Платежная ведомость в 1С: где найти и как оформить

Платежная ведомость в 1С — это документ, которым оформляется выплата заработной платы, аванса, премии или отпускных сотрудникам через кассу или банк. Вопрос «где она находится» возникает почти у каждого нового пользователя, потому что расположение документа зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии путь к нему различается, а название может меняться в зависимости от способа выплаты.

В большинстве конфигураций ведомости на выплату зарплаты собраны в разделе «Зарплата» или «Выплаты». При этом важно понимать: в 1С нет одного универсального документа «Платежная ведомость» — есть семейство документов «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу», «Ведомость через раздатчика» и «Ведомость на счета». Какой из них использовать, определяется способом выплаты, указанным в настройках организации и сотрудников.

Ниже разобрано, где именно искать платежную ведомость в популярных конфигурациях, как создать и заполнить документ, как проверить корректность сумм и что делать, если ведомость не заполняется или не проводится.

Где находится платежная ведомость в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» все документы выплаты сосредоточены в разделе «Выплаты» на панели разделов. Здесь расположены журналы: «Ведомости в банк», «Ведомости в кассу», «Ведомости через раздатчика» и «Ведомости на счета». Если раздела «Выплаты» нет в интерфейсе, откройте раздел «Зарплата» — в нем также есть ссылки на те же журналы ведомостей.

Выбор журнала зависит от способа выплаты, который задан для сотрудника или подразделения. Для зарплатного проекта используется «Ведомость в банк», для выдачи наличных — «Ведомость в кассу», для перечисления на личные счета сотрудников вне зарплатного проекта — «Ведомость на счета». Если выплату раздает уполномоченный сотрудник вне кассы, применяется «Ведомость через раздатчика».

Если нужный журнал не виден, проверьте настройки навигации раздела: в правом верхнем углу окна нажмите кнопку настройки (шестеренка) и включите отображение нужных команд. Также у пользователя должны быть права на документы выплаты — при их отсутствии раздел отображается, но документы недоступны.

Где находится платежная ведомость в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерия 8» путь другой: откройте раздел «Зарплата и кадры», затем пункт «Ведомости на выплату зарплаты» (в некоторых релизах — «Зарплата» → «Ведомости на выплату зарплаты»). Здесь создается единый документ «Ведомость на выплату зарплаты», а способ выплаты выбирается внутри самого документа: через кассу или через банк.

После проведения ведомости в бухгалтерской конфигурации на её основании создаются документы списания денег: «Расходный кассовый ордер» при выплате из кассы или «Списание с расчетного счета» при перечислении через банк. Сама ведомость формирует проводки по расчетам с персоналом только после оформления этих платежных документов.

Если зарплата в вашей организации ведется в 1С:ЗУП, а в 1С:Бухгалтерию данные переносятся обменом, то в бухгалтерской программе ведомости создавать не нужно — они приходят при синхронизации в свернутом виде для формирования проводок.

Как создать и заполнить ведомость по шагам

Процедура создания ведомости практически одинакова во всех конфигурациях. Откройте нужный журнал ведомостей и нажмите кнопку «Создать». В новом документе укажите организацию (если их несколько), месяц начисления, дату выплаты и вид выплаты — зарплата за месяц, аванс, отпускные, премия или увольнение.

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически подберет всех сотрудников, которым причитается выплата по выбранному способу, рассчитает суммы к выплате с учетом удержанного НДФЛ и долгов. Сумма к выплате определяется как начислено минус НДФЛ минус прочие удержания минус уже выплаченные суммы.

Перед проведением обязательно проверьте колонку «НДФЛ» и итоговую сумму документа. Если ведомость заполняется на зарплату за месяц, убедитесь, что документ «Начисление зарплаты и взносов» проведен и рассчитан — иначе ведомость заполнится пустой или с неправильными суммами.

1. 1
   Откройте раздел «Выплаты» (ЗУП) или «Зарплата и кадры» (Бухгалтерия)
2. 2
   Создайте ведомость нужного вида: в банк, в кассу или на счета
3. 3
   Укажите месяц, дату выплаты и вид выплаты (зарплата, аванс, отпускные)
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и суммы
5. 5
   Сверьте НДФЛ и итоговую сумму к выплате
6. 6
   Проведите документ и распечатайте форму Т-53 при необходимости

Как распечатать платежную ведомость

Печатная форма вызывается из проведенного документа кнопкой «Печать». Для ведомости в кассу доступна унифицированная форма Т-53 «Платежная ведомость», для ведомости в банк — реестр перечислений в банк и форма Т-49 (расчетно-платежная ведомость), если она предусмотрена видом документа.

Форма Т-53 содержит таблицу с фамилиями сотрудников, табельными номерами, суммами к выплате и графой для подписи при получении денег. Внизу формы указывается общая сумма прописью, подписи руководителя и главного бухгалтера, а также реквизиты расходного кассового ордера.

