Платежная ведомость в 1С: где находится и как с ней работать

Платежная ведомость — документ, которым оформляется выплата заработной платы, аванса, премии или отпускных сотрудникам. Место, где находится платежная ведомость в 1С, зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) она лежит в разделе зарплаты, а в 1С:Бухгалтерии — в разделе «Зарплата и кадры» или «Банк и касса» в зависимости от способа выплаты.

Путаница возникает из-за того, что в разных конфигурациях документ называется по-разному: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу», «Ведомость на счета», «Платежная ведомость». Все это варианты одного и того же инструмента — выплаты начисленных сумм сотрудникам.

Ниже разобраны точные пути к документу в основных конфигурациях, порядок создания и заполнения ведомости, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых выплата не проводится или суммы заполняются неверно.

Где находится платежная ведомость в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» ведомости на выплату собраны в разделе «Выплаты» (в ранних релизах — «Зарплата»). Здесь расположены отдельные журналы документов:

• Ведомости в банк — для выплаты на карты в рамках зарплатного проекта;
• Ведомости на счета — для перечисления на произвольные счета сотрудников вне зарплатного проекта;
• Ведомости в кассу — для выплаты наличными через кассу;
• Ведомости через раздатчика — если выплату проводит сторонняя организация.

Если раздел «Выплаты» не отображается в панели разделов, откройте его через главное меню (кнопка с полосами в левом верхнем углу) — там перечислены все разделы программы. Также проверьте настройку видимости разделов: иногда раздел скрыт администратором в настройках интерфейса пользователя.

Где находится платежная ведомость в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии 8.3» ведомости находятся в разделе «Зарплата и кадры». В зависимости от способа выплаты доступны журналы «Ведомости в банк», «Ведомости на счета» и «Ведомости в кассу». При выплате через кассу документ может называться «Платежная ведомость» — это тот же документ.

Альтернативный путь — раздел «Банк и касса». Оттуда удобно создавать ведомость, когда выплата сразу увязывается с движением денег: «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление заработной платы по ведомости» ссылается на конкретную ведомость.

Если журнала ведомостей нет в меню, проверьте, включен ли учет зарплаты в настройках: раздел «Главное» → «Функциональность» → закладка «Зарплата и кадры». Без включенной функциональности документы выплаты скрыты.

1. 1
   Нажмите на значок лупы или поле поиска в правом верхнем углу окна 1С
2. 2
   Введите слово «ведомость» и дождитесь списка команд
3. 3
   Выберите нужный вид: в банк, в кассу или на счета
4. 4
   Откроется журнал документов — нажмите «Создать» для новой ведомости

Как создать и заполнить ведомость

Откройте нужный журнал ведомостей и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, месяц выплаты и дату. Поле «Выплачивать» определяет, что именно вы платите: зарплату за месяц, аванс, отпускные, премию или увольнение.

Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберет сотрудников с невыплаченными начислениями за выбранный период и проставит суммы к выплате с учетом удержанного НДФЛ и ранее выплаченных авансов.

Проверьте состав табличной части. Если сотрудника нет в списке, типичные причины: начисление не проведено, выплата уже оформлена другой ведомостью, у сотрудника не указан способ выплаты (карта зарплатного проекта или касса) либо дата выплаты не совпадает с плановой.

Выплата через кассу

В ведомости в кассу после проведения суммы попадают в кассу к выдаче. Фактическая выплата фиксируется отметкой об оплате ведомости или расходным кассовым ордером — в зависимости от настроек учета. Депонированные суммы (не полученные сотрудником в срок) оформляются отдельно.

Выплата через банк

Для ведомости в банк в шапке указывается зарплатный проект. После проведения формируется реестр для выгрузки в банк — кнопка выгрузки доступна прямо из документа при настроенном обмене. В 1С:Бухгалтерии дополнительно создается «Списание с расчетного счета».

