Плановый ФОТ и итоги начислений в 1С: где смотреть и как сверять

Плановый фонд оплаты труда в 1С:ЗУП формируется автоматически на основе штатного расписания и назначенных сотрудникам плановых начислений. Проблема большинства пользователей не в том, что данных нет, а в том, что они «размазаны» по нескольким отчётам: один показывает план, другой — фактические итоги, третий — отклонения. Если знать, где какой отчёт лежит, сверка занимает минуты.

Дальше разберём, где именно в программе хранится плановый ФОТ, какими отчётами посмотреть итоги начислений за месяц, как сравнить план с фактом и почему цифры иногда не сходятся. Инструкции применимы к 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1); в других конфигурациях названия пунктов меню могут отличаться.

Где в 1С хранится плановый ФОТ

Плановый ФОТ не вводится одной цифрой — программа рассчитывает его из назначенных сотрудникам плановых начислений: оклада, надбавок, премий, включённых в плановый состав. Базовые источники: документы «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда», а также штатное расписание, если оно ведётся.

Если штатное расписание включено (настройка в разделе «Настройка — Реквизиты и доп. сведения — Штатное расписание»), плановый ФОТ виден прямо в форме штатного расписания: по каждой позиции выводится тарифная ставка, надбавки и итоговый фонд по позиции с учётом количества ставок.

Важно понимать: плановый ФОТ — это расчётная величина «на бумаге». Она не учитывает невыходы, больничные, отпуска и разовые начисления, поэтому почти никогда не совпадает с фактическими итогами месяца. Это нормально, а не ошибка программы.

Отчёты для просмотра планового ФОТ

Основной путь: раздел «Зарплата» (или «Отчёты, справки») — «Отчёты по зарплате». В зависимости от версии релиза доступны отчёты «Анализ ФОТ по сотрудникам», «Анализ фонда оплаты труда», «Начисления и удержания по сотрудникам». Плановые значения выводятся в них отдельными колонками либо через вариант отчёта.

Для проверки состава плановых начислений конкретного сотрудника откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Начисления и удержания» — там виден список плановых начислений с размерами и датами назначения. Это быстрый способ понять, из чего складывается плановая сумма.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» — «Отчёты по зарплате».
2. 2
   Выберите отчёт «Анализ ФОТ по сотрудникам» или «Анализ фонда оплаты труда».
3. 3
   Установите период и при необходимости отбор по подразделению.
4. 4
   Сформируйте отчёт и проверьте колонки с плановыми начислениями.
5. 5
   Для детализации по сотруднику откройте карточку сотрудника — «Начисления и удержания».

Где смотреть итоги фактических начислений

Фактические итоги месяца формируются документом «Начисление зарплаты и взносов». Пока этот документ не проведён, в итоговых отчётах данных за месяц не будет — это самая частая причина «пустых» отчётов у новичков.

Главный отчёт для итогов — «Полный свод начислений, удержаний и выплат» (раздел «Зарплата — Отчёты по зарплате»). Он показывает начислено, удержано, НДФЛ, взносы и к выплате по каждому сотруднику и в целом по организации. Для проверки конкретного человека используйте «Расчётный листок» — он расшифровывает каждую строку начисления с отработанным временем.

Для анализа по подразделениям и статейям затрат удобен отчёт «Зарплата по подразделениям» или свод по данным бухучёта, если настроена синхронизация с 1С:Бухгалтерией.

Как сравнить плановый и фактический ФОТ

Отчёт «Анализ фонда оплаты труда» позволяет вывести плановые и фактические суммы рядом и увидеть отклонение. Варианты отчёта настраиваются через кнопку «Настройки»: можно сгруппировать по подразделениям, должностям или сотрудникам и добавить колонки отклонения.

Если типового отчёта не хватает, используйте универсальный механизм: сформируйте «Полный свод» за период, сохраните вариант, а плановые данные возьмите из штатного расписания на ту же дату. Ручная сверка в таблице Excel оправдана, когда нужен нестандартный разрез — например, план/факт по проектам.