Если при печати форма выглядит некорректно — например, не помещается на лист или обрезает подписи — настройте масштаб в окне предварительного просмотра или измените ориентацию страницы на альбомную. Формы Т-49 и Т-53 по умолчанию ориентированы на стандартную печать, но при большом числе сотрудников таблица переносится на несколько листов автоматически.

Почему ведомость не заполняется или не проводится

Самая частая причина пустой ведомости — отсутствие начислений за выбранный месяц. Проверьте, проведен ли документ начисления зарплаты и совпадает ли месяц начисления с месяцем в ведомости. Вторая типичная причина — несовпадение способа выплаты: если сотруднику назначена выплата через кассу, он не попадет в ведомость в банк.

Также ведомость не заполнится, если вся причитающаяся сумма уже выплачена другими ведомостями. Программа учитывает остаток задолженности: если аванс и зарплата уже перечислены, новая ведомость на тот же вид выплаты окажется пустой. Проверить состояние расчетов можно отчетом «Расчетный листок» или «Анализ зарплаты по сотрудникам» в разделе отчетов по зарплате.

Ошибка при проведении вида «Не указан счет учета» или «Не заполнены банковские реквизиты» означает, что в карточке сотрудника или в настройках зарплатного проекта не хватает данных. Откройте карточку сотрудника, проверьте лицевой счет и банк, а для зарплатного проекта — договор с банком в справочнике «Зарплатные проекты».

Как проверить правильность выплаты

После проведения ведомости сверьте данные тремя контрольными точками. Во-первых, итоговая сумма ведомости должна совпасть с суммой расходного кассового ордера или платежного поручения. Во-вторых, сумма НДФЛ по ведомости должна соответствовать налогу, исчисленному с выплачиваемого дохода. В-третьих, после выплаты по сотруднику не должно оставаться долга по выбранному виду выплаты.

Для контроля используйте отчеты: «Расчетный листок» показывает начислено, удержано и выплачено по каждому сотруднику, а оборотно-сальдовая ведомость по счету 70 в 1С:Бухгалтерии — общее состояние расчетов с персоналом. Если после выплаты по счету 70 остается сальдо по сотруднику, которому платили «под ноль», ищите незакрытую ведомость или ошибку в начислении.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма ведомости против суммы РКО или платежки

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Расхождение — ищите ручную правку или округление

Сальдо по сотруднику после выплаты

Норма

Долг по выплаченному виду дохода закрыт

Тревожный признак

Остаток долга или переплата в расчетном листке

НДФЛ в ведомости

Норма

Налог соответствует исчисленному с выплачиваемого дохода

Тревожный признак

НДФЛ пустой, задвоен или не совпадает с учетом налога

Частые вопросы о платежной ведомости в 1С

Чем платежная ведомость отличается от расчетной?

Расчетная ведомость (форма Т-51) отражает начисления и удержания, то есть как образовалась сумма к выплате. Платежная ведомость (Т-53) фиксирует сам факт выдачи денег с подписями сотрудников. В 1С:ЗУП расчетные данные формирует документ «Начисление зарплаты и взносов», а платежную функцию выполняют ведомости на выплату.

Можно ли выплатить зарплату одному сотруднику, а не всем сразу?

Да. Создайте ведомость, заполните её автоматически, затем удалите лишние строки или воспользуйтесь кнопкой «Подбор» и добавьте только нужного сотрудника. Также в ЗУП межрасчетные выплаты (отпускные, увольнение) можно оформить прямо из документа начисления по кнопке «Выплатить».

Почему в ведомости не заполняется НДФЛ?

Чаще всего налог не исчислен: проверьте, проведено ли начисление, в котором рассчитывается НДФЛ, и не выплачен ли уже доход, с которого налог был удержан ранее. Также убедитесь, что дата выплаты в ведомости не раньше даты получения дохода — программа не переносит налог «назад».

Как исправить ошибочно проведенную ведомость?

Если деньги еще не выданы, отмените проведение документа, исправьте данные и проведите заново. Если выплата уже состоялась и прошла по кассе или банку, ведомость лучше не трогать — корректировку делайте следующим документом (возврат в кассу, удержание переплаты), чтобы не нарушить кассовую дисциплину и налоговый учет.

Нужна ли платежная ведомость при перечислении на карты?

Форма Т-53 с подписями при безналичной выплате не требуется — подтверждением служит реестр в банк и выписка. Но документ «Ведомость в банк» в 1С обязателен: без него программа не зафиксирует факт выплаты, не закроет задолженность по счету 70 и не сформирует данные по удержанному НДФЛ для отчетности.

Где найти ведомость, если интерфейс программы изменен?

Используйте команду «Все функции» (в режиме тонкого клиента открывается через главное меню) и найдите в списке документов «Ведомость» — там будут все виды ведомостей конфигурации. Альтернатива — строка поиска в панели навигации: введите «ведомость», и система покажет доступные журналы и документы.