений) или кадровое событие датировано раньше, чем создана заполненная позиция. Проверьте историю позиции и дату документа. Также убедитесь, что релиз программы обновлён — в старых версиях поле могло не выгружаться.
Можно ли заполнить трудовую функцию массово для всех позиций сразу?
Да. Используйте обработку «Групповое изменение реквизитов» из раздела «Администрирование» → «Обслуживание», выбрав объект «Позиции штатного расписания» или «Должности». Перед массовым изменением сделайте резервную копию базы и проверьте результат на нескольких позициях.
Чем трудовая функция отличается от наименования должности в 1С?
Должность — внутреннее наименование из штатного расписания, оно может быть произвольным. Трудовая функция — формулировка по классификатору с кодом, которая передаётся в СФР для электронной трудовой книжки. Оба поля хранятся в позиции и не заменяют друг друга.
Что важно запомнить
Трудовая функция заполняется один раз в позиции штатного расписания или должности с кодом по ОКПДТР и автоматически попадает в кадровые документы и СЗВ-ТД. Проверяйте заполнение через тестовый отчёт, соблюдайте единообразие формулировок и не правьте позиции по уже сданным сведениям без резервной копии.