Чем смотреть план и факт

Анализ ФОТ / Анализ фонда оплаты труда

Подходит для сравнения плана и факта в одном отчёте; ограничение — зависит от корректности плановых начислений.

Полный свод начислений, удержаний и выплат

Даёт точные фактические итоги месяца; плановых данных не содержит.

Штатное расписание

Показывает плановый фонд по позициям; не отражает фактические выплаты и отклонения.

Расчётный листок

Детализация по одному сотруднику; для сводного анализа по организации неудобен.

Почему план и факт не сходятся

Расхождения почти всегда объясняются объективными причинами: неотработанное время (больничные, отпуска, прогулы), разовые начисления, которых нет в плане (премии, компенсации, материальная помощь), изменения окладов в середине месяца и приём/увольнение сотрудников.

Менее очевидная причина — некорректные плановые начисления: сотруднику назначена надбавка, но она не рассчитывается из-за условий (например, начисляется только при полностью отработанном месяце), либо в штатном расписании устаревшие размеры ставок. Проверяйте историю изменений оплаты труда через карточку сотрудника.

Настройка и ограничения

Чтобы плановый ФОТ был достоверным, ведите штатное расписание и своевременно оформляйте изменения оплаты труда документами, а не ручной правкой в начислении месяца. Проверьте в настройках расчёта зарплаты, какие виды начислений отмечены как плановые, — от этого зависит состав планового фонда.

Учтите ограничение: типовые отчёты по плановому ФОТ не учитывают неявки будущих периодов и не прогнозируют премии. Для бюджетирования и прогноза ФОТ на год обычно используют расширенные решения (1С:ЗУП КОРП с подсистемой бюджетирования или внешние инструменты), а данные из ЗУП выгружают как базу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Плановый ФОТ по отчёту

Норма

Совпадает с суммой плановых начислений по карточкам сотрудников

Тревожный признак

В отчёте пусто или суммы явно устарели — проверьте штатное расписание и документы изменения оплаты

Фактические итоги месяца

Норма

Полный свод заполнен, суммы сходятся с расчётными листками

Тревожный признак

Свод пуст или неполон — документ «Начисление зарплаты и взносов» не проведён

Отклонение плана от факта

Норма

Отклонение объясняется отпусками, больничными, премиями

Тревожный признак

Необъяснимое расхождение — ищите ошибки в плановых начислениях

Частые вопросы

Где в 1С:ЗУП посмотреть ФОТ по подразделению?

Сформируйте отчёт «Анализ фонда оплаты труда» или «Полный свод начислений» с группировкой по подразделениям. В настройках отчёта добавьте поле «Подразделение» в структуру строк — итоги развернутся по каждому подразделению отдельно.

Почему в отчёте по ФОТ нет данных за текущий месяц?

Итоговые отчёты строятся по проведённым документам. Проверьте, создан и проведён ли документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц, и не стоит ли в отчёте отбор, исключающий часть сотрудников.

Входят ли премии в плановый ФОТ?

Только те премии, которые назначены сотруднику как плановое начисление (например, ежемесячная процентная премия). Разовые премии, введённые отдельным документом, в плановый ФОТ не попадают, но увеличивают фактический.

Как выгрузить плановый ФОТ в Excel?

Сформируйте нужный отчёт (например, «Анализ ФОТ по сотрудникам»), затем используйте «Файл — Сохранить как» или кнопку сохранения табличного документа и выберите формат Excel. Структура и итоги отчёта сохранятся.

Чем отличается ФОТ от фонда заработной платы в отчётах 1С?

В типовых отчётах 1С эти понятия обычно используются как синонимы — совокупность начислений за период. Различие появляется только в специализированной отчётности, где в фонд заработной платы могут не включать, например, выплаты социального характера.

Можно ли вести плановый ФОТ без штатного расписания?

Да, программа рассчитает плановый фонд из плановых начислений в карточках сотрудников. Но без штатного расписания вы потеряете контроль по позициям и ставкам, а часть аналитических отчётов по плану будет недоступна или менее информативна.