Проверка результата после проведения

После проведения ведомости убедитесь, что выплата отразилась корректно. Откройте расчетный листок сотрудника («Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок»): в блоке «Выплачено» должна появиться сумма из ведомости, а долг на конец месяца — уменьшиться.

Для контроля по организации используйте отчет «Расчетная ведомость Т-51» или «Свод начислений и выплат». Сопоставьте итог выплаченного с суммой платежного поручения в банке или расходного кассового ордера — значения должны совпасть до копейки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Сумма «Выплачено» равна сумме в ведомости

Тревожный признак

Выплата отсутствует или отличается — ведомость не проведена либо заполнена на другой месяц

Сумма ведомости и платежки

Норма

Итог ведомости совпадает со списанием со счета

Тревожный признак

Расхождение — часть сотрудников не вошла или вошла дважды

Статус документа

Норма

Ведомость проведена, в журнале нет пометки удаления

Тревожный признак

Документ не проведен — выплата не отразится в учете

Типичные ошибки при работе с ведомостями

Чаще всего проблемы связаны не с поиском документа, а с его заполнением и последующим учетом. Ниже — ситуации, которые встречаются регулярно.

Если выплату нужно исправить, не редактируйте проведенную ведомость задним числом без необходимости: это может сдвинуть регистры учета НДФЛ. Корректнее распровести, исправить и провести заново в том же периоде, либо оформить сторнирующий документ.

Чем ведомость отличается от расчетной и других документов

Пользователи часто путают платежную ведомость с расчетной ведомостью (форма Т-51) и расчетным листком. Расчетная ведомость — это отчет о начислениях, она не создает выплату. Платежная ведомость — операционный документ, который фиксирует факт выплаты денег и формирует проводки.

Какой документ использовать

Платежная ведомость (ведомость в банк/кассу)

Фиксирует факт выплаты сотрудникам, формирует проводки и движения по НДФЛ

Расчетная ведомость Т-51

Только отчет по начислениям за период, выплату не оформляет

Расчетный листок

Информирует сотрудника о составе начислений и удержаний, обязателен к выдаче

Списание с расчетного счета

Отражает движение денег в банке, ссылается на ведомость, но не заменяет её

Часто задаваемые вопросы

Почему ведомость не заполняется сотрудниками?

Самые частые причины: зарплата за выбранный месяц еще не рассчитана, выплата уже оформлена другой ведомостью, у сотрудника не задан способ выплаты (карта или касса) либо дата выплаты в ведомости не совпадает с плановой датой в начислении. Проверьте эти пункты по порядку.

Можно ли выплатить зарплату одному сотруднику отдельно?

Да. Создайте ведомость и вместо кнопки «Заполнить» используйте «Подбор» или «Добавить» — укажите конкретного сотрудника вручную. Программа подставит его задолженность к выплате.

Где в 1С найти уже созданную ведомость?

Откройте журнал соответствующего вида ведомостей и воспользуйтесь поиском по номеру, дате или сотруднику. Также ведомость видна в карточке сотрудника на закладке выплат и в отчетах по зарплате.

Чем отличается ведомость в банк от ведомости на счета?

Ведомость в банк работает в рамках зарплатного проекта: выплата идет на карты, привязанные к проекту, и формируется реестр в банк. Ведомость на счета используется, когда сотрудник получает деньги на произвольный счет в любом банке — реквизиты берутся из его личных данных.

Что делать, если ведомость проведена с ошибкой в сумме?

Распроведите документ, исправьте данные и проведите заново в том же периоде. Если период закрыт или выплата уже прошла по банку, оформляйте корректировку отдельным документом, чтобы не нарушить учет НДФЛ и банковские операции.

Нужно ли печатать платежную ведомость на бумаге?

При выплате наличными через кассу подпись сотрудника в бумажной ведомости обычно требуется — печатная форма доступна из документа по кнопке «Печать». При безналичной выплате на карты бумажная ведомость, как правило, не оформляется, достаточно реестра в банк.